# Vobbiz URL: https://help.vobbiz.se ## Abonnemang Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769565870-abonnemang --- ## Samtalsinspelning Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769560223-samtalsinspelning Här hittar du all grundläggande information kring samtalsinspelning för att komma igång. --- ## Survey Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769574439-survey --- ## Avancerat för administratörer Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769556685-avancerat-for-administratorer --- ## Chatt Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769609781-chatt --- ## Organisationsinställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769592270-organisationsinstallningar --- ## Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769542152-contact-center --- ## Samtalslogg Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769555076-samtalslogg --- ## Uppdateringar Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769517457-uppdateringar Vad är nytt? Vad är gammalt? Vad är fixat? Ta reda på det här --- ## AI Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769597549-ai --- ## Status Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769604243-status Här ser du våra driftstatus, kolla gärna här först om du upplever problem --- ## Avancerade användare: videoguider Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769557178-avancerade-anvandare-videoguider --- ## FAQ Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769569630-faq Här hittar du svaren på frågorna du inte vågar ställa --- ## Svarsgrupper & IVR Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769597407-svarsgrupper-ivr --- ## Möten och konferens Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769559811-moten-och-konferens --- ## Nya användare: videoguider Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769527299-nya-anvandare-videoguider --- ## Tutorials Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769535827-tutorials Spana in våra videos fyllda med smarta tips --- ## Kom igång Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769529958-kom-igang Rivstarta användandet med våra kom igång-guider --- ## Mobil: videoguider Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769603672-mobil-videoguider --- ## Personliga Inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769524809-personliga-installningar --- ## Användarguider Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769521971-anvandarguider Från chattar till samtal. Lär dig allt om hur appen fungerar! --- ## Grundläggande Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769586593-grundlaggande --- ## Release notes Source: https://help.vobbiz.se/sv/collections/1769588950-release-notes --- ## Avancerad kontaktlista Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769571029-avancerad-kontaktlista Få bättre överblick med avancerad kontaktlista – sortera, gruppera och välj vad som ska visas. Med en avancerad kontaktlista kan du sortera, gruppera och välja vad som ska inkluderas bland dina kontakter. På så sätt får du en tydligare och mer anpassad överblick. --- ### [](#sortering)Sortering Steg 1 – Välj sorteringsmetod - Prioriterad sortering – visar dina stjärnmarkerade kontakter först. - Strukturerad sortering – sortera manuellt efter dina val. Steg 2 – Anpassa ordning - Sortera på förnamn eller efternamn. - Välj stigande eller fallande ordning. --- ### [](#gruppering)Gruppering Steg 1 – Välj hur du vill gruppera - Interna kontakter – gruppera efter organisationsstruktur. - Externa kontakter – gruppera efter organisation. - Privata kontakter – gruppera efter lagringskälla. - Delade kontakter – gruppera efter kontaktgrupp. --- ### [](#inkludering)Inkludering Välj vad som ska inkluderas - Kollegor. - Gäster. - IVR-menyer. - Svarsgrupper. - Externa kontakter. - App-kontakter. - O365-kontakter. - G Suite-kontakter. - Delade kontakter. Även om du väljer att inte inkludera något, är kontakterna fortfarande sökbara. --- ## Bygg din egen dashboard med utbrutna fönster Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769547956-bygg-din-egen-dashboard-med-utbrutna-fonster Lär dig skapa din egen dashboard med utbrutna fönster i denna tutorial. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/jvTKrTSl3X8) --- ## Hantera kontakter i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600020-hantera-kontakter-i-contact-center Lägg till, importera, dela och hantera kontakter i Contact Center. # [](#lagg-till-delade-kontakter)Lägg till delade kontakter Du kan lägga till och dela Contact Center-kontakter på flera olika sätt. --- ## [](#steg-1-ga-till-menyn-for-kontakter)Steg 1 – Gå till menyn för kontakter 1. Klicka på kugghjuls-ikonen i huvudmenyn. 2. Välj din organisation. 3. Klicka på Contact Center och därefter på Kontakter – personer. --- ## [](#lagg-till-kontakter-manuellt)Lägg till kontakter manuellt 1. Ange förnamn & efternamn, samt företag och befattning (valfritt). 2. Lägg till e-postadress (valfritt). 3. Lägg till telefonnummer (obligatoriskt). 4. Klicka på Spara. --- ## [](#lagg-till-kontakt-fran-kontaktlistan)Lägg till kontakt från kontaktlistan 1. Välj en eller flera kontakter från din personliga kontaktlista. 2. Klicka på Importera för att dela med andra. --- ## [](#importera-kontakter-fran-fil)Importera kontakter från fil Använd gärna den bifogade exempelfilen eller strukturera er befintliga fil på samma sätt. 1. Klicka på plus-ikonen för att ladda upp filen. 2. Kontrollera att uppgifterna som lästs in stämmer och klicka på Importera. 3. Klicka på Lägg till. --- ## [](#klistra-in-kontakter-fran-lista)Klistra in kontakter från lista 1. Klistra in kontakterna i inputfältet enligt formatet: `"FirstName, LastName, email@address.com, +46701234567, Company, Title"`(alla fält är frivilliga, använd en rad per kontakt) 2. Kontrollera att uppgifterna som lästs in stämmer. 3. Klicka på Importera. ## [](#ta-bort-kontakter)Ta bort kontakter 1. Markera kontakterna du vill ta bort. 2. Klicka på redigeringsknappen. 3. Klicka på Ta bort. --- ## [](#dela-contact-center-kontakter)Dela Contact Center-kontakter 1. Klicka på kugghjuls-ikonen i kontaktmenyn. 2. Välj om du vill dela kontakterna baserat på roller, team eller direkt till användare. 3. Vill du dela med alla? → Toggla på ”Dela med alla användare i företaget”. --- ## Operatörsspecifik information Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769550869-operatorsspecifik-information Guide för att skapa och hantera operatörer för Telenor och Tre. ## [](#skapa-en-ny-operator-telenor)Skapa en ny operatör (Telenor) Steg 1 – Skapa ny operatör - Följ stegen i guiden Skapa operatör. Steg 2 – Välj Telenor - Klicka på operatören Telenor. - Välj alternativet Speciell MEX info. Steg 3 – Ange Pilot user ID - Fyll i Pilot user ID och klicka på Spara. Notera: - Pilot user ID och P-Preferred-Identity är samma sak. - Telenor använder en unik textsträng som Pilot user ID, exempel: `EF46798ST00000XYZ51243`. --- ### [](#hantera-operatorer-for-tre)Hantera operatörer för Tre Steg 1 – Lägg till nummer - Efter att operatören Tre har skapats, klicka på Mobilnummer. - Välj Lägg till nummer och ange det speciella Billing ID-mobilnumret från Tre. Steg 2 – Ställ in aktiveringstid - Ange önskad aktiveringstid och klicka på Spara. Viktigt: - Det speciella mobilnumret måste läggas till på varje svarsgrupp, IVR och oberoende nummer för att fungera korrekt. --- ## Redigera en användare Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769581872-redigera-en-anvandare Lär dig redigera användare med steg-för-steg-instruktioner och behörighetskrav. ### [](#behorighet-som-kravs)Behörighet som krävs: Du behöver ha behörigheten Användare & Team för att kunna redigera andra användare. --- ### [](#redigera-via-anvandare)Redigera via Användare Steg 1 – Gå till organisationsinställningar - Längst ner i menyn till vänster ser du en ikon som ser ut som ett kugghjul. - Klicka på den för att öppna organisationsinställningarna. Steg 2 – Öppna Användare - Under Användarkonton, klicka på Användare. Steg 3 – Välj användare att redigera - Klicka på den användare du vill redigera. - Användarens information expanderas och du kan göra önskade ändringar. --- ### [](#redigera-via-kontaktkort)Redigera via kontaktkort Steg 1 – Sök fram användaren - Använd sökfältet för att hitta användaren i kontaktlistan. Steg 2 – Öppna kontaktkortet - Klicka på användarens avatar för att öppna kontaktkortet. Steg 3 – Gå till personliga inställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen. - Välj Öppna personliga inställningar. --- ## Skapa/byt operatör Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769523111-skapa-byt-operator ### [](#behorighet-som-kravs)Behörighet som krävs: - Rollen Konto eller Superadmin för att skapa operatör. - Superadmin för att byta operatör. Viktigt: - Numret måste ha samma MEX-anslutning i appen som hos den nya operatören. - Kontrollera alltid om operatören har unika inställningskrav innan byte. --- ## [](#1-lagg-till-ny-operator)1. Lägg till ny operatör Steg 1 – Logga in som Superadmin - Öppna appen eller logga in via webbläsaren. Steg 2 – Öppna organisationsinställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. Steg 3 – Gå till operatörsinställningar - Välj Telefonisystem och sedan Operatörsinställningar. Steg 4 – Skapa ny operatör - Klicka på Ställ in ny ansluten operatör. - Välj den nya operatören och ange aktiveringstid (måste matcha när numren går live). Steg 5 – Kontrollera och spara - Om den nya operatören har unika inställningar (t.ex. Telenors Pilot user ID), fyll i dessa innan du sparar. --- ## [](#2-operatorsspecifika-installningar-exempel)2. Operatörsspecifika inställningar (exempel) - Telenor: - Välj Speciell MEX info och fyll i Pilot user ID. - Observera att Pilot user ID och P-Preferred-Identity är samma sak. - Tre: - Lägg till det speciella Billing ID-mobilnumret under mobilnummer - Detta nummer måste läggas till på alla svarsgrupper, IVR och oberoende nummer. --- ## [](#3-byta-operator-pa-nummer)3. Byta operatör på nummer Steg 1 – Välj den gamla operatören - Gå till Operatörsinställningar och klicka på den operatör du vill byta från. Steg 2 – Byt operatör på nummer - Klicka på ett nummer under Kopplade nummer. - Ändra till den nya operatören och klicka på Spara. - Om alla nummer ska flyttas går det att välja Byt operatör, alla nummer. Steg 3 – Upprepa processen - Gör samma sak för alla nummer tills inga kopplade nummer finns kvar på den gamla operatören. --- --- ## Utbrutna samtalsfönster för telefoni Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769556137-utbrutna-samtalsfonster-for-telefoni Hantera telefonsamtal separat med utbrutna fönster för bättre översikt och multitasking. Med utbrutna samtalsfönster kan du hantera telefonsamtal helt separat från huvudappen. Samtal, knappsats och notiser visas direkt på skrivbordet, även när appen är minimerad eller vilande i dockan. Det ger bättre överblick och gör det enklare att arbeta parallellt med andra uppgifter. --- ## [](#vad-ar-utbrutna-samtalsfonster)Vad är utbrutna samtalsfönster? Utbrutna samtalsfönster innebär att telefonsamtal och relaterade funktioner kan visas i egna fönster på ditt skrivbord. Det betyder att du kan - ha appen neddockad - fortsätta arbeta i andra program - ändå svara, hantera och följa samtal i realtid När det ringer visas en systemnotis där du kan agera direkt utan att öppna appen. --- ## [](#sa-fungerar-det-i-praktiken)Så fungerar det i praktiken ### [](#inkommande-samtal-nar-appen-ar-neddockad)Inkommande samtal när appen är neddockad När någon ringer visas en systemnotis på datorn där du kan - svara - avvisa - parkera samtalet - vilken slinga kunden har ringt på - om ett samtal har kopplats till dig ser du vem som har kopplat samtalet När du svarar öppnas samtalsdailern automatiskt så att du snabbt får tillgång till alla samtalsfunktioner, som parkering eller vidarekoppling. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Om du har AI-agenter aktiverade visas även en kort sammanfattning av vad kunden efterfrågar direkt i notisen. --- ### [](#pagaende-samtal-vid-minimering-av-appen)Pågående samtal vid minimering av appen Har du ett aktivt samtal och minimerar appen - bryts samtalet automatiskt ut - samtalsfönstret lägger sig direkt på skrivbordet - du behåller full kontroll över samtalet trots att appen är neddockad Det gör att lynes kan hantera samtalen i bakgrunden medan du jobbar ostört vidare. --- ## [](#aktivera-utbrutna-samtalsfonster)Aktivera utbrutna samtalsfönster Funktionen aktiveras direkt i appen. 1. Klicka på kugghjulet 2. Välj Personliga inställningar 3. Gå till App-inställningar 4. Under avsnittet Utbrytningsfönster Här kan du aktivera följande inställningar: ### [](#bryt-ut-samtal-automatiskt-nar-appen-minimeras)Bryt ut samtal automatiskt när appen minimeras När detta är aktiverat bryts ett pågående samtal automatiskt ut till skrivbordet när du minimerar appen. --- ### [](#bryt-automatiskt-ut-knappsats-och-samtalsnotiser)Bryt automatiskt ut knappsats och samtalsnotiser När appen är neddockad - visas inkommande samtal som systemnotiser - du kan svara, avvisa eller parkera direkt - vilken slinga kunden har ringt på - om ett samtal har kopplats till dig ser du vem som har kopplat samtalet - AI-sammanfattning visas om AI-agenter är aktiverade Väljer du att svara öppnas samtalsdailern automatiskt med fler val, till exempel parkera eller koppla vidare. --- ## [](#stang-av-funktionen)Stäng av funktionen Vill du inte längre använda utbrutna samtalsfönster - gå till App-inställningar - Under avsnittet Utbrytningsfönster - toggla av funktionen för Bryt ut samtal automatiskt när appen minimeras - toggla av funktionen för Bryt automatiskt ut knappsats och samtalsnotiser Ändringen gäller direkt. --- ## Vobbiz 2.0 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566207-vobbiz-2-0 Uppdateringar av analysverktyg, videokonferens och användarstatistik för bättre prestanda. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-0)Release notes 2.0 - Uppdatering live: 2023-12-05 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#analytics-explore)Analytics Explore Nu är det dags att #analyseramera med vår nya version av analytics: Analytics Explore. Explore och Samtalsloggar har nu fått en egen huvudflik, vilket gör dem mer lättillgängliga och användarvänliga. Vi har introducerat ytterligare sökfilter i Explore-sektionen, vilket möjliggör mer skräddarsydd dataanalys. Det inkluderar alternativ för att specificera arbetsdagar, timmar, fördefinierade perioder och möjligheten att utesluta samtal som avbryts tidigt från statistiken. - Agentstatistik: Detaljerad statistik för agenter på specifika svarsgrupper är nu tillgänglig, inklusive en topplista och olika mätvärden för att mäta prestanda. - Användarstatistik: Precis som Agentstatistik erbjuder Användarstatistik också en topplista och mätvärden, vilket ger en heltäckande bild av användarnas prestanda. - Excel-export: Användare kan nu exportera sin data till Excel för ytterligare analys och rapportering. ### [](#visningsnummer-beroende-pa-samtalstyp-externt-internt)Visningsnummer beroende på samtalstyp (externt/internt) Eureka! Nu kan du välja att använda visningsnummer beroende på om samtalet är externt eller internt. Även möjligt att anpassa det via aktivitetsstatusar. ### [](#skicka-inbjudan-till-videokonferens-via-pagaende-samtal)Skicka inbjudan till videokonferens via pågående samtal Adderat möjligheten att skicka inbjudan till en konferens via pågående samtal som SMS, e-post eller chattmeddelande. Extra användbart i fall där du behöver dela skärm med externa parter. ### [](#dela-samtalslogg-som-sms)Dela samtalslogg som SMS Du kan redan dela en samtalslogg i chattar. Nu lägger vi även till möjligheten att dela en samtalslogg som SMS, med möjlighet att skriva ett meddelande till den inkluderade samtalsloggen och skicka till flera mottagare. ### [](#lime-crm-integration)Lime CRM-integration What a time to be a-lime. Nu finns en ny integration tillgänglig via Insights. Mer information kommer inom kort. ### [](#webhook-for-samtalsinspelningar)Webhook för samtalsinspelningar Well… look at this hook. Ny integration som möjliggör för externa system att hämta samtalsinspelningar från appen. Inkluderar metadata om samtalet. --- ## [](#beta)Beta ### [](#callback-via-svarsgrupp)Callback via svarsgrupp Beta baby!! Trött på att vänta i kön? Nu släpper vi Automatisk Callback via svarsgrupper som beta, vilket ger inringare möjligheten att välja återuppringning istället för att vänta i kön. Inringare anger sitt telefonnummer, och agenter i Callback-agentgruppen behandlar dessa förfrågningar som vanliga inkommande samtal. Framtagen för att förbättra kundupplevelsen genom kortare väntetider och effektivare kommunikation. Aktiveras under: Redigera svarsgrupp → Hantering av Samtal → Callback ### [](#returnera-misslyckad-koppling-som-vip-samtal)Returnera misslyckad koppling som VIP-samtal Om aktiv returneras misslyckade kopplingar (obesvarade samtal) till svarsgruppens kö som VIP-samtal. Samtalet prioriteras i kön och distribueras till agenter enligt inställd ringsstrategi. Aktiveras under: Redigera svarsgrupp → Hantering av Samtal → Direktöverföring & VIP-samtal ### [](#entra-id-synk)Entra ID-synk Den experimentella Entra ID-synken möjliggör synkronisering av användare med Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Funktionaliteten inkluderar: - Anpassningsbara grupp- och fältinställningar - Inställningar för notifikationer via händelsekanaler och e-post Användare kan välja mellan autosynkronisering eller notifikationsbaserade uppdateringar. Aktiveras under: Organisationsinställningar → Användare & Team → Entra ID ### [](#interaktiv-notifikation-for-tillganglig-linjestatus)Interaktiv notifikation för tillgänglig linjestatus Vi alla har en kollega som är svårare att nå än självaste Påven. Nu kan du aktivera en notis som meddelar när en specifik användare blir tillgänglig i telefon. Klicka på användarens röda lur och välj att få notis när samtalet avslutas. Först till kvarn gäller. Aktiveras under: Personliga inställningar → Utseende → Experimentell → Bevaka upptagen linjestatus ### [](#interaktiv-notis-nar-inga-agenter-ar-tillgangliga)Interaktiv notis när inga agenter är tillgängliga Ny och förbättrad notis med interaktiva alternativ när inga agenter är tillgängliga. Du kan välja att: - Ta samtalet själv - Skicka det vidare till en annan agent Allt direkt i notisen. Aktiveras under: Redigera Agentgrupp → Inga Agenter Tillgängliga → Experimentell: Interaktiv varning ### [](#wallboard)Wallboard Nu släpper vi Wallboard som beta. Den nya wallboarden har: - Anpassningsbara mätvärden - Standard- och dark mode - Skalning för olika typer av displayer Skapas under: Organisationsinställningar → Wallboards → Skapa Wallboard --- ## [](#fixar-och-andringar)Fixar och ändringar ### [](#samtal)Samtal - Fix där DTMF inte fungerade när Opus användes - Avvisar samtal som inte kan nå slutanvändarens mobiltelefon när Max-Forwards-gränsen nås (483 Too Many Hops) - En samtalsdeltagare kan nu lämna samtalet medan ett annat nummer rings upp utan att avsluta samtalet ### [](#videokonferens)Videokonferens - Omskriven pipeline för virtuell bakgrund med WebGL - Två segmenteringsmodeller: lättviktsmodell och högkvalitativ modell (kräver kraftfull GPU) - Bättre blur-effekt och övergripande prestanda - Förbättrat system för att upptäcka och agera på problem i videokonferenser - Fix för bugg där användare kunde hamna på olika servrar vid samtidig anslutning ### [](#ios)iOS - Chattmeddelanden skickas direkt vid Enter på externt tangentbord - Autofokus på chattinmatning när externt tangentbord är anslutet - Arbete runt beteende i iOS 17 där text inte radbröts korrekt - Fix så att allt sparas korrekt vid uppdatering av kontakt - Uppdaterat payload för mer detaljerad kontaktinformation från importerade kontakter ### [](#ovrigt)Övrigt - Vänsterpanelen är bredare på stora skärmar - Nya TTS-röster: franska, tyska och polska - OpenAI TTS-röster tillagda som beta - Fix som förhindrar att organisationer sparas utan namn - Åtgärdad bugg där filter i svarsgruppens dashboard återställdes - Fix för tillägg markerade som otillgängliga men fortfarande möjliga att köpa - HubSpot: Appen visar nu relaterade ärenden på kontaktsidan --- ## Arkiv i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769568391-arkiv-i-contact-center Sök och filtrera avslutade ärenden i Contact Center för effektiv uppföljning. I Arkiv-vyn kan du söka bland och filtrera ärenden som redan hanterats i Contact Center. Här kan du till exempel ta fram avslutade ärenden, följa upp specifika kundkonversationer eller granska statistik över tidigare case. ## [](#oversikt)Översikt Arkivet samlar alla avslutade ärenden i organisationens olika kanaler. Du kan filtrera på flera olika parametrar för att snabbt hitta det du söker, till exempel tilldelningsstatus, kanal, ärendestatus, agent och datumintervall. Det är särskilt användbart för supervisors som behöver följa upp hur olika ärenden hanterats eller för att analysera belastning i olika kanaler. ## [](#filtreringsalternativ)Filtreringsalternativ I vänstermenyn i Arkiv-vyn hittar du flera filter som gör det enkelt att smalna av din sökning. ### [](#tilldelningsstatus)Tilldelningsstatus Välj om du vill visa: - Tilldelade och Otilldelade (standard) - Tilldelade – visar endast ärenden som är kopplade till en agent - Otilldelade – visar ärenden som ännu inte fått någon ansvarig agent ### [](#kanaler)Kanaler Filtrera ärenden utifrån vilken kanal de inkom via. Exempel: - Webbchattar - E-postkanaler (t.ex. support eller ekonomi) - Telefonsamtal via svarsgrupper Det här gör det lätt att isolera ärenden kopplade till ett visst team eller en specifik kundkanal. ### [](#arendestatus)Ärendestatus Välj att visa ärenden baserat på deras status: - Nytt - Eskalerat - Öppet - Parkerat - Väntar - Löst - Stängt Statusen ger en tydlig bild av var i flödet ett ärende befinner sig. ### [](#agenter)Agenter Om du vill se ärenden som hanterats av en specifik agent, klicka på Agenter. Här kan du: - Filtrera fram en eller flera agenter - Välja alla agenter samtidigt - Spara urvalet genom att klicka på Spara Det gör det enkelt att följa upp enskilda agenters arbete. ### [](#datumintervall)Datumintervall Ange ett start- och slutdatum för att se ärenden skapade under en viss tidsperiod. Perfekt om du vill analysera en särskild vecka, månad eller kampanjperiod. ## [](#visa-resultat)Visa resultat När du har ställt in dina filter, klickar du på Sök. Alla matchande ärenden visas i listan till höger. Du kan sedan klicka på ett ärende för att öppna det och se detaljer, inklusive meddelandehistorik, taggar och vem som hanterat ärendet. Om du vill börja om och ta bort alla filter, klickar du på Återställ längst ner i menyn. --- ## Nummeruppslag som notifikation Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769583291-nummeruppslag-som-notifikation Få info om inkommande samtal direkt i notisen, även om numret inte finns sparat. Med nummeruppslag blir det lättare att se vem som ringer, även om numret inte finns i din kontaktlista. Notisen kan visa information som: - Vem som ringer. - Vilken svarsgrupp de valt. - Företagsinformation. - Data från CRM-system (om Insights är aktiverat). --- ## [](#aktivera-nummeruppslag-som-notifikation)Aktivera nummeruppslag som notifikation Steg 1 – Öppna inställningar • Gå till dina personliga inställningar. Steg 2 – Gå till notiser • Välj Notiser och sedan Telefoni. Steg 3 – Aktivera • Slå på inställningen Visa notis på mobila enheter med info om den som ringer. Tips: Se till att notiser är aktiverade i din mobiltelefon och eventuella extra behörigheter som appen ber om vid påslagning. --- ## [](#installningar-for-olika-enheter)Inställningar för olika enheter ### [](#android-generell)Android (generell) 1. Öppna Inställningar på mobilen. 2. Gå till Appar eller Applikationshantering. 3. Hitta appen i listan. 4. Välj Visa ovanpå andra appar och aktivera. 5. Öppna sedan appen → Inställningar → Notiser → Telefoni för att justera notiserna. ### [](#samsung)Samsung 1. Öppna Inställningar. 2. Gå till Appar. 3. Öppna menyn i övre högra hörnet och välj Specialtillgång. 4. Välj Visa ovanpå andra appar. 5. Hitta appen och slå på inställningen. ### [](#oneplus)OnePlus 1. Öppna Inställningar. 2. Gå till Appar och Notiser. 3. Välj Special appåtkomst. 4. Tryck på Visa ovanpå andra appar. 5. Leta upp appen och aktivera. ### [](#ios-iphone)iOS (iPhone) 1. Öppna Inställningar. 2. Gå till Notiser. 3. Välj appen och aktivera notiser. 4. Se till att appen får visa inkommande samtalsnotiser. 5. Rekommenderat: Ställ in Bannertyp till Permanent och välj Visa förhandsvisningar alltid under låsskärmen. --- ## [](#uppringnings-id-pa-iphone)Uppringnings-ID på iPhone ### [](#vad-ar-uppringnings-id)Vad är uppringnings-ID? Funktionen gör att iPhone kan hämta kontaktinformation direkt från appen. På så sätt visas namnet på den som ringer även om kontakten inte finns sparad lokalt. ### [](#aktivera-uppringnings-id)Aktivera uppringnings-ID 1. Öppna Inställningar på iPhone. 2. Gå till Telefon. 3. Välj Samtals-ID och blockering. 4. Slå på appen. --- ## Prova Conversation Intelligence Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769582610-prova-conversation-intelligence Prova Conversation Intelligence gratis för att transkribera och analysera samtal. Med Conversation Intelligence (CI) kan du transkribera samtal och analysera innehållet. Nu kan du prova tjänsten helt gratis. Du kan aktivera en testlicens för: - En specifik användare – alla samtal kopplade till användaren transkriberas. - En svarsgrupp – alla samtal till gruppen transkriberas. --- ### [](#steg-1-ga-till-organisationsinstallningar)Steg 1 – Gå till organisationsinställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn. - Välj Organisationsinställningar. - Klicka på Företagskonto och sedan på Tillval. --- ### [](#steg-2-prova-ci-for-en-enskild-anvandare)Steg 2 – Prova CI för en enskild användare 1. Klicka på CI för användare. 2. Välj den användare som ska testa Conversation Intelligence. 3. Systemet föreslår ett paket baserat på användarens samtalsvolym. 4. Klicka på Volympaket. 5. Välj CI for Users – Trial. 6. Klicka på Skapa för att aktivera testlicensen. 7. Paketet CI for Users – Trial inkluderar 20 samtal. --- ### [](#steg-3-prova-ci-for-en-svarsgrupp)Steg 3 – Prova CI för en svarsgrupp 1. Klicka på CI för svarsgrupper. 2. Välj den svarsgrupp som ska testa Conversation Intelligence. 3. Systemet föreslår ett paket baserat på gruppens samtalsvolym. 4. Klicka på Volympaket. 5. Välj CI for Answer Groups – Trial. 6. Klicka på Skapa för att aktivera testlicensen. 7. Paketet CI for Answer Groups – Trial inkluderar 50 samtal. --- ### [](#steg-4-vad-hander-under-testperioden)Steg 4 – Vad händer under testperioden? - När samtalsgränsen är nådd slutar nya samtal att transkriberas. - Alla redan transkriberade samtal är fortsatt sökbara. --- ## Supersök Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769584027-supersok Effektiv sökfunktion för att hitta användare, nummer och svarsgrupper i appen. Behörighet som krävs: Du behöver ha behörigheten Supersök för att kunna använda denna funktion. --- ## [](#vad-ar-supersok)Vad är Supersök? Supersök är en organisationsövergripande sökfunktion som låter dig söka efter olika objekt, såsom nummer, användare och svarsgrupper, direkt i den vanliga sökrutan i appen. Funktionen underlättar administrationen genom att kombinera sökningar med andra behörigheter. --- ## [](#anvand-supersok)Använd Supersök Steg 1 – Öppna sökrutan - Gå till den vanliga sökrutan i appen. Steg 2 – Välj sökkategori - Klicka på förstoringsglaset bredvid sökrutan. - Välj den kategori som motsvarar det du vill söka efter (t.ex. användare, nummer eller svarsgrupper). - Skriv sedan in namnet, numret eller gruppen du vill hitta. - Du kan söka efter: - Svarsgrupper - Mobilnummer - Fastnätsnummer - Användare - Knappvalsmenyer (IVR) Steg 3 – Hantera sökresultaten - Sökning av nummer: Visa alla fasta och mobila nummer kopplade till en användare och redigera dem vid behov. - Redigera svarsgrupper: Visa och ändra telefonnummer kopplade till en svarsgrupp. - Ändra aktivitetsstatus: Sök upp en kollega och uppdatera deras aktivitetsstatus direkt från sökresultatet. --- ## Vobbiz 2.1 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566749-vobbiz-2-1 Ny uppdatering med förbättrad servicenivå, callback och anpassningsbara funktioner. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-1)Release notes 2.1 - Uppdatering live: 2024-03-12 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#malsattning-for-serviceniva)Målsättning för servicenivå Vi har förbättrat vår servicenivå-funktion i Analytics genom att lägga till Målsättning för Servicenivå vilket låter dig specificera en målnivå i procent som kommer att visas i två nya grafer i Analytics: - Utfall jämfört med målsättning - Avvikelse från målsatt servicenivå ### [](#callback)Callback Flyttad från beta! Orkar inte dina kunder vänta i kö? Nu släpper vi Callback för svarsgrupper vilket ger inringare möjligheten att välja en återuppringning istället för att vänta i kön. Inringare anger sitt telefonnummer, och agenter i Callback-agentgruppen kommer att behandla dessa förfrågningar som vanliga inkommande samtal. Framtagen för förbättra kundupplevelsen genom att minska väntetider och effektivisera kommunikationen. - Automatisk callback, om aktiverat kommer samtal att placeras i en separat agentgrupp med egen ringstrategi och relaterade inställningar - Manuell callback, om aktiverat på svarsgruppen kommer samtalsloggar för samtal i callback att markeras som en manuell förfrågan och agenter kan därefter följa upp samtalet - Alternativ för att skicka en notifikation och toast till agenter och/eller supervisors när ett callbacksamtal har väntat en viss tid - Alternativ för att skicka ett bekräftelse-SMS till uppringare när ett samtal blir en callbackförfrågan ### [](#wallboard)Wallboard Vi släpper officiellt denna funktion från beta. Vår wallboard för svarsgrupper inkluderar anpassningsbara mätvärden, möjligheten att välja en eller flera svarsgrupper och erbjuder både mörkt och ljust läge för visuell preferens. Dessutom tillhandahåller den olika visuella skalalternativ för att passa olika visningsbehov. ### [](#entra-id)Entra ID Entra ID Sync-funktionen är här (flyttad från beta), vilket möjliggör för användare att synkronisera med Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Denna uppdatering inkluderar anpassningsbara grupp- och fältinställningar, tillsammans med notifikations preferenser för händelsekanal och e-post. Användarna har flexibiliteten att välja mellan auto-sync eller att förlita sig på notifikationer för sync-uppdateringar. ### [](#aktivera-inaktivera-rostbrevladans-transkribering-for-alla-anvandare)Aktivera/inaktivera röstbrevlådans transkribering för alla användare Organisationsinställning för att aktivera/inaktivera transkribering av röstbrevlåda för alla användare, denna inställning finns under Telefonisystem - Samtalsstyrning - Transkription av röstmeddelanden. Här ifrån kan du välja att tillåta om användare ska kunna ändra inställningarna för transkription. ### [](#system-sms-installningar-och-zoner)System-SMS inställningar och zoner System-SMS har delats upp i flera zoner beroende på mottagarland. Vi har lagt till inställningar där du kan aktivera/inaktivera zoner. Som standard kommer zon A att vara aktiverad. Inställningen hittas under Företagskonto - System-SMS. ### [](#bevaka-kollegors-linjestatus)Bevaka kollegors linjestatus Flyttad från beta! Vi alla har en kollega som är svårare att nå än självaste Påven. För att få bukt med det lanserar vi nu möjligheten att aktivera en notis för när en specifik användare blir tillgänglig i telefon. Klicka på användarens röda lur och välj att få notis när samtalet avslutas och vips så får nu en notis om att du kan ringa upp. Men kom igång att skynda dig, är det en riktigt upptagen person kan ju fler personer ha aktiverat notisen, först till kvarn helt enkelt! Uppdateringen inkluderar: - Lista över bevakade användare - Alternativ för att ta bort bevakade användare - Bevakning kommer nu att rensas om du går in i ett samtal med en bevakad användare, oavsett hur samtalet initierades - Tillgängliga toastmeddelanden döljs nu när du får upptagen linjestatus och dyker upp igen efter att du blir tillgänglig igen - Fixat ett problem som orsakade att tillgänglig-toast inte visades om du var i ett samtal när den övervakade användaren blev tillgänglig - Fixat ett problem som orsakade att tillgänglig-toast inte visades efter att fokus flyttats tillbaka till dolt fönster/program Du hittar inställningarna under Personliga Inställningar - Notiser - Linjestatus ## [](#beta)Beta ### [](#salesforce)Salesforce Mer information kommer. För att aktivera vår integration behöver du någon av dessa Salesforce-licenser: - Enterprise Edition - Unlimited Edition - Developer Edition - Performance Edition ### [](#upsales)Upsales Mer information kommer. ## [](#fixar-andringar)Fixar & ändringar ### [](#analytics)Analytics Förbättringar i heatmap: - Skuggor runt celler är nu tydligare - Tröskelvärden för ”rött” är nu per svarsgrupp istället för att använda ett kombinerat maxvärde över alla svarsgrupper ### [](#videokonferens)Videokonferens - Möjligt för en deltagare ta över skärmdelning, om ny skärmdelning startas kommer den visas för alla deltagare - Visar fler knappar som standard, nu är enhetsknappen synlig på stora skärmar - Längre tid innan knapparna göms ### [](#svarsgrupper)Svarsgrupper - Fixat bugg där superAdmin-användare inte kunde ta bort callback-samtal från listan över ”Väntande samtal” - Lagt till sortering och ordningsinställningar för sidofältet ### [](#ovrigt)Övrigt - Möjligt att stänga av notiser för reaktioner på kanaler - Gjort det möjligt för en användare att välja användare i samtalsloggssökning baserat på alla team och roller de har tillgång till, inte bara där de är medlemmar - Åtgärdat fel där det kunde uppstå en kortare lucka i ljudströmmen för samtal som spelades in - Åtgärdat så att SuperAdmins can se vidarekopplingsnummer i väljaren på en annan användares personliga inställningar - Röstbrevlådans transkribering är nu bättre på att filtrera bort tomma meddelanden - Fixat ett problem där desktop-appen inte poppade upp vid inkommande samtal i vissa situationer på Mac - Fixat flagg- och landskodsidentifiering för Guernsey, Jersey och Isle of Man - Åtgärdat fel vid export av samtalslogg som gjorde att den ignorerade vissa filter när export genererades - Uppdaterad länk för nedladdning av Plantronics hub --- ## Conversation Intelligence 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769602302-conversation-intelligence-101 Upptäck hur Conversation Intelligence spelar in, transkriberar och analyserar samtal automatiskt. ## [](#steg-1-vad-ar-conversation-intelligence)Steg 1 – Vad är Conversation Intelligence? - CI är en AI-funktion som spelar in och transkriberar samtal automatiskt. - Du får även:• Sökbara transkriptioner • Sammanfattningar av samtal • Återuppspelning av samtal Alla organisationer kan köpa tilläggstjänsten, oavsett växelpaket. --- ### [](#steg-2-licenser)Steg 2 – Licenser - Välj mellan olika planer: S, M, L, XL, XXL. - Varje plan innehåller ett antal transkriberingar per månad. - Svarsgrupper delar på resurserna – alla samtal dras från samma pool. - Abonnemang kan uppgraderas vid behov. --- ### [](#steg-3-kop-licens)Steg 3 – Köp licens - CI ingår inte i växelpaketet. - Licens köps som separat tillägg. - Kräver konto-behörighet. --- ### [](#steg-4-aktivera-licens)Steg 4 – Aktivera licens 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Gå till Organisationsinställningar. 3. Välj Telefonisystem → Conversation Intelligence. 4. Tilldela licensen till användare eller svarsgrupper. 5. Tjänsten är nu aktiv. --- ### [](#steg-5-lagringskapacitet)Steg 5 – Lagringskapacitet - Välj lagringsperiod: 1, 6, 12, 24, 36, 48, 60, 72 eller 84 månader (eller anpassad i dagar). - Max 30 000 samtal kan sparas. - När gränsen nås raderas de äldsta samtalen först. - Du kan alltid ladda ner inspelningar externt. --- ### [](#steg-6-behorigheter-for-anvandare)Steg 6 – Behörigheter för användare Administratör kan ställa in: - Uppspelning av egna inspelningar (på/av). - Radering av egna inspelningar (på/av).Rekommenderas att radering är avstängt (standard). --- ### [](#steg-7-installningar-for-anvandare)Steg 7 – Inställningar för användare I Organisationsinställningar kan admin justera: - Automatisk inspelning. - Varningar för transkriberingskvot. - Uppspelningstillgång. - Raderingstillgång. - Lagringsperiod. - Automatisk loggning av sammanfattningar (kräver Insights). --- ### [](#steg-8-installningar-for-svarsgrupper)Steg 8 – Inställningar för svarsgrupper Supervisor eller admin kan ställa in: - Delad transkriberingspool. - Automatisk inspelning av gruppsamtal. - Tilldelning av transkriberingar. - Supervisors åtkomst till samtal. - Notiser och varningar. - Automatisk loggning av sammanfattningar (kräver Insights). --- ### [](#steg-9-ci-med-insights)Steg 9 – CI med Insights - Automatisk loggning är på som standard. - Samtal synkas automatiskt till integrerade system. Så här ändrar du inställningen: 1. Klicka på kugghjuls-ikonen och välj Organisationsinställningar. 2. Gå till Telefonisystem → Conversation Intelligence. 3. Välj en användare eller svarsgrupp. 4. Toggla av/på Synkning av sammanfattningar. --- ## Redigera en kollegas personliga inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769551107-redigera-en-kollegas-personliga-installningar Lär dig hur du redigerar en kollegas personliga inställningar enkelt och effektivt. ### [](#behorighet-som-kravs)Behörighet som krävs: Du behöver ha behörigheten Personliga inställningar för att kunna redigera en annan användares personliga inställningar. Denna behörighet finns under Intern administration. --- ## [](#redigera-en-kollegas-personliga-installningar)Redigera en kollegas personliga inställningar Steg 1 – Sök fram användaren - Använd sökfältet för att hitta den kollega du vill redigera. Steg 2 – Öppna kontaktkortet - Klicka på användarens avatar för att öppna deras kontaktkort. Steg 3 – Öppna personliga inställningar - Klicka på kugghjulet och välj alternativet Öppna personliga inställningar. Steg 4 – Gör ändringar - Justera de inställningar som behövs. - Stäng dialogrutan när du är klar. --- ## [](#vad-kan-du-redigera)Vad kan du redigera? Du kan bland annat ändra: - Aktivitetsstatus - Inställningar för samtal väntar - Röstbrevlåda - Arbetsdags-inställningar Observera: - Du kan inte ändra inställningar för lokala enheter som headset och kameror. - Synkronisering av nya konton (t.ex. Microsoft eller Google) måste göras av användaren själv via deras app. --- ## Skapa en e-postadress i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769563545-skapa-en-e-postadress-i-contact-center Skapa och koppla e-postadresser till Contact Center för ärendehantering. När du ska skapa en e-postkanal i Contact Center behöver du först en offentlig e-postadress. Här går vi igenom hur du skapar adressen, verifierar domänen och ställer in vidarebefordran så att allt fungerar som det ska. ## [](#steg-1-ga-till-e-postadresser)Steg 1: Gå till e-postadresser 1. Klicka på kugghjulet och sedan på Organisationsinställningar. 2. Klicka på Menyn Contact Center. 3. Välj E-postadresser. 4. Klicka på Skapa ny e-postadress. ## [](#steg-2-namnge-adressen)Steg 2: Namnge adressen 1. Ange ett namn som beskriver adressens syfte, till exempel Support eller Ekonomi. 2. Skriv in den fullständiga adressen du vill använda, till exempel . 3. Klicka på Skapa för att spara. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Namnet används internt i Contact Center, medan själva adressen är den som kunderna ser. ## [](#steg-3-verifiera-domanen)Steg 3: Verifiera domänen Vi rekommenderar att ni tar detta vidare med företaget som hanterar era domäner. För att appen ska kunna skicka mejl från din adress måste domänen verifieras. Det visar att du äger domänen och minskar risken att mejl hamnar i skräppost. Vi rekommenderar att ni tar detta vidare med företaget som hanterar era domäner. 1. Klicka på den adress du just skapade. 2. Expandera Domänverifieringsstatus. 3. Kopiera de två DKIM-uppgifterna (DKIM1 och DKIM2). 4. Lägg till dessa poster där din domän hanteras (t.ex. i DNS-inställningarna hos din domänleverantör). 5. När du har sparat ändringarna, gå tillbaka till Contact Center och klicka på Verifiera domän. När domänen är verifierad visas en grön bock. Om verifieringen misslyckas visas ett rött kryss och texten Domänen har inte verifierats. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Om du inte verifierar din domän kommer mottagaren att se meddelandet som via addit.cloud, och mejlen riskerar att markeras som skräppost. ## [](#steg-4-stall-in-vidarebefordran)Steg 4: Ställ in vidarebefordran För att inkommande mejl ska nå rätt kanal behöver du skapa en vidarebefordringsadress. 1. Ange vidarebefordringsadressen som visas i Contact Center. 2. Ställ in vidarebefordran på servernivå (hos din e-postleverantör), inte via ett e-postprogram som Outlook eller Apple Mail. 3. När vidarebefordringen är aktiv, kontrollera att statusen visas som Verifierad. ## [](#steg-5-spara-och-verifiera)Steg 5: Spara och verifiera När både domänen och vidarebefordringsadressen visar Verifierad, klicka på Spara. Din e-postadress är nu klar att användas för e-postkanaler i Contact Center. --- ## Skapa en e-postkanal i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769545882-skapa-en-e-postkanal-i-contact-center Skapa en e-postkanal i Contact Center för att hantera inkommande mejl effektivt. I Contact Center kan du hantera inkommande mejl via en e-postkanal. Här går vi igenom hur du skapar en ny e-postkanal, ställer in öppettider, lägger till agenter och verifierar din domän. ## [](#steg-1-ga-till-e-postkanaler)Steg 1: Gå till e-postkanaler 1. Klicka på kugghjulet och sedan på Organisationsinställningar. 2. Klicka på Contact Center och sedan Kanaler 3. Expandera E-postkanlen och klicka på Skapa ny e-postkanal. ## [](#steg-2-namnge-och-skapa-e-postadress)Steg 2: Namnge och skapa e-postadress 1. Börja med att namnge kanalen, till exempel Support. 2. Under Offentlig e-postadress, välj en befintlig adress som ska kopplas till kanalen. 3. Om du inte redan har en adress, klicka på Skapa ny adress och följ guiden [här](https://help.lynes.io/hc/sv/articles/31231870109725) 4. När du valt eller skapat adressen, klicka på Spara för att koppla den till e-postkanalen. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Den offentliga e-postadressen är den adress som kunder kommer se när de kontaktar dig, till exempel support@acme.se. ## [](#steg-3-stall-in-oppettider)Steg 3: Ställ in öppettider Under Öppettider anger du när e-postkanalen ska vara tillgänglig. Du kan välja mellan: - Alltid öppen - Alltid stängd - Schema Om du väljer Schema, fyll i kanalens ordinarie öppettider. ## [](#steg-4-lagg-till-valkomstatgarder)Steg 4: Lägg till välkomståtgärder Här bestämmer du vad som ska hända när kanalen är öppen eller stängd. - När kanalen är öppen: Ett autosvar bekräftar att ärendet har skapats med ett ärendenummer. Ett fördefinierat meddelande finns. - När kanalen är stängd: Kunden får automatiskt ett autosvar med ett ärendenummer och information om att ärendet hanteras när kanalen öppnar igen. ## [](#steg-5-tilldela-agenter-och-supervisors)Steg 5: Tilldela agenter och supervisors 1. Under Agenter, välj vilka som ska hantera inkommande e-post. - En Contact Center Agent-licens krävs. 2. Under Supervisors, välj vilka personer som ska kunna övervaka e-postkanalen. - Även supervisors behöver en Contact Center Agent-licens. ## [](#steg-6-valj-avsandaradresser)Steg 6: Välj avsändaradresser Du kan lägga till flera avsändaradresser i samma e-postkanal. Det gör att du kan: - flytta ärenden mellan olika e-postkanaler (t.ex. från till ) - svara kunden från rätt adress i samma tråd Om du inte har lagt till den aktuella avsändaradressen kommer svaret skickas från den förvalda adressen. --- ## [](#steg-7-aktivera-reply-to-hantering)Steg 7: Aktivera "Reply To"-hantering Aktivera inställningen Prioritera Reply To om du vill att ärenden automatiskt matchas med rätt kontakt baserat på kundens svar. När du har gjort detta, klicka på Skapa för att slutföra kanalen. ## [](#steg-8-verifiera-din-e-postdoman)Steg 8: Verifiera din e-postdomän För att appen ska kunna skicka e-post från din adress behöver domänen verifieras. 1. Gå till menyn E-postadresser under Contact Center. 2. Klicka på adressen du skapade (t.ex. ). 3. Expandera Domänverifieringsstatus. 4. Kopiera de två DKIM-uppgifterna (DKIM1 och DKIM2) och Mail CNAME och lägg till dem där din domän hanteras. 5. När detta är klart klickar du på Verifiera domän. Om verifieringen lyckas visas en grön bock. Om den misslyckas visas ett rött kryss och texten Domänen har inte verifierats. ## [](#steg-9-stall-in-vidarebefordran)Steg 9: Ställ in vidarebefordran För att inkommande mejl ska nå rätt kanal behöver du skapa en vidarebefordringsadress. 1. Kopiera adressen du ska vidarebefordra e-posten till. 2. Se till att vidarebefordringen ställs in på servernivå, inte i ett e-postprogram (som Outlook eller Apple Mail). 3. Kontrollera statusen för vidarebefordringsadressen – den ska visa som Verifierad. --- ## [](#steg-10-spara-och-slutfor)Steg 10: Spara och slutför När både domänen och vidarebefordringsadressen är verifierade klickar du på Spara. Din e-postkanal är nu klar att användas! --- ## Skapa en kontakt Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769567147-skapa-en-kontakt Skapa en ny kontakt i appen via menyn eller samtalsloggen – snabbt och smidigt. Det finns två sätt att skapa en kontakt i appen: via menyn eller via samtalsloggen. --- Steg 1 – Öppna menyn - Klicka på plustecknet i menyn till vänster. Steg 2 – Välj ny kontakt - Klicka på alternativet Ny kontakt i listan. Steg 3 – Välj lagringsplats - Ange var kontakten ska sparas. - Om du vill kan du markera att alltid använda denna lagringsplats framöver. - Klicka på Ok för att bekräfta. Steg 4 – Fyll i kontaktuppgifter - Förnamn och efternamn. - Företag och befattning (frivilligt). - E-postadress (frivilligt). - Telefonnummer. - Eventuell ytterligare information. - Välj kontaktgrupp om det är aktuellt. Steg 5 – Spara - Klicka på Spara för att lägga till kontakten. --- ### [](#skapa-en-kontakt-via-samtalsloggen)Skapa en kontakt via samtalsloggen Steg 1 – Öppna samtalsloggen - Hitta det nummer du vill skapa en kontakt för. Steg 2 – Öppna menyn - Klicka på menyn bredvid numret. Steg 3 – Välj ny kontakt - Klicka på Ny kontakt. Steg 4 – Välj lagringsplats - Välj var kontakten ska sparas. - Du kan även markera att alltid använda samma lagringsplats framöver. - Klicka på Ok för att bekräfta. Steg 5 – Fyll i kontaktuppgifter - Förnamn och efternamn. - Företag och befattning (frivilligt). - E-postadress (frivilligt). - Telefonnummer. - Eventuell ytterligare information. - Välj kontaktgrupp om det är aktuellt. Steg 6 – Spara - Klicka på Spara för att lägga till kontakten. --- ## Vobbiz 2.2 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769559534-vobbiz-2-2 Ny funktionalitet, förbättringar och buggfixar för effektivare användande. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-2)Release notes 2.2 - Uppdatering live: 2024-06-11 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#sokbara-transkriptioner-i-rostbrevlador)Sökbara transkriptioner i röstbrevlådor Ni vet att vi alltid strävar efter att effektivisera er vardag. Vi är lite som jultomten, fast istället för vanliga klappar kommer vi med fräsiga funktioner. Den här gången kommer vi med möjligheten att söka bland transkriberade samtal direkt i sökrutan. Du kan söka på ett nyckelord eller en mening samt välja att söka bland dina personliga samtal eller samtal från svarsgrupper. ![](https://media.notiondesk.so/upload/6964a7ad4ce11162476004.png) ### [](#upsales-cti)Upsales CTI Nu har vi tagit vår integration mot Upsales till nästa nivå genom att göra CTI möjligt via Insights. När den är aktiv kan du numera använda Native-dialern i Upsales för click-to-call. Alla samtal loggas naturligtvis i ert CRM. ### [](#fler-wallboard-templates)Fler wallboard-templates För att säkerställa att ni har alla tänkbara metrics och förutsättningar för att lyckas har vi tagit fram några nya templates till vår wallboard. Nya templates: 1. Svarsgrupp - ledartavla 2. Användare - ledartavla 3. Användare - metriker ### [](#ny-behorighet-funktioner)Ny behörighet: funktioner Vi erkänner, det kanske inte var det smartaste någonsin att placera Analytics under behörigheten Telefonisystem. Turligt nog höggs det inte i sten och nu har vi rättat till det och skapat en ny behörighet, “Funktioner” där du numera hittar Analytics. ### [](#ovriga-nyheter)Övriga nyheter 1. Nu kan du välja hur nummer ska formateras på samtal från egen landskod (+46 för oss svenskar). Alternativen ser ut som följer: 070-000 00 00 & +46 70 000 00 00. Inställningen slår igenom på alla ställen i appen där vi visar nummer, t.ex. samtalsloggen och kontaktkort 2. Ikon för att muta din mic på minimerade samtal 3. Adderat valet av eventfärg och synk för Google Calendar ## [](#beta)Beta N/A ## [](#fixar-andringar)Fixar & ändringar ### [](#hubspot)HubSpot - Integrationen hamnar i timeout om rate limit nås för att skapa utrymme för att generera vissa tokens - Omarbetad och ökat cache för kontaktsökningar mot appen för att minska antalet API-samtal som görs vid scroll på kontaktaktiviteter ### [](#svarsgrupper)Svarsgrupper - Tidigare experimentell toast (notis) för inga agenter tillgängliga är nu standard ### [](#callback-pa-svarsgrupp)Callback på svarsgrupp - Åtgärdat fel där inringare med dolt nummer inte kunde initiera callback (Patched 18/4 12:15) - Åtgärdat fel med ljudfiler som inte spelades upp vid callback-meddelanden (Patched 18/4 12:15) - Blockerat möjligheten för att initiera en callback-förfrågan till ett betalnummer och vissa länder (Patched 18/4 12:15) - Åtgärdat fel som gjorde att callback-samtal triggade "waiting time alert" efter att samtalet hade hanterats (Patched 3/5 12:15) ### [](#bankid)BankID - Uppdaterad för att följa nya riktlinjer gällande autentisering som började gälla 1/5, [läs mer här.](https://www.bankid.com/tekniska-uppdateringar/saker-start-blir-tvingande-fran-1-maj-2024) (Patched 25/4 12:15) ### [](#samtal)Samtal - Åtgärdat fel som kunde orsaka fördröjningar i ljudet när användare mutade micken --- ## Koppla kanaler till Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769589885-koppla-kanaler-till-contact-center Anslut svarsgrupper, e-post och webbchatt till Contact Center för ärendehantering. ## [](#vilka-kanaler-kan-anslutas)Vilka kanaler kan anslutas - Svarsgrupper - E-post - Webbchattar --- ## [](#koppla-befintlig-svarsgrupp-till-contact-center)Koppla befintlig svarsgrupp till Contact Center Behörighet: Alla agenter i svarsgruppen måste ha Contact Center Agent-licens. 1. Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster för att öppna organisationsinställningarna. 2. Välj Telefonisystem och sedan Svarsgrupper. 3. Öppna inställningarna för den svarsgrupp du vill ansluta under Telefonisystem och Svarsgrupper. 4. Välj den svarsgrupp du vill ansluta till Contact Center. 5. Gå till avsnittet Ärenden och klicka på Anslut till Contact Center. Observera att samtliga agenter i svarsgruppen måste ha en CC-licens, annars kommer det inte vara möjligt att göra denna förändring. Tips: När svarsgruppen är ansluten kan inkommande samtal generera ärenden enligt era inställningar. ## [](#skapa-ny-svarsgrupp-till-contact-center)Skapa ny svarsgrupp till Contact Center Behörighet: Alla agenter i svarsgruppen måste ha Contact Center Agent-licens. 1. Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster för att öppna organisationsinställningarna. 2. Välj Contact Center och sedan Svarsgrupper. 3. Välj Skapa svarsgrupp. Tips: När svarsgruppen är ansluten kan inkommande samtal generera ärenden enligt era inställningar. --- ### [](#arenden-kan-skapas-vid)Ärenden kan skapas vid: - Besvarade samtal - Begärd callback (tillbakaringning) - Missade samtal (t.ex. tidig påläggning, röstbrevlåda, vidarekoppling) - Studsade samtal (t.ex. röstbrevlåda eller vidarekoppling) Om ni använder Samtalsinspelning eller Conversation Intelligence läggs inspelning eller transkribering automatiskt till i ärendet. --- ### [](#arendetilldelning)Ärendetilldelning - Kommer snart! --- ### [](#arendebevakning)Ärendebevakning Ställ in hur ni vill bevaka ärenden för att få notiser: - Auto-bevaka ärenden där någon @-nämner en kollega. - Auto-bevaka egna tilldelade ärenden. - Auto-bevaka otilldelade ärenden. --- ### [](#uppfoljning-vs-arende)Uppföljning vs Ärende - Markera samtal som uppföljda när ett ärende stängs i Contact Center. - Stäng ärenden när ett samtal följs upp i svarsgruppen. --- ### [](#koppla-fran-contact-center)Koppla från Contact Center Om en svarsgrupp kopplas bort: - Inga nya ärenden skapas. - Befintliga ärenden inaktiveras. --- ## [](#koppla-e-post-till-contact-center)Koppla E-post till Contact Center 1. Klicka på kugghjuls-ikonen för att öppna organisationsinställningarna. 2. Välj Contact Center och sedan E-post. 3. Klicka på den E-postkanal som ska anslutas. 4. Under Offentlig e-postadress, välj den e-postadress du vill koppla. 5. Klicka på Spara. --- ## [](#koppla-webbchatt-till-contact-center)Koppla webbchatt till Contact Center 1. Klicka på kugghjuls-ikonen för att öppna organisationsinställningarna. 2. Välj Contact Center. 3. Klicka på den webbwidget som ska anslutas. 4. Under Innehåll, välj den webbchatt du vill koppla. 5. Klicka på Spara. --- ## Kostnadsställen 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769579419-kostnadsstallen-101 Lär dig hantera kostnadsställen för bättre fakturering och intern kostnadsfördelning. ### [](#behorighet-som-kravs)Behörighet som krävs: Du behöver ha behörigheten Konto för att kunna hantera kostnadsställen. --- ## [](#hitta-och-aktivera-kostnadsstallen)Hitta och aktivera kostnadsställen Steg 1 – Öppna organisationsinställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. Steg 2 – Gå till företagskonto - Välj Företagskonto i menyn. Steg 3 – Aktivera kostnadsställen (första gången) - Klicka på knappen Aktivera kostnadsställen. --- ## [](#om-kostnadsstallen)Om kostnadsställen - Kostnadsställen används för att skapa tydligare fakturor och underlätta intern kostnadsfördelning. - Ett kostnadsställe kan exempelvis motsvara en avdelning. --- ## [](#sa-fungerar-det)Så fungerar det - Du får automatiskt ett standardkostnadsställe där huvudlicenser placeras, t.ex.: - Växelpaket - Analytics - Insights - Nummer och nummer-serier - Extra svarsgrupper och IVR(Dessa kan inte flyttas till annat kostnadsställe) - På användarnivå kan du välja ett annat kostnadsställe. Då fördelas följande licenser automatiskt: - Samtalsinspelning - Mobilabonnemang - Survey-licenser --- ## [](#fakturering-och-kostnadsstallen)Fakturering och kostnadsställen Grupperad faktura (samlingsfaktura) - En faktura där alla kostnadsställen är separerade, men skickas i samma faktura. Separata fakturor per kostnadsställe - Varje kostnadsställe får en egen faktura (exempel: 3 kostnadsställen = 3 fakturor). Fakturor på olika organisationsnummer - Det går att fakturera olika organisationsnummer, t.ex. i en koncernstruktur. - För att aktivera detta behöver du kontakta oss. --- ## Licenser & användning för AI Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769531722-licenser-anvandning-for-ai Förstå licenser och användning av AI-agenter med detaljerad statistik och översikt. ## [](#forsta-licenser-och-anvandning-for-ai-agenter)Förstå licenser och användning för AI-agenter Här går vi igenom hur du hittar information om licenser och användning för dina AI-agenter i appen. Det är här du ser hur mycket agenterna används, vad som är debiterbart och vilka licenser som är aktiva. --- ## [](#oppna-licenser-och-anvandning)Öppna licenser och användning 1. Klicka på kugghjulet och gå till Organisationsinställningar. 2. Klicka på fliken AI och välj Licenser och användning. Nu ser du översikten med två huvuddelar – AI Voice och AI Messaging. --- ## [](#ai-voice-oversikt-over-samtalsagenter)AI Voice – översikt över samtalsagenter Under fliken AI Voice får du en tydlig bild av alla AI-agenter som hanterar samtal. - I menyn Konfigurera AI Voice kan du även aktivera provperioden för att testa AI-agenterna innan du bestämmer dig samt se prisplan och förbrukning. I tabellen ser du vilka agenter som är aktiva och vilka entiteter de är kopplade till. Du får mer detaljerad statistik per agent, till exempel: - Entitet: visar var agenten är aktiv (t.ex. i en svarsgrupp eller ett telefonnummer). - AI-agent: namnet på agenten - Engagerade samtal, denna månad: hur många samtal agenten har hanterat denna månad - Engagerade samtal, sedan aktivering: hur många samtal agenten har hanterat sedan aktivering - Debiterbara minuter, denna månad: hur mycket tid som räknas som debiterbar denna månad. - Debiterbara minuter, sedan aktivering: hur mycket tid som räknas som debiterbar totalt sedan aktivering. - Ej debiterbara samtal (<15s), denna månad: antal samtal kortare än 15 sekunder under den aktuella månaden. - Ej debiterbara samtal (<15s), sedan aktivering: totalt antal samtal kortare än 15 sekunder sedan agenten aktiverades. Det ger dig snabbt en överblick över hur mycket varje agent används och hur effektivt de presterar. --- ## [](#historik-for-ai-voice)Historik för AI Voice Här ser du förbrukningsdata månad för månad, så att du enkelt kan följa utvecklingen över tid. Om du har rätt behörighet visas även en lista med faktiska samtal, vilket gör det möjligt att granska hur agenterna har presterat i detalj till exempel samtalslängd, tidpunkt och vem som tog emot samtalet. --- ## [](#ai-messaging-oversikt-over-chattagenter)AI Messaging – översikt över chattagenter Under fliken AI Messaging ser du alla AI-agenter som hanterar meddelanden och webbchattar. Här finns flera kolumner med information: - Entitet: visar var agenten används (t.ex. i en viss chattkanal). - AI-agent: namnet på agenten. - Licens: anger om agenten har Unlimited, Trial eller annan licens. - Engagering: visar hur stor andel av ärendena agenten hanterar – t.ex. 100 % av nya ärenden när det är öppet och om den även hanterar ärenden när det är stängt. - Pris: Antal krediter agenter kostar - Engagerade ärenden: hur många konversationer agenten tagit hand om. Det här ger dig en komplett översikt över hur dina messaging-agenter presterar och hur licenserna används i praktiken. --- ## Lyssna av din röstbrevlåda Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769552429-lyssna-av-din-rostbrevlada Så lyssnar du av röstbrevlådan – via appen med Mex eller genom att ringa 144. Det finns två sätt att lyssna av din röstbrevlåda beroende på om du har mex aktiverat eller inte: ### [](#1-spela-upp-och-hantera-rostmeddelanden-i-appen-mex)1. Spela upp och hantera röstmeddelanden i appen (Mex) 1. Öppna appen och klicka på telefonikonen i menyn till vänster. 2. Välj fliken Röstbrevlåda för att visa dina mottagna röstmeddelanden. 3. Klicka på spela-upp-ikonen (play-symbolen) bredvid det meddelande du vill lyssna på. 4. När du lyssnat klart och vill markera meddelandet som uppspelat: - Klicka på de tre prickarna bredvid meddelandet - Välj alternativet Markera som uppspelad. 5. För att markera alla meddelanden som uppspelade, välj alternativet Markera alla som uppspelade i samma meny. ### [](#2-genom-att-ringa-ett-nummer-ej-mex)2. Genom att ringa ett nummer (ej mex) - Ring 144. - Nya meddelanden läses upp först, följt av gamla meddelanden. - När du lyssnat på dina meddelanden kan du göra följande val: - Tryck 6 för att radera ett meddelande. - Tryck 7 för att höra föregående meddelande. - Tryck 8 för att pausa och 8 igen för att starta uppspelningen. - Tryck 9 för att höra nästa meddelande. ### [](#menyval-i-rostbrevladan)Menyval i röstbrevlådan - Tryck 1 för att lyssna på dina meddelanden. - Tryck 2 för att ändra inställningar. - Tryck 0 för att få hjälp. När du trycker på 2 kan du: - Tala in ett nytt meddelande. - Ändra personlig kod. - Stänga av röstbrevlådan. --- ## Samtalsdetaljer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769546606-samtalsdetaljer Funktion för att visa hela samtalets väg i samtalsloggen. ### [](#steg-1-vad-ar-samtalsdetaljer)Steg 1 – Vad är samtalsdetaljer? - Samtalsdetaljer är en funktion i samtalsloggen som visar hela samtalets väg. - Exempel:• Via vilken svarsgrupp samtalet gick. • Vem som kopplade samtalet vidare. • Till vilken person eller grupp samtalet slutligen hamnade. Samtalsdetaljer är aktiverat som standard när du söker i samtalsloggen. --- ### [](#steg-2-aktivera-eller-avaktivera)Steg 2 – Aktivera eller avaktivera - Toggla av för att avaktivera samtalsdetaljer. - Toggla på för att aktivera samtalsdetaljer. --- ## Vobbiz 2.3 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769530937-vobbiz-2-3 Uppdateringar med AI-funktioner för effektiv kommunikation och ärendehantering. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-3)Release notes 2.3 - Uppdatering live: 2024-10-08 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#conversation-intelligence-ci)Conversation Intelligence (CI) Hur många gånger har du sagt att du ska göra något för att sedan glömma bort det helt? En, fem eller femhundra gånger? Det här är vardagen för många av oss när vi jonglerar telefonsamtal, chattar och pratglada kollegor. Med Conversation Intelligence är det här ett minne blott. Med hjälp av AI, NLP och andra smarta tekniker kan vi nu spela in samtal, transkribera och summera dem åt dig. Efter varje avslutat samtal får du en summering direkt i samtalsloggen som även blir sökbar (för när du har glömt samtalet). CI finns tillgängligt för både användare och svarsgrupper, och vi är övertygade om att detta är vår största produktivitetsökning någonsin. CI är en tilläggstjänst som du kan läsa mer om här (kommer snart). ### [](#contact-center-cc)Contact Center (CC) Som ett led i vår produktvision att knyta samman UCaaS¹, CCaaS² och AI, kan vi stolt presentera vår första version av Contact Center i appen. Nu kan du hantera ärenden direkt i appen. Ärenden (eller tickets som det heter på engelska) kan i vår första utgåva komma från följande kanaler: - Chatt - Svarsgrupper (telefonsamtal) Utöver detta kan ni nu även aktivera en webbwidget för att erbjuda chatt som ett alternativ för era kunder på er hemsida. ¹ Unified Communication As A Service ² Contact Center As A Service ### [](#ai-behorigheter)AI: behörigheter Precis som Uncle Ben sa till Spiderman: “With great power comes great responsibility” Det är precis vad AI är – en stor kraft. Beroende på vilken verksamhet ni bedriver kan möjligheten att använda AI variera. Därför har vi gjort det möjligt för er att begränsa användandet av AI i appen. ### [](#ai-oversatt-meddelanden)AI: översätt meddelanden Ibland skriver någon på svenska och sometimes someone uses English. Oroa dig inte. Nu kan du översätta chattmeddelanden direkt i appen med ett knapptryck. ### [](#ai-omformulera-meddelanden)AI: omformulera meddelanden Är du trött på att lägga tid på att skriva välformulerade meddelanden? Våra utvecklare känner likadant. Nu kan du skriva ett meddelande och sedan klicka på revidera för att exempelvis göra texten mer formell, längre eller få den att låta mer som Snoop Dogg. Ovan text omformulerad som Snoop Dogg hade sett ut så här: > Yo, you tired of wastin' time craftin' them well-formulated messages, homie? > > Our developers feel ya, fo' sho'. Now you can just drop a message and hit > > "revise" to flip it up, make it more formal, stretch it out, or give it that > > Snoop Dogg flavor, ya dig? Peace out ### [](#ai-generera-avatar-bakgrundsbild)AI: generera avatar & bakgrundsbild Nu kan du med hjälp av AI generera en egen avatar och eller bakgrundsbild att använda i appen. Låt kreativiteten flöda. ### [](#flyttad-fran-beta-nummeruppslag-som-notis)Flyttad från beta: nummeruppslag som notis Ta emot en notifikation för inkommande samtal på din mobiltelefon, vilket kan inkludera uppringarens namn, företag och svarsgrupp, om tillämpligt. Funktionen är nu flyttad från beta och kräver att du tillåter notiser. ## [](#beta)Beta N/A ## [](#fixar-andringar)Fixar & ändringar ### [](#mobil-notiser)Mobil-notiser Eureka. Nu kan du styra mobilnotiserna via din aktivitetsstatus. Otroligt bekvämt att stänga av notiserna i mobilen när du har statusen Tillgänglig och sitter framför datorn. För vad ska du egentligen med notiserna i mobilen till då? ### [](#ovrigt)Övrigt Om du som läser det här och känner att livet är lite lättare idag jämfört med igår så vet vi varför. Vi har nämligen justerat, skruvat, ändrat och förbättrat lite småsaker. Sånt där som du inte visste att du saknade i livet har vi nu gett dig. Passa på och njut – nu är det medvind och nedförsbacke. --- ## 4. Personlig AI-Telefonist Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769534364-4-personlig-ai-telefonist Hantera inkommande samtal med en personlig AI-telefonist som anpassar sig efter dina behov. ## [](#generell-information)Generell information En personlig AI-telefonist hjälper dig att hantera inkommande samtal på din personliga anknytning. Den kan svara, ta emot meddelanden, koppla samtal eller släppa igenom viktiga personer – helt enligt dina egna regler. Varje användare har sin egen AI-telefonist som kan anpassas efter rollen eller arbetsdagen. --- ## [](#aktivera-personlig-ai-telefonist)Aktivera personlig AI-telefonist ### [](#1-ga-till-personliga-installningar)1. Gå till personliga inställningar Klicka på kugghjulet och välj Personliga inställningar. Gå sedan till Telefon och konferens och välj Personlig telefonist. Här aktiveras din personliga AI-telefonist som kopplas direkt till din personliga anknytning. ### [](#2-aktivera-ai-telefonisten)2. Aktivera AI-telefonisten Klicka på + Aktivera personlig AI-telefonist. Välj den AI-agent du vill använda – till exempel din AI-supportagent, AI-telefonist eller personliga assistent. ### [](#3-ge-ai-telefonisten-en-rollbeskrivning)3. Ge AI-telefonisten en rollbeskrivning Beskriv hur AI-telefonisten ska uppföra sig och vad den får göra. Ju tydligare instruktioner, desto bättre resultat. Exempel: “Om någon ringer och jag är upptagen, ta ett meddelande och fråga när jag kan ringa tillbaka.” ### [](#4-lagg-till-en-halsningsfras)4. Lägg till en hälsningsfras Det är det första som AI-telefonisten säger när ett samtal kopplas upp. Exempel: “Hej! Du har kommit till Lisas personliga assistent. Hur kan jag hjälpa dig?” ### [](#5-stall-in-atgarder)5. Ställ in åtgärder Här väljer du om AI-telefonisten får: - släppa igenom samtal - ta emot meddelanden - skicka SMS - koppla samtal till andra användare eller till röstbrevlådan Du kan aktivera eller inaktivera varje funktion separat. ### [](#6-bestam-vilken-information-ai-telefonisten-ska-ha-tillgang-till)6. Bestäm vilken information AI-telefonisten ska ha tillgång till Under sektionen Information om mig väljer du om den ska få se: - namn - e-postadress - synliga telefonnummer - linjestatus - aktivitetsstatus - organisationskategori - företagsnamn Under Källor för nummeruppslag väljer du var AI-telefonisten får hämta information om uppringare, till exempel: - kollegor - Insights-integrationer - delade kontakter - Easy Teams-, O365- eller Google-kontakter ### [](#7-forhandsgranska-ai-telefonisten)7. Förhandsgranska AI-telefonisten Testa hur den beter sig innan du sparar. På så sätt kan du justera språk och beteende om något inte känns rätt. ### [](#8-spara-installningarna)8. Spara inställningarna Klicka på Spara. Din personliga AI-telefonist är nu aktiv och redo att hantera samtal på din personliga anknytning. --- ## [](#tips)Tips Var tydlig i din rollbeskrivning. Ju mer konkret du beskriver hur AI-telefonisten ska agera, desto bättre tolkar den situationer. Testa olika scenarion. Använd förhandsgranskningen för att se hur AI:n svarar vid t.ex. lunch, möten eller efter arbetstid. Håll åtkomsten rimlig. Ge bara AI-telefonisten tillgång till den information den faktiskt behöver för att utföra sitt uppdrag. --- ## [](#varfor-rollbeskrivningen-ar-avgorande)Varför rollbeskrivningen är avgörande En tydlig och genomtänkt rollbeskrivning är faktiskt den viktigaste faktorn för om AI-agenten lyckas eller inte. Det handlar inte bara om vad agenten ska göra utan också hur den ska uppträda, kommunicera och prioritera i olika situationer. För att få riktigt bra resultat behöver rollbeskrivningen leva och utvecklas över tid. Tänk på den som ett dokument ni ständigt kan justera utifrån hur agenten faktiskt beter sig i verkliga kunddialoger. När ni har aktiverat AI-agenten, ta er tid att se hur den fungerar i praktiken och uppdatera sedan rollbeskrivningen utifrån vad som funkar bra och vad som kan bli ännu bättre. Att skapa en effektiv AI-agent är alltså inget “one and done”-projekt. Det kräver lite engagemang, nyfikenhet och löpande finjustering. Men det är också just det som gör skillnaden för hur bra agenten presterar – och hur väl den lyckas ge era kunder en riktigt bra upplevelse. --- ## App-struktur Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769615315-app-struktur Så skapar du team, kanaler och roller i rätt ordning för en enklare och tydligare struktur. ### [](#rekommenderat-arbetssatt)Rekommenderat arbetssätt För att få en tydlig och effektiv struktur i appen rekommenderar vi att du följer stegen nedan när du skapar ett nytt team: --- ### [](#steg-1-skapa-ett-team)Steg 1 – Skapa ett team - Börja med att skapa ett team, t.ex. Team Support. --- ### [](#steg-2-skapa-kanaler)Steg 2 – Skapa kanaler - Lägg till kanaler, t.ex.: - General - First Line - Second Line - Kända Fel --- ### [](#steg-3-skapa-en-roll)Steg 3 – Skapa en roll - Skapa en roll. - Tilldela rollen rätt team, kanaler och behörigheter. --- ### [](#resultat)Resultat Genom att följa denna ordning blir det enklare att skapa nya användare. - När en ny användare tilldelas en roll får hen automatiskt tillgång till de fördefinierade team, kanaler och behörigheter. --- ## Dela samtalslogg och samtalsinspelningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566410-dela-samtalslogg-och-samtalsinspelningar Guide för att dela samtalsloggar och inspelningar med kollegor via chatt eller SMS. ### [](#steg-1-vem-kan-anvanda-funktionen)Steg 1 – Vem kan använda funktionen? - Organisationer med växelpaketet Unlimited. - Organisationer med växelpaketet Light med tilläggstjänsten Analytics. Observera: När du delar en samtalslogg kan mottagaren i sin tur dela den vidare. Dela endast inspelningar när det är viktigt. --- ### [](#steg-2-dela-pa-dator)Steg 2 – Dela på dator 1. Klicka på ikonen med tre prickar vid samtalet du vill dela. 2. Klicka på ikonen med pilen åt höger. 3. Välj om du vill dela via chatt eller SMS. 4. Lägg till en kommentar (valfritt). 5. Skriv namnet på den användare, kanal eller team du vill dela till. 6. Toggla på Inkludera samtalsinspelning om du vill skicka med inspelningen. 7. Toggla på Inkludera transkription av röstmeddelande om du vill skicka med transkriptionen. 8. Toggla på för att schemalägga sändningstid (valfritt) och välj tid. 9. Klicka på Dela. --- ### [](#steg-3-dela-pa-mobil)Steg 3 – Dela på mobil 1. Tryck på ikonen med tre prickar vid samtalet du vill dela. 2. Tryck på ikonen med pilen åt höger. 3. Välj om du vill dela via chatt eller SMS. 4. Lägg till en kommentar (valfritt). 5. Skriv namnet på den användare, kanal eller team du vill dela till. 6. Toggla på Inkludera samtalsinspelning om du vill skicka med inspelningen. 7. Toggla på Inkludera transkription av röstmeddelande om du vill skicka med transkriptionen. 8. Toggla på för att schemalägga sändningstid (valfritt) och välj tid. 9. Tryck på Dela. --- ### [](#steg-4-viktigt-att-veta)Steg 4 – Viktigt att veta - För att dela via SMS behöver du ha behörighet att skicka System-SMS. --- ## Integrera en svarsservice-tjänst Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769592626-integrera-en-svarsservice-tjanst Integrera en svarsservice-tjänst för realtidsinformation om linje- och aktivitetsstatus. Om funktionen: Vi erbjuder en webhook-funktionalitet som gör det möjligt för svarsservice-företag att integrera sina lösningar med appen. Genom integrationen kan de få tillgång till: - Linjestatus - Aktivitetsstatus - OrganisationsstrukturAllt i realtid. --- ## [](#anslutna-tjanster)Anslutna tjänster Följande svarsservice-tjänster är redan integrerade: - Uniguide - Besvarat - Responda Om din tjänst inte finns i listan, kontakta leverantören för att se om en integration kan skapas. --- ## [](#aktivera-integrationen)Aktivera integrationen Steg 1 – Kontrollera med tjänsteleverantören - Säkerställ att din svarsservice-tjänst har stöd för webhook. Steg 2 – Kontakta oss - Hör av dig till vår support för mer information om hur integrationen aktiveras. Steg 3 – Slutför integrationen - Följ instruktionerna från oss och din tjänsteleverantör för att ansluta tjänsten. --- ## Skapa en webbchatt Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769565202-skapa-en-webbchatt Skapa och hantera webbchattar för att automatiskt generera ärenden i Contact Center. Alla chattar som skapas via webbchatten genererar automatiskt ärenden i Contact Center. ### [](#steg-1-oppna-webbchatt-installningarna)Steg 1 – Öppna webbchatt-inställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster för att öppna organisationsinställningarna. - Välj Contact Center och sedan Webbchattar. ### [](#steg-2-skapa-webbchatten)Steg 2 – Skapa webbchatten 1. Klicka på Skapa en ny webbchatt. 2. Ge webbchatten ett namn, till exempel Customer Care. 3. Ställ in öppettider. 4. Ange välkomstmeddelande för öppettider (exempel: “Välkommen till Företaget, hur kan jag hjälpa dig?”). 5. Ange välkomstmeddelande för stängda tider (exempel: “Välkommen till Företaget, chatten är öppen 08.00–17.00.”). 6. Välj agenter för webbchatten (fler kan läggas till senare). 7. Välj supervisors för webbchatten (fler kan läggas till senare).![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Endast användare med Contact Center Agent-licens kan vara supervisors. 8. Klicka på Spara. ### [](#steg-3-koppla-webbchatt-till-contact-center)Steg 3 – Koppla webbchatt till Contact Center - När webbchatten är skapad, koppla den till en webbwidget. - Följ guiden Koppla webbchatt till Contact Center för att slutföra anslutningen. ### [](#steg-4-ta-bort-webbchatt)Steg 4 – Ta bort webbchatt - Öppna den webbchatt du vill ta bort. - Klicka på Ta bort. - När en webbchatt tas bort: - Chattkanalen försvinner och visas inte längre i widgets. - Alla ärenden arkiveras och kan endast nås av användare med behörighet att ändra organisationsinställningar i Contact Center via sökfunktionen. --- ## Skapa en webbwidget Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769612373-skapa-en-webbwidget Skapa och konfigurera webbwidget med chatt, callback och e-post för din webbplats. ## [](#steg-1-oppna-widgetinstallningar)Steg 1 – Öppna widgetinställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster för att öppna organisationsinställningarna. - Välj Contact Center och sedan Webbwidget. - Klicka på Skapa ny widget. --- ### [](#steg-2-konfigurera-widgeten)Steg 2 – Konfigurera widgeten Obs: Du behöver ha köpt ett kreditpaket för att aktivera widgets och deras funktioner. 1. Aktivera widgeten om du vill att den ska synas direkt på webbplatsen. 2. Ange domän och subdomän där widgeten ska placeras (t.ex. `https://acme.inc/`). 3. Ge widgeten ett namn, till exempel Customer Care. 4. Välj färg på widgeten. 5. Välj ikon som ska visas på webbplatsen. 6. Ställ in språk. 7. Koppla widgeten till en befintlig webbchatt (eller gör detta senare). 8. Ange telefonnummer om du vill visa callback-funktionen (kräver att svarsgruppen har detta aktiverat). 9. Lägg till en e-postadress som ska visas i widgeten. 10. Lägg till kunskapsbaser som ska synas i widgeten som en FAQ 11. Klicka på Skapa för att spara och aktivera. --- ### [](#steg-3-lagg-till-widgeten-pa-webbplatsen)Steg 3 – Lägg till widgeten på webbplatsen - Öppna den widget du nyss skapade. - Klicka på Förhandsgranska (Preview) för att se utseendet och gör eventuella justeringar. - Under Lägg till på webbplatsen kopierar du inbäddningskoden. - Klistra in koden på den plats i din webbplats där widgetens ikon ska visas. --- ### [](#extra-information)Extra information - Callback-funktionen är ett tillägg (add-on) som kan köpas separat. --- ## Starta / pausa en inspelning Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769595631-starta-pausa-en-inspelning Guide för att starta och pausa samtalsinspelningar i ljudkonferenser. ### [](#vem-kan-starta-pausa-en-samtalsinspelning)Vem kan starta & pausa en samtalsinspelning? - Alla användare med behörigheten att göra det ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Det finns två olika typer av behörigheter, en för användare och en för svarsgrupper. ## [](#sa-har-gor-du)Så här gör du Först och främst behöver du vara i ett samtal eller konferens (enbart ljud) för att kunna starta eller pausa en samtalsinspelning. 1. Klicka på inspelningsikonen (Den är vit när samtalet inte spelas in) 2. Ikonen ska nu vara röd och pulsera 3. Klicka på den igen för att pausa ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Om du pausar en inspelning och sedan startar den igen kommer du att få två ljudfiler i samtalsloggen. Den här funktionen används ofta när du behöver censurera delar av ett samtal. --- ## Vobbiz 2.4 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769593655-vobbiz-2-4 Uppdateringar som förbättrar CRM-dokumentation, användarhantering och kalenderintegration. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-4)Release notes 2.4 - Uppdatering live: 2024-12-17 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#summering-av-samtal-loggat-i-ert-crm)Summering av samtal loggat i ert CRM Nu eliminerar vi alla tänkbara ursäkter för att inte dokumentera i ett CRM. Summerade samtal kan nu automatiskt loggas på en kontakt i ert CRM. Funktionen, som kräver Insights, fungerar både för direktsamtal och samtal via svarsgrupper och är givetvis konfigurerbar. ### [](#summering-av-samtal-via-webhook)Summering av samtal via webhook För användare med Conversation Intelligence skickar vi nu även summeringen av samtalet via en anpassad webhook samt webhook för samtalsinspelning. ### [](#valbar-ringsignal)Valbar ringsignal Att årets julklapp blev unisex-doften och inte vår valbara ringsignal är något vi har svårt att acceptera. För vi har slitit hårt. Men inte helt i onödan. Nu kan du välja mellan åtta ringsignaler som internt har beskrivits som “artisanally hand-crafted”. ### [](#battre-hantering-vid-borttagning-av-anvandare)Bättre hantering vid borttagning av användare Även om vi såklart blir ledsna när ni raderar en användare har vi varit snälla och gjort det enklare. Sök upp en användare, klicka på Radera, bekräfta eller schemalägg borttagningen – och vips så är du klar. Nu behöver du inte längre, som tidigare, frilägga nummer och liknande. ### [](#kalendersynk-via-google-workspace)Kalendersynk via Google Workspace Med den här inställningen låter du din Google-kalender styra appens aktivitetsstatus. Du slipper ställa in möten i appen manuellt när de redan är inlagda i kalendern. ### [](#linjestatus-fran-appen-till-microsoft-teams)Linjestatus från appen till Microsoft Teams Som om det inte vore nog med synk åt ena hållet synkar vi nu även status åt andra hållet. Om du pratar i telefon i appen blir du numera automatiskt markerad som upptagen i Teams. ## [](#beta)Beta N/A ## [](#fixar-andringar)Fixar & ändringar ### [](#chatt)Chatt - Fixat så att textinmatningsfältet automatiskt fokuseras efter navigering via snabbnavigering - Fixat ett problem där uppladdade bilder inte alltid fick en förhandsvisning - Ersatt emoji-font så att det fungerar i Chrome 131+ ### [](#entra-id-synk)Entra ID-synk - Nya synkroniserbara fält: avatar, streetAddress, state, city, postalCode, department - Förenklade inställningar för notiser ### [](#conversation-intelligence)Conversation Intelligence - Verktyget för att generera sammanfattningar har uppdaterats och ersatts med en ny version, tidigare tillgänglig som en experimentell funktion. Nu med förbättrad informationssökning om samtalsdeltagare och bättre förståelse för vilken talare som sa vad under samtalet ### [](#webhook-for-samtalsinspelning)Webhook för samtalsinspelning - Möjlighet att skicka samtal i stereoformat ### [](#wallboard)Wallboard I Wallboardtypen Användare kan ni numera inkludera externa samtal i samtalsstatistiken. Ni har tre alternativ att välja mellan: 1. Endast interna samtal 2. Endast externa samtal 3. Alla samtal ### [](#ovrigt)Övrigt - Tagit bort användarens Supervisor-roll från alla svarsgrupper vid nedgradering till en Mobile-licens - Fixat avatar med initialer när användaren inte har någon profilbild i aviseringar i desktopappen --- ## 4. AI-supportagent Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769560740-4-ai-supportagent Aktivera och konfigurera en AI-supportagent för att effektivt hantera kundärenden. ## [](#generell-information)Generell information En AI-supportagent fungerar som en digital kollega som hjälper till att hantera inkommande ärenden via telefon eller chatt. Den kan svara på frågor, lösa enklare ärenden eller koppla vidare till mänskliga agenter vid behov. AI-supportagenten kan användas i både svarsgrupper och webbchattar, och kan kopplas till en kunskapsdatabas för att hämta information och svar. --- ## [](#ai-supportagent-i-svarsgrupp)AI-supportagent i svarsgrupp När AI-supportagenten är aktiverad kan den svara på inkommande samtal enligt de engagemangsregler du ställer in. Den kan hantera alla samtal, en viss andel, eller bara när svarsgruppen är stängd. --- ### [](#sa-har-aktiverar-du-ai-supportagenten)Så här aktiverar du AI-supportagenten ### [](#1-oppna-organisationsinstallningarna)1. Öppna organisationsinställningarna - Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar. - Gå till Telefonisystem och klicka på Svarsgrupper. - Välj den svarsgrupp där du vill aktivera AI-supportagenten. - Scrolla ned tills du ser sektionen AI-supportagent. ### [](#2-aktivera-ai-supportagent)2. Aktivera AI-supportagent - Klicka på menyn AI-supportagent. - Slå på reglaget Aktivera AI-supportagent. - AI-supportagenten kommer att få den prisplan som är angiven underOrganisationsinställningar → AI → Licenser och användning. ### [](#3-valj-ai-agent)3. Välj AI-agent - Under fältet AI-agent väljer du vilken agent som ska användas i kanalen. ### [](#4-stall-in-engagemangsregler)4. Ställ in engagemangsregler Under sektionen Engagemangsregler anger du hur ofta AI-supportagenten ska ta samtal. - Vid öppet: välj engagemangsgrad mellan 0 % (inga samtal) och 100 % (alla samtal).Exempel: Varje samtal har 50 % sannolikhet att hanteras av AI-agenten. Det innebär att det slumpmässigt avgörs per ärende. - Vid stängt: aktivera Engagera alla samtal vid stängt om du vill att AI-agenten ska svara även när svarsgruppen är stängd. ### [](#5-ange-rollbeskrivning)5. Ange rollbeskrivning Skriv en tydlig rollbeskrivning som förklarar vad AI-agenten ska göra. Exempel: > “Hantera inkommande samtal, fråga efter kundnummer och försöka lösa enklare frågor. Vid behov koppla vidare till mänsklig agent.” Rollbeskrivningen hjälper AI:n att förstå sitt uppdrag på samma sätt som du hade instruerat en kollega. ### [](#6-stall-in-halsningsfras)6. Ställ in hälsningsfras Ange den fras som AI-supportagenten ska använda när den svarar. Exempel: > “Hej! Jag är en AI-agent. Hur kan jag hjälpa dig?” ### [](#7-lagg-till-atgarder)7. Lägg till åtgärder Under Åtgärder väljer du hur AI-supportagenten ska agera under samtal. Du kan till exempel: - Avsluta pågående samtal när ärendet är hanterat. - Vidarekoppla till mänsklig agent vid behov om samtalet ska lämnas över. Aktivera reglaget Vidarekoppla till mänsklig agent vid behov om du vill använda den funktionen. ### [](#8-forhandsgranska-ai-supportagenten)8. Förhandsgranska AI-supportagenten Klicka på Förhandsgranska AI-supportagent via chatt för att testa hur agenten beter sig innan du aktiverar den skarpt. ### [](#9-spara)9. Spara När du är klar, klicka på Spara. Din AI-supportagent är nu redo att börja hantera samtal i svarsgruppen. --- ## [](#ai-supportagent-i-webbchatt)AI-supportagent i webbchatt AI-supportagenten kan användas i webbchattar för att hantera kundärenden, besvara frågor och eskalera eller flytta ärenden vid behov. När den är aktiverad fungerar den som en digital kollega som automatiskt tilldelas nya chattar baserat på de engagemangsregler du anger. --- ### [](#sa-har-aktiverar-du-ai-supportagenten-i-en-webbchatt)Så här aktiverar du AI-supportagenten i en webbchatt ### [](#1-oppna-organisationsinstallningarna)1. Öppna organisationsinställningarna - Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar. - Gå till Contact Center och klicka på Kanaler. - Välj den webbchatt du vill aktivera AI-supportagenten i. ### [](#2-aktivera-ai-supportagent)2. Aktivera AI-supportagent - Scrolla ned till sektionen AI-agenter. - Aktivera AI-supportagent genom att slå på reglaget. - Aktiveringen kostar 1 CC-kredit. När funktionen är påslagen kan AI-agenten tilldelas som aktiv agent i nya ärenden. ### [](#3-valj-ai-agent)3. Välj AI-agent Under fältet AI-agent väljer du vilken AI som ska användas för webbchatten. ### [](#4-stall-in-engagemangsregler)4. Ställ in engagemangsregler Under Vid öppet anger du hur ofta AI-supportagenten ska ta chattar. - 0 % innebär att den inte tar några ärenden. - 100 % innebär att den hanterar alla chattar. Exempel: Varje samtal har 50 % sannolikhet att hanteras av AI-agenten. Under Vid stängt kan du aktivera Engagera alla chattar vid stängt för att låta AI-agenten svara även när kanalen är stängd. ### [](#5-skriv-en-rollbeskrivning)5. Skriv en rollbeskrivning Ge AI-supportagenten en tydlig roll, som om du instruerade en kollega. Exempel: > “Fråga alltid efter kundnummer i början av varje chatt, försök lösa ärendet i första hand och eskalera ärendet om det behövs.” ### [](#6-ange-atgarder)6. Ange åtgärder AI-supportagenten kan utföra olika åtgärder under samtal. Här väljer du vilka den ska ha tillgång till: - Avsluta chatt – avslutar chattar när kunden är nöjd med hjälpen. - Eskalering av ärenden – eskalerar till mänsklig kollega vid behov (status Eskalera). - Lösning av ärenden – stänger ärenden när kunden är nöjd (status Löst). - Flytt av ärenden – flyttar ärenden till andra chattar, t.ex. Ekonomigruppen. Du kan ange vilka chattar agenten får flytta ärenden till under Tillåtna kopplingsmottagare. ### [](#7-forhandsgranska-ai-supportagenten)7. Förhandsgranska AI-supportagenten Klicka på Förhandsgranska AI-supportagent via chatt för att testa din konfiguration innan du sparar. ### [](#8-spara-installningarna)8. Spara inställningarna När allt är klart, klicka på Spara. Din AI-supportagent är nu aktiv i vald webbchatt. --- ## [](#tips)Tips - Testa AI-agenten i förhandsgranskningen innan du går live – det gör det enklare att se om rollbeskrivningen fungerar som tänkt. - Börja med en lägre engagemangsgrad för att utvärdera agentens prestation. - Se till att AI-agentens rollbeskrivning och tillgång till åtgärder matchar era interna rutiner. --- ## [](#varfor-rollbeskrivningen-ar-avgorande)Varför rollbeskrivningen är avgörande En tydlig och genomtänkt rollbeskrivning är faktiskt den viktigaste faktorn för om AI-agenten lyckas eller inte. Det handlar inte bara om vad agenten ska göra utan också hur den ska uppträda, kommunicera och prioritera i olika situationer. För att få riktigt bra resultat behöver rollbeskrivningen leva och utvecklas över tid. Tänk på den som ett dokument ni ständigt kan justera utifrån hur agenten faktiskt beter sig i verkliga kunddialoger. När ni har aktiverat AI-agenten, ta er tid att se hur den fungerar i praktiken och uppdatera sedan rollbeskrivningen utifrån vad som funkar bra och vad som kan bli ännu bättre. Att skapa en effektiv AI-agent är alltså inget “one and done”-projekt – det kräver lite engagemang, nyfikenhet och löpande finjustering. Men det är också just det som gör skillnaden för hur bra agenten presterar och hur väl den lyckas ge era kunder en riktigt bra upplevelse. --- ## Contact Center inställningar för en supervisor Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769516361-contact-center-installningar-for-en-supervisor Supervisorguide: hantera agenter, kanaler och inställningar i Contact Center. ## [](#contact-center-installningar-for-en-supervisor)Contact Center inställningar för en supervisor Inställningar i Contact Center för en supervisor Som en supervisor finns det en del inställningar du kan konfigurera. - Endast Contact Center Agent‑användare kan vara supervisor i Contact Center. ### [](#oversikt-over-kanaler)Översikt över Kanaler - I Ärendevyn och fliken Översikt kan du se alla kanaler du övervakar som supervisor. - Där får du överblick över kanalstatus och vilka agenter som är inloggade ### [](#hantera-agenter)Hantera Agenter - Du kan enkelt logga in eller ur agenter direkt från översikten. - Detta gör det möjligt att justera bemanningen i realtid. ### [](#redigera-kanalinstallningar)Redigera Kanalinställningar - För att justera inställningarna för en specifik kanal, klicka på Eclipse‑menyn (de tre prickarna) under varje kanal. - Här kan du anpassa kanalen efter ditt behov som supervisor. ### [](#svarsgrupper)Svarsgrupper - Du kan hantera Svarsgrupper kopplade till Contact Center. ### [](#webbchattinstallningar)Webbchattinställningar - Inställningarna för webbchatt hanteras via en specifik vy. - Här kan du anpassa inställningarna för varje chattkanal som är kopplad till ditt Contact Center. --- ## Hantera lagringsperiod för samtalsinspelningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769571525-hantera-lagringsperiod-for-samtalsinspelningar ### [](#vem-kan-hantera-lagringsperioden-for-samtalsinspelningar)Vem kan hantera lagringsperioden för samtalsinspelningar? Användare med behörigheten telefonisystem kan justera lagringsperioden för inspelningar på både användare och svarsgrupper. ## [](#konfigurera-lagringsperioden)Konfigurera lagringsperioden Du kan enkelt konfigurera lagringsperioden för era samtalsinspelningar, både för användare och svarsgrupper. Samtalsinspelningar raderas enligt principen äldst först och kommer inte längre vara tillgängliga efter att de har tagits bort. ### [](#lagringsperioder)Lagringsperioder - Välj mellan 1, 6, 12, 24, 36, 48, 60, 72, 84 månader eller anpassad - Max 30 000 samtal (användare) - Max 300 000 samtal (svarsgrupp) ## [](#stall-in-lagringsperioden-for-en-anvandare)Ställ in lagringsperioden för en användare 1. Klicka på kugghjulet 2. Klicka på din organisation 3. Expandera telefonisystem 4. Klicka på samtalsinspelning 5. Välj användaren du vill konfigurera genom att expandera den menyn 6. Under lagringsperiod, välj antalet månader du önskar 7. Klicka på spara ## [](#stall-in-lagringsperioden-for-en-svarsgrupp)Ställ in lagringsperioden för en svarsgrupp 1. Klicka på kugghjulet 2. Klicka på din organisation 3. Expandera telefonisystem 4. Klicka på samtalsinspelning 5. Välj svarsgruppen du vill konfigurera genom att expandera den menyn 6. Under lagringsperiod, välj antalet månader du önskar 7. Klicka på spara --- ## Hantera öppettider Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769549723-hantera-oppettider Fixa öppettider och stängningstider i svarsgrupper eller IVR, direkt i appen eller på datorn. ### [](#vilka-kan-justera-oppettiderna)Vilka kan justera öppettiderna? För att justera öppettiderna i en svarsgrupp eller IVR behöver du ha behörigheten Telefonisystem eller vara supervisor. - Behörigheten telefonisystem ger åtkomst till att justera öppettiderna i alla svarsgrupper. - Som supervisor kommer du endast åt öppettiderna i svarsgrupper du övervakar. --- ### [](#andra-oppettider-i-en-svarsgrupp-som-administrator)Ändra öppettider i en svarsgrupp som administratör ### [](#dator)Dator: 1. Klicka på kugghjulet och välj din organisation. 2. Expandera listan telefonisystem och klicka på svarsgrupper. 3. Klicka på den svarsgrupp vars öppettider du vill ändra, och sedan på Schemainställningar. 4. Klicka på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. ### [](#mobil)Mobil: 1. Tryck på kugghjulet och välj din organisation. 2. Expandera listan telefonisystem \*\*\*\*och klicka på svarsgrupper. 3. Klicka på den svarsgrupp vars öppettider du vill ändra, och sedan på Schemainställningar. 4. Tryck på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. --- ### [](#andra-oppettider-i-en-svarsgrupp-som-supervisor)Ändra öppettider i en svarsgrupp som supervisor ### [](#dator)Dator: 1. Klicka på Call Center. 2. Klicka på fliken detaljvy. 3. Klicka på svarsgruppen, sedan på Schemaläggning & välkomstmeddelande, och därefter på Schemainställningar. 4. Klicka på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. ### [](#mobil)Mobil: 1. Tryck på Call Center. 2. Klicka på fliken detaljvy. 3. Tryck på svarsgruppen, sedan på Schemaläggning & välkomstmeddelande, och därefter på Schemainställningar. 4. Tryck på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. --- ### [](#exempel)Exempel Företaget AB ska ha stängt för semester från 2023-07-03 kl 08:00 till 2023-07-30 kl 17:00 och vill visa ett meddelande med information om sina öppettider. 1. Klicka på plustecknet för att lägga in de tider då ni kommer att ha stängt. 2. Ge schemaposten ett namn. 3. Välj Status, i detta fall ska det vara Stängd. 4. Aktivera Endast under en specifik tidsperiod. Då kommer era tider att gälla från startdatumet till slutdatumet. 5. Ange datumen när schemat ska vara aktivt. Det innebär att schemat börjar den 2023-07-03 kl 08:00 och slutar 2023-07-30 kl 17:00. 6. Ni kan välja att upprepa schemat om ni har stängt samma datum varje år. 7. Under Schema anger ni vad schemat avser. Här kan ni välja om ni ska ha stängt hela tidsperioden eller om ni ska ha öppet vissa dagar - i så fall anger ni det här. 8. Under Välkomsthändelse: I detta fall väljer vi att "Spela upp röstmeddelande och lägg på". 9. Klicka på Spara. --- ### [](#andra-oppettider-i-en-ivr-knappvalsmeny-som-administrator)Ändra öppettider i en IVR (knappvalsmeny) som administratör ### [](#dator)Dator: 1. Klicka på kugghjulet och välj din organisation. 2. Expandera listan telefonisystem \*\*\*\*och klicka på knappvalsmenyer. 3. Klicka på den knappvalsmeny vars öppettider du vill ändra, och sedan på Schemainställningar. 4. Klicka på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. ### [](#mobil)Mobil: 1. Tryck på kugghjulet och välj din organisation. 2. Expandera listan telefonisystem och klicka på knappvalsmenyer. 3. Klicka på den knappvalsmeny vars öppettider du vill ändra, och sedan på Schemainställningar. 4. Tryck på plustecknet och lägg önskade öppettider. 5. När ni redigerar era öppettider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer in till er. 6. När ni redigerar era stängningstider, under välkomstmeddelande, välj vad som ska hända när någon ringer till er utanför era öppettider. Ni kan välja mellan att använda standardinställningen för stängd hantering eller att skapa en ny. # [](#hantera-oppettider)Hantera öppettider ## [](#vem-kan-justera-oppettiderna)Vem kan justera öppettiderna? - Behörighet Telefonisystem → ger åtkomst till öppettider för alla svarsgrupper. - Supervisor → kan endast justera öppettider för de svarsgrupper som hen övervakar. --- ## [](#andra-oppettider-i-en-svarsgrupp-administrator)Ändra öppettider i en svarsgrupp (administratör) ### [](#dator)Dator Steg 1 – Gå till svarsgrupper - Klicka på kugghjuls-ikonen och välj din organisation. - Expandera listan Telefonisystem. - Klicka på Svarsgrupper. Steg 2 – Öppna schemainställningar - Välj den svarsgrupp du vill ändra. - Klicka på Schemainställningar. Steg 3 – Lägg till öppettider - Klicka på plustecknet. - Ange önskade öppettider. Steg 4 – Ställ in välkomstmeddelande - Under Öppettider → välj vad som ska hända när någon ringer in. - Under Stängningstider → välj vad som ska hända när någon ringer utanför öppettider. - Du kan använda standardinställning för stängd hantering eller skapa en ny. ### [](#mobil)Mobil Samma steg som ovan, men: - Tryck på kugghjuls-ikonen. - Följ därefter steg 2–4 på samma sätt. --- ## [](#andra-oppettider-i-en-svarsgrupp-supervisor)Ändra öppettider i en svarsgrupp (supervisor) ### [](#dator)Dator Steg 1 – Gå till Call Center - Klicka på Call Center. - Öppna fliken Detaljvy. Steg 2 – Schemainställningar - Välj svarsgruppen. - Klicka på Schemaläggning & välkomstmeddelande. - Gå till Schemainställningar. Steg 3 – Lägg till öppettider & meddelanden - Klicka på plustecknet och ange tider. - Ställ in vad som ska hända vid öppet/stängt på samma sätt som administratör. ### [](#mobil)Mobil Samma steg som ovan, men via appen: - Tryck på Call Center → Detaljvy → välj svarsgruppen. - Följ sedan steg 2–3. --- ## [](#exempel-semesterstangt)Exempel – Semesterstängt Företaget AB vill ha stängt 2023-07-03 kl. 08:00 till 2023-07-30 kl. 17:00. 1. Klicka på plustecknet och skapa en ny schemapost. 2. Namnge posten (t.ex. ”Semesterstängt”). 3. Välj Status: Stängd. 4. Aktivera Endast under en specifik tidsperiod. 5. Ange start: 2023-07-03 kl. 08:00 och slut: 2023-07-30 kl. 17:00. 6. Välj om schemat ska upprepas årligen. 7. Under Schema → ange om ni ska ha helt stängt eller öppet vissa dagar. 8. Under Välkomsthändelse → välj ”Spela upp röstmeddelande och lägg på”. 9. Klicka på Spara. --- ## [](#andra-oppettider-i-en-ivr-administrator)Ändra öppettider i en IVR (administratör) ### [](#dator)Dator Steg 1 – Gå till knappvalsmenyer - Klicka på kugghjuls-ikonen och välj organisation. - Expandera listan Telefonisystem. - Klicka på Knappvalsmenyer. Steg 2 – Öppna schemainställningar - Välj den knappvalsmeny du vill ändra. - Klicka på Schemainställningar. Steg 3 – Lägg till öppettider & meddelanden - Klicka på plustecknet och lägg till önskade öppettider. - Ställ in vad som ska hända vid öppet/stängt på samma sätt som i svarsgrupper. ### [](#mobil)Mobil Samma steg som ovan, men via appen: - Tryck på kugghjuls-ikonen → välj organisation. - Gå till Telefonisystem → Knappvalsmenyer. - Följ sedan steg 2–3. --- ## Licenser i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769591370-licenser-i-appen Utforska våra flexibla växelpaket och användarlicenser för effektiva kommunikationslösningar. ## [](#vaxelpaket)Växelpaket | | Mini | Light | Unlimited | |---|---|---|---| | Svarsgrupp | 1 | 2 | Obegränsat | | IVR | ❌ | 2 | Obegränsat | | Analytics | ❌ | ❌ | ✅ | | Samtalslogg | ❌ | ❌ | ✅ | Begränsningar 1: Ytterligare svarsgrupper går att köpa som tillägg 2: Ytterligare IVR går att köpa till Light-paketet, ej möjligt till Mini 3: Analytics och Samtalslogg går inte att köpa som tillägg till Mini ## [](#anvandarlicenser)Användarlicenser | | Mobil | Pro | CC-agent\* | |---|---|---|---| | Mobilapp | ✅ | ✅ | ✅ | | Svarsgruppsagent | ✅ | ✅ | ✅ | | Dashboard i svarsgrupp | ✅ | ✅ | ✅ | | Linjestatus | ✅ | ✅ | ✅ | | Videosamtal | ✅ | ✅ | ✅ | | VoIP-samtal | ✅ | ✅ | ✅ | | Telefonkonferens | ✅ | ✅ | ✅ | | Videokonferens | ✅ | ✅ | ✅ | | M365-integration | ✅ | ✅ | ✅ | | Google Workspace kalender | ✅ | ✅ | ✅ | | Möjlighet att bjuda in gäster | ✅ | ✅ | ✅ | | Dela filer | ✅ | ✅ | ✅ | | Skapa användare | ✅ | ✅ | ✅ | | Skapa chatt, team och kanal | ✅ | ✅ | ✅ | | Flytta samtal mellan enheter | ❌ | ✅ | ✅ | | Desktop-app | ❌ | ✅ | ✅ | | Webb-app | ❌ | ✅ | ✅ | | Supervisor i svarsgrupp | ❌ | ✅ | ✅ | | Möjlighet att logga in och ur kollegor | ❌ | ✅ | ✅ | | Dela skärm | ❌ | ✅ | ✅ | | Access till Contact Center | ❌ | ❌ | ✅ | - Contact Center-Agent Begränsningar 1: En mobilanvändare kan se en delad skärm i mobilen men inte dela sin egen skärm ## [](#svarsgrupper)Svarsgrupper | | Mobil | Pro | CC-agent | |---|---|---|---| | Antal inloggade agenter | Obegränsat | Obegränsat | Obegränsat | | Antal samtal i kö | Obegränsat | Obegränsat | Obegränsat | | Självservice i mobilen | ✅ | ✅ | ✅ | | Välkomstmeddelande | ✅ | ✅ | ✅ | | Logga in och ur från mobilapp | ✅ | ✅ | ✅ | | Kömeddelande | ✅ | ✅ | ✅ | | Olika ringstrategier till agenter | ✅ | ✅ | ✅ | | Plocka upp samtal ur kö | ✅ | ✅ | ✅ | | Talsyntes | ✅ | ✅ | ✅ | | Röstbrevlåda | ✅ | ✅ | ✅ | | Samtalsöversvämning | ✅ | ✅ | ✅ | | Analytics-koppling | ❌ | ✅ | ✅ | | Självservice i desktop och webb-app | ❌ | ✅ | ✅ | | Logga in och ur från desktop och webb-app | ❌ | ✅ | ✅ | | Supervisor i svarsgrupp | ❌ | ✅ | ✅ | | Logga in och ur andra agenter | ❌ | ✅ | ✅ | | Ärendehantering på svarsgrupp | ❌ | ❌ | ✅ | | Agent i Contact Center-grupp | ❌ | ❌ | ✅ | | Supervisor i Contact Center-grupp | ❌ | ❌ | ✅ | ## [](#tillaggstjanster)Tilläggstjänster | | Mini | Light | Unlimited | |---|---|---|---| | Analytics | ❌ | Tillägg | ✅ | | Samtalslogg | ❌ | Tillägg | ✅ | | Insights | ❌ | Tillägg | Tillägg | | Conversation Intelligence | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Wallboard | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Callback på svarsgrupp | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Entra ID-synk | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Samtalsinspelning användare | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Samtalsinspelning svarsgrupp | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | Survey | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | SMS-portal | Tillägg | Tillägg | Tillägg | | ID-check | Tillägg | Tillägg | Tillägg | Begränsningar 1: Analytics, Samtalslogg och Insights går inte att köpa som tillägg till Mini ## [](#ai)AI Kostnaden för AI-Agenter i Contact Center visas i krediter i Contact Center-matrisen. | AI-Agent | AI Voice Flex | AI Voice Plus | |---|---|---| | Personlig AI-Telefonist | ✅ | ✅ | | AI-Telefonist | ✅ | ✅ | | AI-Supportagent | ❌ | ✅ | ## [](#contact-center-paket)Contact Center-paket ### [](#paket-och-krediter)Paket och krediter | | S | M | L | XL | |---|---|---|---|---| | Inkluderade krediter | 5 st. | 15 st. | 30 st. | 60 st. | | Köp av extra kredit | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Information 1: Krediter används för att köpa kanaler och agentlicenser i Contact Center 2: Extra krediter kan köpas för att skräddarsy ytterligare 3: Vid uppgradering av paket tas köpta extrakrediter bort i den mån det går. Exempel: om Small plus 6 extra krediter uppgraderas till Medium tas kostnaden bort för 6 extra krediter ### [](#licenser)Licenser Med våra Contact Center-paket Small, Medium, Large och XL får du krediter som du själv väljer hur du vill använda. Aktivera agenter, svarsgrupper, chatt, e-post, webbwidgetar eller AI-botar. Du styr själv vilka funktioner som passar ditt Contact Center bäst. | Funktion | Krediter | |---|---| | Webbwidget | 0 kredit | | Chattkanal | 1 kredit | | Svarsgrupp | 1 kredit | | Contact Center Agent | 1 kredit | | E-post | 2 kredit | | AI-bot per kanal | 1 kredit | --- ## Sök och filtrera samtalsloggen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769593531-sok-och-filtrera-samtalsloggen Sök i samtalsloggen efter datum, typ, svarsgrupp och användare. Kräver Unlimited eller Light+Analytics. ### [](#steg-1-vilka-har-atkomst)Steg 1 – Vilka har åtkomst? - Organisationer med växelpaketet Unlimited. - Organisationer med växelpaketet Light som har köpt tilläggstjänsten Analytics. --- ## [](#sok-filtrera-samtal)Sök & filtrera samtal ### [](#steg-2-oppna-samtalsloggen)Steg 2 – Öppna samtalsloggen - Klicka på Call center-ikonen. - Välj Samtalsloggar. - Toggla på Visa samtalsdetaljer om du vill se mer information (t.ex. kopplingar och vem som kopplade samtalet). --- ### [](#steg-3-sok-filtrera-pa-dator)Steg 3 – Sök & filtrera på dator 1. Välj start- och slutdatum. 2. Filtrera på samtalstyp (valfritt). 3. Välj svarsgrupp och/eller användare/telefonnummer. --- ### [](#steg-4-sok-filtrera-pa-mobil)Steg 4 – Sök & filtrera på mobil 1. Välj start- och slutdatum. 2. Filtrera på samtalstyp (valfritt). 3. Välj svarsgrupp och/eller användare/telefonnummer. --- ## Vobbiz 2.5 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769561074-vobbiz-2-5 Uppdateringar om enklare öppettider, automatisk samtalstagging och prioritering av svarsgrupper. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-5)Release notes 2.5 - Uppdatering live: 2025-06-03 - Plattformar: Alla ## [](#nyheter)Nyheter ### [](#enklare-att-hantera-oppettider)Enklare att hantera öppettider Vem älskar inte ordning och reda? Nu kan ni hantera öppettider för allt från svarsgrupper till IVR på ett och samma ställe. Slut på att klicka runt mellan olika menyer. Redigera direkt i den nya tabellvyn (ja, det är sant!), skapa scheman och koppla dem till valfria svarsgrupper utan dubbelarbete. Nya svarsgrupper och IVR:er får det här nya schemat automatiskt, och befintliga kan migreras med en halv twist av automagi. OBS: Era vanliga öppettider, som till exempel mån–fre 08:00–17:00, följer med när ni migrerar. Däremot behöver datumstyrda undantag, som till exempel stängt den 23/6 kl. 08:00–17:00, läggas in på nytt manuellt. Migreringen är enkel att starta, antingen för en enskild svarsgrupp eller flera på en gång. ### [](#automatisk-taggning-av-samtal-med-conversation-intelligence)Automatisk taggning av samtal med Conversation Intelligence Nu slipper du gissa vad samtalet handlade om. Conversation Intelligence taggar nu samtal automatiskt baserat på innehåll och skickar alert till dig när vissa taggar dyker upp, till exempel Missnöjd kund. Nu kan du tagga samtal med fördefinierade taggar. Dessa visas i samtalsloggen, i grafen i svarsgrupperna och i flödeskartor. ### [](#interna-samtal-vip-och-blockerade-nummer)Interna samtal, VIP och blockerade nummer Alla har vi nummer vi gärna svarar på och andra vi helst undviker. Nu kan användare själva markera VIP-nummer (hej chefen) eller blockera mindre populära uppringare (hej försäljare). Vill du vara helt tillgänglig för kollegor kan du välja att alltid släppa fram interna samtal. Detta gäller endast för dina personliga samtal, inte samtal till svarsgrupper eller delade nummer. ### [](#prioritetsnivaer-pa-svarsgrupper)Prioritetsnivåer på svarsgrupper Nu kan du styra vilken svarsgrupp som ska gå först i kön när en agent blir ledig, perfekt när det ringer på flera samtidigt. Med prioritering ser du till att viktiga samtal, som från en VIP-svarsgrupp, alltid får gå före i kön. Rätt samtal till rätt agent, i rätt ordning. ## [](#beta)Beta N/A ## [](#fixar-och-andringar)Fixar och ändringar ### [](#koppla-mobiler-till-fasta-nummer-med-subs)Koppla mobiler till fasta nummer med Subs - Du kan nu koppla mobila abonnemang till fasta nummer även om de ligger hos en annan operatör. ### [](#organisationsinstallningar)Organisationsinställningar - Nu kan du välja att öppna vyn i helskärm om du vill. ### [](#kalender)Kalender - Agendavyn visar nu alla 31 dagar i mars, precis som den ska. ### [](#conversation-intelligence)Conversation Intelligence - Nu kan du lägga till licenser utan att behöva koppla dem direkt. - Vi har bytt till en ny tal till text motor som ger bättre transkriberingar, även när flera språk används i samma samtal. - Sammanfattningar och omskrivningar använder nu en ny, smartare modell. - Längre samtal får nu längre sammanfattningar, mer innehåll utan att något viktigt försvinner. --- ## 4. AI-Telefonist Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769551349-4-ai-telefonist Automatisera inkommande samtal med en AI-telefonist som kopplar och ger svar. ## [](#generell-information)Generell information AI-telefonisten hanterar inkommande samtal automatiskt, kopplar vidare till rätt person och kan ge enkla svar till den som ringer. Den kan även känna igen användare, lämna meddelanden och slå upp information från kopplade system. I den här guiden går vi igenom hur du aktiverar en AI-telefonist i appen. --- ## [](#aktivera-ai-telefonist)Aktivera AI-telefonist ### [](#1-ga-till-organisationsinstallningarna)1. Gå till organisationsinställningarna Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar. Gå till Telefonisystem och klicka på Telefonister. ### [](#2-skapa-ny-ai-telefonist)2. Skapa ny AI-telefonist Klicka på + Skapa ny AI-telefonist. Ange ett namn på telefonisten, till exempel Reception AI eller Växeltelefonist. ### [](#3-valj-ai-agent)3. Välj AI-agent Välj vilken AI-agent som ska agera som telefonist. ### [](#4-lagg-till-supervisors)4. Lägg till supervisors Under Supervisors väljer du vilka som ska ha tillgång till samtalshistoriken via AI-telefonistens kontaktsida. ### [](#5-ange-telefonnummer)5. Ange telefonnummer Skriv in det telefonnummer som inringare når AI-telefonisten på. ### [](#6-fyll-i-faktureringsnummer)6. Fyll i faktureringsnummer Ange vilket faktureringsnummer som debiteras vid vidarekoppling av samtal. ### [](#7-skapa-rollbeskrivning)7. Skapa rollbeskrivning Under Rollbeskrivning anger du hur telefonisten ska uppföra sig och vad den ska göra. En bra rollbeskrivning gör att AI:n förstår sitt uppdrag på samma sätt som en mänsklig kollega. ### [](#8-skriv-en-halsningsfras)8. Skriv en hälsningsfras Detta är det första svaret som AI-telefonisten ger när ett samtal kopplas upp. Exempel: > “Hej och välkommen till oss! Hur kan jag hjälpa dig?” ### [](#9-valj-atgarder)9. Välj åtgärder Under Åtgärder väljer du vad AI-telefonisten får göra: - Lämna meddelanden - Koppla samtal - Skicka SMS ### [](#10-valj-malgrupp-for-atgarder)10. Välj målgrupp för åtgärder Ange vilka användare AI-telefonisten ska kunna interagera med. ### [](#11-lagg-till-anvandare)11. Lägg till användare Under Användare väljer du vilka personer, team eller roller som ska vara tillgängliga för AI-telefonisten. ### [](#12-definiera-samarbeten)12. Definiera samarbeten Ange vilka svarsgrupper, knappval och andra AI-telefonister som den ska kunna samarbeta med. ### [](#13-stall-in-atkomst-till-information)13. Ställ in åtkomst till information Under Åtgärdsmottagare och informationsåtkomst anger du vilken information AI-telefonisten ska kunna slå upp om användare och uppringare. Exempelvis: - namn - e-postadress - linjestatus - aktivitetsstatus - data från kopplingar som HubSpot ### [](#14-forhandsgranska-ai-telefonisten)14. Förhandsgranska AI-telefonisten Klicka på Förhandsgranska för att testa hur AI-telefonisten beter sig innan du sparar. --- ## [](#tips-valj-ratt-atgarder)Tips – välj rätt åtgärder Du väljer själv hur avancerad din AI-telefonist ska vara. En enkel telefonist kan till exempel bara svara, hälsa och koppla samtal. En mer avancerad kan hämta information från system, lämna meddelanden och vidarebefordra SMS. --- ## [](#varfor-rollbeskrivningen-ar-avgorande)Varför rollbeskrivningen är avgörande? En tydlig och genomtänkt rollbeskrivning är faktiskt den viktigaste faktorn för om AI-agenten lyckas eller inte. Det handlar inte bara om vad agenten ska göra utan också hur den ska uppträda, kommunicera och prioritera i olika situationer. För att få riktigt bra resultat behöver rollbeskrivningen leva och utvecklas över tid. Tänk på den som ett dokument ni ständigt kan justera utifrån hur agenten faktiskt beter sig i verkliga kunddialoger. När ni har aktiverat AI-agenten, ta er tid att se hur den fungerar i praktiken och uppdatera sedan rollbeskrivningen utifrån vad som funkar bra och vad som kan bli ännu bättre. Att skapa en effektiv AI-agent är alltså inget “one and done”-projekt – det kräver lite engagemang, nyfikenhet och löpande finjustering. Men det är också just det som gör skillnaden för hur bra agenten presterar och hur väl den lyckas ge era kunder en riktigt bra upplevelse. --- ## Att-göra funktionen i svarsgrupper Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769565807-att-gora-funktionen-i-svarsgrupper Hantera och följ upp missade samtal, röstmeddelanden och callbacks i Att göra-listan. I svarsgrupperna finns en funktion som heter Att göra. Här samlas alla ärenden som agenter behöver följa upp, till exempel missade samtal, röstmeddelanden och manuella callback-önskemål. Så här hittar du inställningarna och använder funktionen. ## [](#hitta-installningarna-for-att-gora)Hitta inställningarna för Att göra 1. Klicka på kugghjulet för inställningar. 2. Välj Organisationsinställningar. 3. Klicka på Telefonsystem. 4. Öppna Svarsgrupper. 5. Välj den svarsgrupp du vill redigera. Du är nu i inställningarna för svarsgruppen. Scrolla en bit ner tills du kommer till sektionen Vy. Här hittar du inställningarna för Att göra. ## [](#vad-som-visas-i-att-gora-listan)Vad som visas i Att göra-listan I Att göra-listan visas följande typer av ärenden: - Senaste manuella callback-önskemålen (om detta är aktiverat). - Senaste röstmeddelanden. - Senaste missade samtal. - Senaste studsade samtal Du kan själv aktivera och inaktivera dessa alternativ beroende på vad ni vill visa i svarsgruppen. ## [](#visuell-att-gora-raknare)Visuell Att göra-räknare I huvudflik (Call Center ionen), kan en visuell räknare visas för att tydligt markera när något nytt finns i Att göra-listan. Du kan välja följande alternativ: - Visa röd räknare för antal ärenden i Att göra-listan. - Visa grå räknare för supervisors. - Visa grå räknare för utloggade agenter. Alla tre räknare är aktiverade som standard och går att inaktivera. ### [](#exempel)Exempel När ett nytt missat samtal registreras visas en röd etta i huvudfliken. När du går in i huvudfliken och ser listan över svarsgrupper visas en röd ikon vid den svarsgrupp där ärendet finns. ## [](#folja-upp-arenden)Följa upp ärenden 1. Klicka på svarsgruppen. 2. Expandera Att-göra sektionen 3. Välj det ärende du vill hantera. 4. Klicka för att bocka av ärendet när du har följt upp det. När ett ärende bockas av markeras det som uppföljt. Detta innebär att: - Det inte längre räknas som missat i statistiken. - Det tydligt syns vilka ärenden som fortfarande behöver åtgärdas. ### [](#detta-galler-for-alla-typer-av-arenden)Detta gäller för alla typer av ärenden - Missade samtal - Röstmeddelanden - Manuella callback-önskemål Samtliga beter sig likadant i Att göra-listan. --- ## Callback Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769522159-callback Låt inringare välja återuppringning istället för kö. Automatisk eller manuell callback med SMS-bekräftelse. ### [](#vem-har-atkomst-till-callback)Vem har åtkomst till callback? - Användare med behörigheten Telefonisystem eller högre kan köpa tilläggstjänsten callback - Alla användare i en organisation med behörigheten Telefonisystem kan hantera callback-tjänsten ### [](#oppna-callback)Öppna callback • Klicka på ikonen med de tre prickarna och välj redigera svarsgrupp och därefter på callback --- ## [](#generell-information)Generell information ### [](#vad-ar-callback)Vad är callback? • Funktionen låter en användare välja att bli uppringd av istället för att sitta kvar i telefonkö. ### [](#vem-kan-hantera-tjansten)Vem kan hantera tjänsten? • Alla som har behörigheten Telefonisystem kan aktivera, inaktivera och ställa in tjänsten efter egna önskemål ### [](#kop-tjansten)Köp tjänsten Du behöver ha behörigheten [konto](https://help.lynes.io/hc/sv/articles/4412293218193) för att kunna köpa tilläggstjänster. --- ## [](#sa-har-anvander-du-callback)Så här använder du callback 1. Klicka på ikonen med de tre prickarna och Redigera svarsgrupp, sedan på Callback. 2. Saknar du licensen kan du köpa den direkt härifrån om du har rätt behörigheter. Har ni köpt licensen kan ni Toggla på för att Aktivera Callback på svarsgruppen. 3. Välj om ni vill ha automatisk callback eller manuell. 4. Ställ in maximal väntetid. Med denna inställning kommer Callback-samtal i telefonkön automatiskt att tas bort och betraktas som missade när tiden överskrids. 5. Aktivera VÄNTETID för att få en avisering när ett callback-samtal har väntat i kön längre än den angivna tiden. 6. Toggla på för att skicka ett automatiskt bekräftelse-SMS till kunden när de har begärt en återuppringning. Det går även att anpassa meddelandet som skickas till kunden. 7. Ställ in anvisningar för inringaren. 8. Ställ in meddelandet som agenten får höra innan uppringningen på callback-samtalet påbörjas. 9. Välj vilket visningsnummer som ska användas vid uppringning av callback-samtal. 10. Klicka på Spara. --- ## [](#skillnaden-mellan-automatisk-och-manuell-callback)Skillnaden mellan automatisk och manuell callback ### [](#automatisk-callback)Automatisk callback - Med funktionen för automatisk callback kommer systemet att automatiskt initiera ett samtal till agenterna när det är kundens tur. Innan uppringningen till kunden startar, kommer agenten att få höra ett röstmeddelande. 1. Lägg till agenter som ska hantera callback-samtalen 2. Välj ringstrategi 3. Ange maximal väntetid. Samtal som går över maximala väntetiden kommer att tas bort från kön och betraktas som missas ### [](#manuell-callback)Manuell callback • Callback samtalen hamnar i samtalsloggen med en särskild ikon. När ett callback samtal har hanterats makeras det som uppföljt i statistiken. --- ## Förstå ärendestatusarna i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769519041-forsta-arendestatusarna-i-contact-center Förstå ärendestatusarna i Contact Center för effektiv hantering av kundärenden. I Contact Center används ärendestatusar för att visa var i hanteringsprocessen ett ärende befinner sig. På så sätt kan både agenter och supervisorer snabbt få överblick, prioritera rätt och följa upp kundärenden på ett strukturerat sätt. Den här guiden förklarar vad varje status betyder och hur de hänger ihop i ärendets livscykel. ## [](#oversikt-over-arendets-livscykel)Översikt över ärendets livscykel Ett ärende kan röra sig genom flera statusar från det att det skapas tills det arkiveras. Det vanligaste flödet ser ut så här: Nytt → Eskalerat → Öppet → Väntar/Parkerat → Löst → Stängt → Arkiverat När ett ärende markeras som Löst stängs det automatiskt efter 7 dagar, och därefter arkiveras det automatiskt natten efter att det stängts. --- ## [](#arendestatusar)Ärendestatusar ### [](#nytt)Nytt Ett nytt ärende har precis skapats och väntar på att tilldelas en agent eller att någon påbörjar arbetet med det. - Statusen visas automatiskt när ett nytt ärende inkommer via e-post, webbchatt eller annan kanal. - Ärenden i status Nytt har ännu inte öppnats av en agent. ### [](#eskalerat)Eskalerat Statusen Eskalerat används när en AI-agent har hanterat ärendet men lämnat över det till en mänsklig agent för vidare hantering. - Det kan bero på att frågan kräver mänskligt omdöme, komplex felsökning eller beslut utanför AI-agentens mandat. - Ärenden i denna status bör prioriteras, eftersom de ofta redan har en pågående kunddialog. ### [](#oppet)Öppet När en agent aktivt arbetar med ett ärende får det status Öppet. - Det innebär att ärendet är under behandling. - Statusen ändras automatiskt när agenten börjar svara eller uppdatera ärendet. ### [](#parkerat)Parkerat Statusen Parkerat används när ärendet tillfälligt pausas. - Exempelvis när agenten väntar på intern information, godkännande eller annan process innan ärendet kan fortsätta. - Ärenden i denna status följs ofta upp manuellt för att inte fastna. ### [](#vantar)Väntar Används när agenten har svarat kunden och väntar på återkoppling. - Så länge kunden inte svarat ligger ärendet kvar i Väntar. - När kunden återkommer ändras statusen automatiskt tillbaka till Öppet. ### [](#lost)Löst När agenten bedömer att kundens fråga är besvarad eller problemet åtgärdat markeras ärendet som Löst. - Ärendet är då färdighanterat, men kunden kan fortfarande svara och öppna upp det igen. - Om inget svar kommer från kunden inom 7 dagar stängs ärendet automatiskt. ### [](#stangt)Stängt Statusen Stängt visar att ärendet är helt avslutat och inte längre kan ändras eller öppnas på nytt. - Ärendet finns kvar i systemet för historik och statistik. - Dygnet efter att ett ärende stängts arkiveras det automatiskt. ### [](#arkiverat)Arkiverat Ett arkiverat ärende är helt färdigbehandlat och flyttas från aktiv visning till arkivet. - Arkivet används för sökning, uppföljning och rapportering. - Alla detaljer sparas, men ärendet kan inte längre öppnas eller ändras. --- ## [](#tips)Tips - Du kan filtrera på status i ärendeöversikten för att se alla ärenden i ett visst steg, till exempel alla parkerade eller väntande ärenden. - Supervisorer kan använda statusar för att skapa vyer och bevaka ärendeflödet, precis som beskrivs i Zendesk-exemplet där vyer används för att gruppera ärenden efter status. --- ## Input-insamlare Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769551647-input-insamlare Skapa en Input-insamlare för effektiv datainsamling via telefonisystem. ## [](#skapa-en-input-insamlare)Skapa en input-insamlare En input-insamlare används för att samla in uppgifter från inringaren innan eller under ett samtal. Det kan till exempel vara kundnummer, personnummer eller identifiering via BankID. I den här guiden skapar vi en input-insamlare för BankID och kopplar den sedan till en svarsgrupp. --- ## [](#1-skapa-en-ny-input-insamlare)1. Skapa en ny input-insamlare 1. Klicka på kugghjulet. 2. Gå till Organisationsinställningar. 3. Expandera Telefonsystem. 4. Klicka på Input-insamlare. 5. Klicka på Skapa input-insamlare. 6. Ange ett namn, till exempel BankID. 7. Ange ett visningsnamn, till exempel BankID. Visningsnamnet är det namn som visas i anslutning till den insamlade informationen. --- ## [](#2-valj-inmatningstyp)2. Välj inmatningstyp Här väljer du vilken typ av input-insamlare du ska skapa. Du kan välja mellan: - Anpassad inmatningstyp – samlar in valfri numerisk inmatning, till exempel pinkod, kundnummer eller liknande. - Personidentifiering med BankID – samlar in svenskt personnummer och verifierar personen med BankID. Välj det alternativ som passar den information du vill samla in från inringaren. --- ## [](#3-valj-webhook-eller-leverantor)3. Välj webhook eller leverantör Under Webhook-anslutning kan du koppla input-insamlaren till externa system. - Om du använder en extern leverantör via webhook väljer du den under Välj webhook. - Om ingen webhook ska användas kan du lämna fältet tomt. --- ## [](#4-valj-aktiveringslage)4. Välj aktiveringsläge Under Aktivering styr du hur input-insamlaren ska startas. Du kan välja mellan: - Inringaren eller agenten aktiverarInringaren kan aktivera insamlingen innan kö, och agenten kan aktivera den under samtalet. - Automatiskt innan köInput-insamlingen startar automatiskt innan kö och blir obligatorisk. - Agent aktiverar under samtalInput-insamlingen kan bara startas av en agent under samtalet. Välj det alternativ som passar bäst för ert flöde. --- ## [](#5-stall-in-aktivering)5. Ställ in aktivering När du har valt aktiveringsläge anger du hur inringaren startar insamlingen. 1. Ange knapp för aktivering, till exempel `*`. 2. Ange aktiveringstimeout. - Minsta värde: 5 sekunder - Högsta värde: 60 sekunder 3. Lägg till ett aktiveringsmeddelande om inringaren ska få instruktioner innan insamlingen startar. Exempel på aktiveringsmeddelande: > Tryck stjärna för att identifiera dig med BankID. --- ## [](#6-stall-in-input-insamling)6. Ställ in input-insamling Under Input-insamling anger du hur själva inmatningen ska fungera. För BankID kan du till exempel ställa in: - Personnummerlängd – välj om personnummer ska anges med 10 eller 12 siffror. - Avsluta med fyrkant – aktivera om inringaren ska avsluta inmatningen med `#`. - Input-timeout – hur länge systemet ska vänta på input efter att insamlingen har aktiverats. - Minsta värde: 10 sekunder - Högsta värde: 60 sekunder Om ingen input tas emot inom den valda tiden avbryts insamlingen. --- ## [](#7-lagg-till-meddelanden)7. Lägg till meddelanden Du kan lägga till meddelanden som spelas upp för inringaren under flödet. Vanliga meddelanden är: - Meddelande för inmatning av personnummerSpelas upp när inringaren ska ange sitt personnummer. - Meddelande vid identifieringSpelas upp efter att personnumret har angetts, till exempel med instruktion om att öppna BankID-appen. - Meddelande vid nytt försökSpelas upp om identifieringen misslyckas och inringaren får försöka igen. - BekräftelsemeddelandeSpelas upp efter en lyckad identifiering. Du kan även välja röst och talsyntes för meddelandena om det är aktiverat i systemet. --- ## [](#8-stall-in-identifiering)8. Ställ in identifiering Under identifieringsinställningarna anger du hur BankID-flödet ska hanteras. 1. Ange identifieringstimeout – hur länge systemet ska vänta på att inringaren slutför identifieringen. 2. Ange antal försök vid misslyckad identifiering. 3. Välj vad som ska hända vid misslyckande, till exempel: - Släpp igenom utan åtgärd - Avbryt samtalet - Skicka vidare enligt valt flöde Välj det alternativ som passar bäst för hur ni vill hantera inringare som inte kan slutföra identifieringen. --- ## [](#9-skapa-input-insamlaren)9. Skapa input-insamlaren När alla inställningar är klara klickar du på Skapa. Input-insamlaren är nu skapad och kan användas tillsammans med BankID. --- ## [](#10-koppla-input-insamlaren-till-en-svarsgrupp)10. Koppla input-insamlaren till en svarsgrupp För att input-insamlaren ska användas i samtalsflödet behöver den kopplas till en svarsgrupp. 1. Gå till den svarsgrupp där input-insamlaren ska användas. 2. Öppna svarsgruppsinställningarna. 3. Gå till Input-insamlare. 4. Välj den input-insamlare du precis skapade. 5. Spara ändringarna. När detta är klart kan input-insamlaren aktiveras enligt det aktiveringsläge du valt. Insamlad input visas även i toasts för inkommande samtal samt i dialern. --- ## Metriker 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769560372-metriker-101 Förklaring av alla metriker i svarsgrupper: servicenivå, väntetid, samtalstid, studsade och graf. Under respektive kategori kan du läsa hur olika samtal klassas och vad som räknas in under en typ av samtal. T.ex. studsade - vidarekopplade. ### [](#live)Live - Agenter redo: En agent klassas som redo när hen är: inloggad i svarsgruppen och tillgänglig för att ta emot samtal i svarsgruppen. Antal agenter redo redovisas i förhållande till antalet agenter redo + antalet upptagna agenter, till exempel 1 av 3. - Upptagna agenter: En agent klassas som upptagen när hen är är inloggad i svarsgruppen, samt tillfälligt otillgänglig för att ta emot samtal. Att vara tillfälligt otillgänglig kan bero på att agenten är upptagen i ett pågående samtal, tar emot ett samtalsförsök, är upptagen med efterarbete, eller är tillfälligt upptagen i en aktivitetsstatus (med återstående varaktighet om max 5 minuter). - Väntande samtal: Antal väntande samtal i svarsgruppen, d.v.s. samtal som ännu inte besvarats - Pågående samtal: Antal samtal som pågår i svarsgruppen - Väntetid - nuvarande: Nuvarande längsta väntetid i svarsgruppen. D.v.s. om ni har två samtal som väntar räknas det med längst väntetid. När det samtalet besvaras ändras siffran till det samtalet som tidigare var näst längst. ### [](#serviceniva)Servicenivå - Servicenivå: Procentuellt värde, besvarade samtal inom uppsatt värde, genom antalet samtal besvarade senare än uppsatt värde. Exempelvis 8 av 10 samtal besvarade inom uppsatt värde innebär en servicenivå på 80%. 90 sekunder är standard. ### [](#inkommande)Inkommande - Inkommande - alla: Alla gruppens inkommande samtal. De inkluderar även studsade samtal. - Inkommande- ej studsade: Alla gruppens inkommande samtal förutom studsade samtal. - Besvarade: Alla inkommande samtal som blivit besvarade av en agent ### [](#besvarade)Besvarade - Besvarade: Alla inkommande samtal som blivit besvarade - Besvarade – i tid: Alla inkommande samtal som blivit besvarade inom uppsatt servicenivå. - Besvarade – sent: Alla inkommande samtal som blivit besvarade utanför uppsatt servicenivå. ### [](#utgaende)Utgående - Utgående samtal: Alla utgående samtal ### [](#studsade)Studsade - Studsade - alla: Alla samtal som studsat, vilket innebär att samtalet aldrig har ringt ut på svarsgruppen. Det kan ske när någon ringer utanför era öppettider eller att inringaren lägger på under tiden då ett välkomstmeddelande läses upp - Studsade - vidarekopplade: Samtal som studsat och vidarekopplats till annat nummer eller grupp - Studsade - röstbrevlåda: Samtal som studsat och skickats till en röstbrevlåda - Studsade - övriga: Övriga studsade samtal (ej vidarekopplade och röstbrevlåda) ### [](#missade)Missade - Missade - alla: Alla gruppens missade, alltså obesvarade samtal, frånsett studsade samtal. - Missade - tidig påläggning: Missade samtal där inringaren lagt på inom bottenvärde för er servicenivå. Det vill säga tidig påläggning. Standardvärdet är 10 sekunder. - Missade - vidarekopplade: Missade samtal som vidarekopplats, till exempel via en inställning för maximal väntetid. - Missade - röstbrevlåda: Missade samtal som gått till röstbrevlåda, till exempel via en inställning för maximal väntetid. - Missade - övriga: Övriga missade samtal (ej vidarekopplade & röstbrevlåda) ### [](#tider)Tider - Väntetid, medelvärde - missade: Svarsgruppens väntetid för missade samtal, medelvärde. Total väntetid för missade samtal delat med antalet missade samtal. - Väntetid, medelvärde - besvarade: Svarsgruppens väntetid för besvarade samtal, medelvärde. Total väntetid för besvarade samtal delat med antalet besvarade samtal. - Väntetid, medelvärde - alla: Svarsgruppens väntetid, medelvärde. Både missade och besvarade samtal. - Väntetid, senaste - missade: Tiden det senaste missade samtalet väntande innan hen la på - Väntetid, senaste - besvarade: Tiden det senaste besvarade samtalet fick vänta - Samtalstid, medelvärde: Total samtalstid, medelvärde. Gruppens alla samtal delat med antalet besvarade samtal. - Samtalstid, senaste: Tid för senaste samtalet i gruppen ### [](#uppfoljda)Uppföljda - Uppföljda - alla: Alla uppföljda samtal & SMS - Uppföljda - studsade: Alla uppföljda studsade samtal, vilket innebär att samtalet aldrig har ringt ut på svarsgruppen. Det kan ske när någon ringer utanför era öppettider eller att inringaren lägger på under tiden då ett välkomstmeddelande läses upp - Uppföljda - missade: Alla uppföljda missade samtal, samtal som ni inte hunnit besvara - Uppföljningssamtal: Alla uppföljda samtal - Skickade SMS: Alla uppföljda via SMS ### [](#ovriga)Övriga - Vidarekopplade - alla: Alla samtal som kommit in på gruppen och vidarekopplats. Observera, det gäller ej samtal som en agent kopplar vidare, utan gruppens regler kopplar samtalet vidare till t.ex. en fallback. - Röstbrevlåda - alla: Alla samtal som hamnat i en röstbrevlåda för svarsgruppen ## [](#graf)Graf I grafen ritar appen ut alla svarsgruppens samtal under dagen. Beroende på typ av samtal får pricken en färg. Om du svävar med muspekaren ovanför en prick får du mer information. Du kan även klicka på en samtalstyp ovanför grafen för att exkludera den. ### [](#samtalstyper)Samtalstyper - Studsat: Samtal som studsat, ett studsat samtal kan uppstå när någon ringer er utanför svarsgruppens öppettider. - Missat: Ej studsade samtal som missats, alltså blivit obesvarade - Röstbrevlåda: Samtal som har hamnat i en röstbrevlåda, kan ske när gruppen är öppen och stängd beroende på regler i svarsgruppen - Vidarekopplat: Samtal som har vidarekopplats till en annan svarsgrupp/annat nummer, kan ske när gruppen är öppen och stängd beroende på regler i gruppen - Uppföljt: Beta-funktion - Besvarat: Samtal som har besvarats i gruppen - Pågående: Pågående samtal i gruppen - Väntande: Samtal som väntar i kö ### [](#fortydligande-exempel)Förtydligande & exempel Om du jämför grafen med värdena i era metriker kan dem ibland skilja sig åt. Det beror på att ett samtal i grafen enbart kan ha en färg, medan ett samtal i dashboarden kan vara studsat - röstbrevlåda. Så här fungerar det: - I dashboarden kan ett samtal vara studsat - röstbrevlåda. Det kan vara ett samtal som kommit in och har enligt gruppens regler hamnat i en röstbrevlåda. Det kan bero på kötid, lunchstängt eller liknande. - Om du tar samma samtal i grafen kommer det ritas ut som röstbrevlåda, det för att ett samtal får en färg i grafen - vilken är slutdestinationen --- ## MSI-paket Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769564953-msi-paket MSI-installationspaket för användare och administratörer med olika installationsalternativ. ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Download the MSI-package [here](https://lynes.io/appar) ## [](#msi-installer)MSI-Installer Two versions: admin and user - Admin is called `lynes-admin.msi` - User is called `lynes.msi` ## [](#admin)Admin - Will need admin privileges when installing. - App will be installed in `%ProgramFiles%\\lynes` and be available for all users on the computer. - Shortcut is created on all users' desktop. - When a user starts the app, settings will be stored in `%AppData%\\Roaming\\lynes`. - Tested with msiexec (run PowerShell as admin): - Install ```plain msiexec /i lynes-admin.msi ``` - Quiet install with no visible UI ```plain msiexec /i lynes-admin.msi /qn ``` - Uninstall ```plain msiexec /x lynes-admin.msi ``` ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Admin version will not auto-update! ## [](#user)User - Will be installed for a single user. - App will be installed in: `%AppData%\\Local\\Programs\\lynes` - User settings will be stored in: `%AppData%\\Roaming\\lynes` - User version will auto-update. --- ## Radera samtalsinspelningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769570060-radera-samtalsinspelningar Radera samtalsinspelningar enkelt med rätt behörighet och följ stegen i guiden. ### [](#vem-kan-radera-samtalsinspelningar)Vem kan radera samtalsinspelningar? - Användare med behörighet kan radera sina egna inspelningar - Supervisors och agenter (egna inspelningar i grupp samt andras inspelningar i grupp) kan radera inspelningar när de har blivit tilldelade behörigheten - Användare i listan “fullständig sök- & uppspelningsbehörighet” kan radera alla inspelningar ## [](#radera-dina-inspelningar)Radera dina inspelningar Om du har behörigheten kan du enkelt radera dina inspelningar genom stegen nedan. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Du kan även radera flera inspelningar samtidigt. Se guiden längst ner för bulk-radering. 1. Klicka på telefoni 2. Klicka på samtalslogg 3. Klicka på Alla 4. Klicka på menyn för den inspelning du vill radera 5. Klicka på Radera 6. Klicka på Ja ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Du kan inte återställa raderade inspelningar. När du accepterar borttagningen går de inte att få tillbaka. ## [](#radera-inspelningar-fran-en-svarsgrupp-andra-anvandare-eller-radera-i-bulk)Radera inspelningar från en svarsgrupp, andra användare eller radera i bulk 1. Klicka på operatör 2. Klicka på Samtalsloggar 3. Gör en sökning 4. På samtalet vars inspelning du vill radera 5. Klicka på menyn 6. Klicka på Radera 7. Klicka på Ja För att radera i bulk (flera inspelningar samtidigt): 1. Följ steg 1–3 ovan 2. Markera samtalen vars inspelningar du vill radera 3. Under resultat, klicka på menyn 4. Klicka på Radera 5. Klicka på Ja ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Du kan inte återställa raderade inspelningar. När du accepterar borttagningen går de inte att få tillbaka. --- ## Snabbtangenter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769554374-snabbtangenter I appen finns det genvägar som gör att du kan navigera och agera snabbare. I appen finns det genvägar som gör att du kan navigera och agera snabbare. Observera: Snabbtangenter fungerar endast i datorapplikationen och i webbläsaren. --- ## [](#visa-menyn-for-snabbtangenter)Visa menyn för snabbtangenter ### [](#steg-1-oppna-menyn)Steg 1 – Öppna menyn - Tryck på Shift + ?eller - Klicka på frågetecknet (?) och välj Snabbtangenter. Tips: Snabbtangenter är standard för alla användare och kan inte anpassas. --- ## [](#sidspecifika-snabbtangenter)Sidspecifika snabbtangenter - Återgå: `Esc` - Kontomeny: `B` - Nytt samtal: `C` - Skapa: `S` - Snabbnavigator: `Q` --- ## [](#globala-snabbtangenter)Globala snabbtangenter - Svara: `A` - Stäng: `Esc` - Lägg på: `H` - Mute: `M` - Parkera / återuppta: `P` - Koppla: `T` - Aviserad koppling: `-` - Direktkoppling: `*` --- ## Statistiköversikten i samtalsloggen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769563406-statistikoversikten-i-samtalsloggen Få insikter om samtalsloggar med statistiköversikten och agentresultat. ### [](#steg-1-vem-har-atkomst)Steg 1 – Vem har åtkomst? - Alla användare i en svarsgrupp. - Supervisors i gruppen. - Användare med behörigheten Fullständig sök- och uppspelningsbehörighet. Statistiköversikten visar en leaderboard och en översikt för de grupper du har valt i din sökning. --- ### [](#steg-2-oppna-statistikoversikten)Steg 2 – Öppna statistiköversikten 1. Gör först en sökning i samtalsloggen. 2. Klicka på Visa statistiköversikt. --- ### [](#steg-3-leaderboard)Steg 3 – Leaderboard - Visar resultat per agent i svarsgruppen:• Utgående samtal • Inkommande besvarade • Inkommande avbrutna --- ### [](#steg-4-statistikoversikt)Steg 4 – Statistiköversikt - Presenterar gruppens totala prestation samt vilka agenter som presterar bäst. - Detaljerad statistik visar:• Inkommande samtal • Utgående samtal • Missade samtal • Medelvärde på samtalstid • Total samtalstid - På agentnivå visas samma statistik, men uppdelad per agent. --- ## Uppföljning via samtalshistorik Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769604440-uppfoljning-via-samtalshistorik Följ upp missade samtal via samtalshistoriken. Markera som uppföljt, lägg till kommentarer och skicka SMS. ### [](#vem-kan-folja-upp-ett-samtal-i-en-svarsgrupps-samtalshistorik)Vem kan följa upp ett samtal i en svarsgrupps samtalshistorik? - Alla agenter i svarsgruppen - Alla supervisors i svarsgruppen ### [](#sa-har-fungerar-det)Så här fungerar det I en svarsgrupps samtalshistorik kan du enkelt följa upp missade och studsade samtal. Om du markerar ett samtal som uppföljt här kommer det att flyttas i er Dashboard och Graf, från missat samtal till uppföljt samtal. --- ### [](#folj-upp-ett-samtal)Följ upp ett samtal 1. Ring upp det missade samtalet 2. Klicka på bock-ikonen 3. Skriv en eventuell kommentar 4. Klicka på bock-ikonen Din kommentar blir synlig för alla i gruppen och lagras på samtalsloggen. ### [](#folj-upp-ett-samtal-med-sms)Följ upp ett samtal med SMS För att kunna skicka system‑SMS behöver du ha behörighet till det. 1. Klicka på ikonen med de tre prickarna 2. Klicka på nytt SMS 3. Fyll i fälten 4. Klicka på skicka Ditt SMS lagras på loggen och blir synligt för alla i gruppen. Observera att systemet inte tar emot SMS och kan därför inte lagra dem i samtalsloggen. --- ## Vobbiz 2.6 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769546580-vobbiz-2-6 Nya AI-agenter och förbättrade funktioner för effektivare kundhantering. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-6)Release notes 2.6 - Uppdatering live: 2025-10-21 - Plattformar: Alla # [](#nyheter)Nyheter ## [](#ai)AI Nu lanserar vi våra AI-agenter! Vi har AI-Telefonist, Personlig AI-Telefonist och AI-supportagent! ### [](#ai-supportagent)AI-Supportagent AI-supportagenten hanterar samtal och chatt och kan lösa vanliga frågor direkt, eller eskalera dem med en tydlig sammanfattning. Det betyder att kunder slipper upprepa sig, samtidigt som du sparar tid och ger smart support dygnet runt. ### [](#personlig-ai-telefonist)Personlig AI-telefonist Den personliga AI-telefonisten filtrerar och prioriterar samtal åt dig. Viktiga kontakter släpps igenom, störande samtal blockeras och meddelanden fångas upp när du inte kan svara. Allt görs efter dina regler och preferenser, så att du kan fokusera ostört – utan att missa något viktigt. ### [](#ai-telefonist)AI-telefonist Med AI-telefonisten behöver du aldrig oroa dig för att missa ett samtal. Den svarar automatiskt, informerar om öppettider, kopplar vidare, eller tar emot meddelanden när ingen är tillgänglig. En professionell assistent som jobbar dygnet runt och avlastar personalen. ## [](#contact-center-e-postkanal)Contact Center - e-postkanal Contact Center har blivit ännu mer kraftfullt. Du kan nu hantera ärenden direkt i plattformen, tilldela dem till kollegor, bevaka och slå ihop ärenden eller till och med flytta dem mellan olika kanaler – till exempel från chatt till e-post. Dessutom stöds nu e-post som kanal, vilket innebär att inkommande och utgående mejl hanteras tillsammans med chatt- och telefoni-kanaler. Du kan även skapa välkomstmeddelanden och stängtmeddelanden för inkommande mejl, så kunder alltid får tydlig återkoppling – oavsett när de hör av sig. ## [](#snabbnavigator)Snabbnavigator Nu kan du själv välja exakt vad som ska visas i Snabbnavigatorn – och dessutom hoppa direkt till rätt svarsgrupp. Du kan också ha olika inställningar för mobilen och datorn, så att allt fungerar som du vill, oavsett var du jobbar ifrån. Personliga Inställningar → Utseende → Visuell stil → Snabbnavigator ## [](#anvandaraktivitet)Användaraktivitet Vi har gjort det enklare att förstå kollegornas status. Nu kan varje användare välja hur detaljerad informationen ska vara. I det förenklade läget ser du bara om kollegorna är aktiva eller inte, alltså grönt eller rött. Om du istället väljer avancerat läge får du en mer detaljerad vy med färgerna grön, gul och grå, som visar olika tillgänglighetsnivåer. Du kan även välja att dölja “senast sedd” i appen om du vill. Dessutom går det att ha olika inställningar för mobilen och datorn. Allt detta ställer du in under Personliga inställningar → Utseende → Visuell stil → Användaraktivitet. ## [](#samtalslogg)Samtalslogg Du kan nu välja sorteringsordning (stigande/fallande) och söka efter samtal med specifika taggar. ## [](#personliga-etiketter)Personliga etiketter Har du Conversation Intelligence aktiverat? Då kan du nu skapa och hantera personliga etiketter för dina samtal. Det gör det enklare att hålla ordning och hitta rätt samtal snabbare. Varje användare har egna taggar som kan kopplas till samtal. Du kan även skapa automatiska taggar, som märker samtal automatiskt utifrån dina inställningar. Allt ställs in under Personliga inställningar → Etiketter, där du kan skapa, redigera och aktivera dina taggar. ## [](#callback)Callback Callback har fått flera förbättringar. Det finns nu en dedikerad lista för manuella återuppringningar i svarsgruppens dashboard, tillsammans med listorna för väntande och pågående samtal. När någon begär återuppringning via webbwidgeten kan de nu också lägga till en kort beskrivning om varför de vill bli kontaktade. Dessutom går det att aktivera röstbrevlåda som sista steg i återuppringningsflödet, så att den som ringer kan lämna ett meddelande med mer information. Denna funktion gäller endast för manuella återuppringningar. ## [](#dagens-schema)Dagens schema Kontaktkortet visar nu en kollegas synkade kalenderhändelser och arbetstider i dagens schema direkt i appen. Kalenderhändelserna matchas mot de aktivitetsstatusar du har valt, vilket betyder att du bara ser den kommande aktiviteten på kontaktkortet, inte själva kalenderhändelsen. Synligheten styrs helt via varje användares personliga inställningar under Aktivitetsstatus → Kalenderintegration, så du väljer själv vad andra kan se. ## [](#insights)Insights Du kan nu välja att utesluta interna samtal från den data som skickas till integrationer. Dessutom går det att utesluta sammanfattningar från Conversation Intelligence utan att det påverkar loggningen i övrigt. För att ändra detta klickar du på den integration du vill redigera. Gå sedan till Organisationsinställningar → Insights → Insights – Integrationer → Redigera integration. Där kan du slå av eller på loggning av interna samtal samt välja om sammanfattningar från Conversation Intelligence ska loggas. ## [](#text-to-speech)Text-to-Speech Vi har byggt om hela röstmotorn från grunden. Nu har du full kontroll över hur rösterna låter och används – både för Text-to-Speech och AI-agenterna. Du kan välja standardröst, justera volym och hastighet och använda samma röst oavsett språk. De nya rösterna bygger på moderna språkmodeller, men de gamla finns kvar för den som gillar det klassiska. Alla röster är flerspråkiga och fungerar sömlöst för både TTS och AI-röstagenter. Som administratör kan du styra vilka röster som är tillgängliga, sätta standardröst för organisationen, finjustera volym och hastighet samt lägga till ett uttalslexikon för till exempel företagsnamn. I TTS-editorn går det dessutom att välja språk per stycke, justera pauser och ange standardröst direkt i texten. Inställningarna hittar du nu under Organisationsinställningar → Telefonisystem → Röster. ## [](#input-insamlare)Input insamlare Nu introducerar vi Input insamlare, en ny funktion som hjälper dig samla in värdefull information från inringare – helt automatiskt. Perfekt om du vill att kunden till exempel anger sitt kundnummer innan samtalet kopplas vidare. Det gör att du sparar tid, minskar manuell hantering och får mer strukturerad data direkt i samtalsflödet. Du hittar inställningen i Organisationsinställningar → Telefonisystem → Svarsgrupper, under menyn Input-insamlare. Dessutom integreras Input Insamlare smidigt med Insights-webhooks, så att den insamlade informationen enkelt kan skickas vidare till dina system för analys eller uppföljning. ## [](#analytics)Analytics Analytics har fått en rejäl uppgradering med fler filter och tydligare insikter. Du kan nu filtrera statistik efter samtalstyp (extern eller intern) och roll (personlig eller agent). Taggar visas per användare och svarsgrupp, vilket gör det enklare att se hur de används. Den nya användardialogen visar totalstatistik, vanligaste samtalspartners och taggdata – allt på ett ställe. Dessutom delas missade samtal nu upp i redirected och bounced för ännu bättre precision. # [](#beta)Beta N/A # [](#fixar-andringar)Fixar & Ändringar ### [](#ai)AI Dina AI-operatörer har blivit ännu mer flexibla. De kan nu skicka SMS – antingen till dig som användare eller till valda mottagare – för snabb och smidig kommunikation. Du kan dessutom lägga till detaljerade instruktioner som beskriver hur AI:n ska bete sig, vilka scenarier som ska hanteras och hur ärenden ska eskaleras. ### [](#kontakter)Kontakter Telefonifliken har fått en egen huvudvy, och synkronisering till lokala enheter hämtar nu endast synliga kontakter. ### [](#telefoni)Telefoni Saknad hänvisningsdata i IVR-loggar har rättats till, och datakort samt bredband hanterar nu roamingbegränsningar korrekt. Du kan även toppa upp abonnemang med 0 GB-paket, och barringinställningar visas för alla med telefonirättigheter. ### [](#oppettider)Öppettider Aktiva avvikelser markeras tydligare och en ny kolumn för hälsningsmeddelanden har lagts till. Du kan nu redigera öppettider och hälsningar i samma vy, samt lägga till eller ta bort undantag direkt från svarsgrupper och IVR. Mobilvyn och tabellnavigeringen har också förbättrats. ### [](#contact-center)Contact Center Ny klicklogik gör att Ctrl+Klick öppnar i dialog och Shift+Klick lägger till i workspace. Du kan välja om Enter-tangenten ska skicka eller skapa ny rad, filtrera bort raderade meddelanden och se kanal vid överföringar. Det går nu att återöppna stängda ärenden, ändra status till “Nytt”, visa tickets på kontaktkortet och justera vilka kolumner som visas i tabellen. Dessutom visas alla kanaltyper – e-post, chatt och telefoni – i den nya listan “Channels”. ### [](#svarsgrupper)Svarsgrupper Förbättrad hantering av prioritet och fördelning mellan svarsgrupper. ### [](#integrationer)Integrationer Lime CRM har fått stabilare integration och bättre länkning till rätt server/databas. Upsales visar nu korrekt utfall i CI-aktiviteter. Fortnox stöder nu OAuth2 vid fakturering. --- ## 3. Skapa en AI-agent Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769535037-3-skapa-en-ai-agent Skapa och aktivera en AI-agent för att automatisera samtal och chattar. ## [](#generell-information)Generell information AI-agenten används för att automatisera samtal, chattar och ärendehantering. Följ stegen nedan för att skapa och aktivera en ny AI-agent. --- ## [](#steg-for-steg-guide)Steg-för-steg-guide ### [](#1-ga-till-ai-agenter)1. Gå till AI-agenter Klicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar. Gå sedan till AI och välj AI-agenter. Här ser du alla befintliga AI-agenter. ### [](#2-skapa-ai-agent)2. Skapa AI-agent Klicka på + Skapa AI-agent. Ge agenten ett tydligt namn, till exempel Supportagent, Försäljnings-AI eller AI Ekonomi. ### [](#3-beskrivning)3. Beskrivning Under Beskrivning skriver du kort vad agenten ska göra. Exempel: “Hanterar frågor på acme.se.” Det hjälper kollegor att välja rätt agent. ### [](#4-valj-rost)4. Välj röst Under Röst väljer du vilken röst agenten ska använda. Testa olika alternativ tills du hittar en som passar bäst. ### [](#5-maximal-samtalslangd)5. Maximal samtalslängd I Maximal samtalslängd anger du hur länge samtalet får pågå innan det avslutas. Fem minuter är standard, men du kan justera efter behov. ### [](#6-egenskaper-och-personlighet)6. Egenskaper och personlighet Under Egenskaper & personlighet beskriver du hur agenten ska bete sig. Exempel: “Vänlig, lugn och professionell. Talar tydligt och hjälper användaren att lösa problem.” ### [](#7-atkomst-till-kunskapsbaser)7. Åtkomst till kunskapsbaser Under Åtkomst till kunskapsbaser aktiverar du de databaser agenten ska använda. Du kan slå på flera databaser samtidigt och ändra det när som helst. ### [](#8-testa-ai-agenten)8. Testa AI-agenten Klicka på Testa AI-agenten för att chatta med agenten och säkerställa att den svarar rätt. ### [](#9-se-var-agenten-anvands)9. Se var agenten används Under Används för närvarande ser du i vilka svarsgrupper och webbchattar agenten är aktiv. ### [](#10-spara-ai-agenten)10. Spara AI-agenten Klicka på Spara när allt ser bra ut. Agenten är nu klar och redo att användas. ### [](#11-koppla-till-kanal)11. Koppla till kanal Gå till respektive kanalinställning (t.ex. svarsgrupp eller webbchatt) och koppla agenten till rätt plats. ### [](#12-ta-bort-ai-agent)12. Ta bort AI-agent Klicka på Ta bort längst ner om du vill radera agenten. Det går bara om den inte är i bruk. ### [](#13-anvand-ai-agenten-i-olika-roller)13. Använd AI-agenten i olika roller Nu när AI-agenten är skapad kan du använda den som: - AI-Supportagent - AI-Telefonist - Personlig AI-Telefonist - AI-agent i webbchattarDetta ställer du in under respektive entitet. --- ## [](#anvand-ai-agenten)Använd AI-agenten Nu när AI-agenten är skapad behöver du tilldela den en roll som AI-Supportagent, AI-Telefonist, Personlig AI-Telefonist eller som en AI-agent i webbchattar. Detta görs under respektive entitet. --- ## [](#tips)Tips Du kan forma agentens personlighet så att den efterliknar ert varumärkes ton. Har ni ingen särskild ton att följa fungerar standardinställningen utmärkt – den ger en trevlig, tydlig och professionell agent. --- ## Ärendehantering i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769605499-arendehantering-i-contact-center Hantera alla ärenden från telefon, mejl och chatt. Filtrera, tilldela, bevaka och samarbeta enkelt. I ärendevyn hanterar du enkelt alla ärenden som kommer in till ert Contact Center – oavsett om de kommer via telefon, mejl eller chatt. --- ## [](#inkorgen)Inkorgen - Inkorgen visar alla ärenden som inkommit. - Använd filtrering för att fokusera på de ärenden som är relevanta för dig. ### [](#filtrera-och-anpassa-din-vy)Filtrera och anpassa din vy I Contact Center kan du anpassa ärendeöversikten med vyer, gruppering, kolumner och filter. Det hjälper dig att snabbt fokusera på rätt ärenden, till exempel nya, öppna, eskalerade eller ärenden som är tilldelade en viss användare. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Tips: Skapa en gemensam vy för teamets viktigaste ärenden. Då arbetar alla från samma överblick och kan prioritera lättare under dagen. #### [](#byt-vy-och-gruppera-arenden)Byt vy och gruppera ärenden Du kan välja mellan kolumnvy och listvy via kugghjulet i Ärendeöversikt. Kolumnvyn passar bra för att följa ärenden efter status, medan listvyn ger mer detaljer och möjlighet att välja vilka kolumner som ska visas. Du kan även gruppera ärenden efter status, tilldelning, kontakt eller kanal beroende på hur du vill arbeta. #### [](#filtrera-arenden)Filtrera ärenden Med filter styr du vilka ärenden som visas i vyn. Du kan till exempel filtrera på: - Kanal - Tid - Tilldelning - Status Du kan kombinera flera filter, till exempel för att bara visa öppna och eskalerade ärenden från en specifik kanal. #### [](#spara-eller-rensa-en-vy)Spara eller rensa en vy När du har ställt in en vy som fungerar bra kan du spara den och dela den med teamet. Om du vill börja om klickar du på Rensa för att gå tillbaka till standardvyn. --- ## [](#skapa-ett-arende)Skapa ett ärende 1. Klicka på Skapa ärende. 2. Välj kanal för ärendet. 3. Ange titel (ärendenummer skapas automatiskt). 4. Välj eller skapa en kontaktperson. 5. Tilldela ärendet en agent. 6. Klicka på Skapa. --- ## [](#arkiv)Arkiv I arkivet kan du söka bland redan hanterade ärenden. ### [](#sok-i-arkivet)Sök i arkivet - Filtrera på tilldelningsstatus (tilldelad/otilldelad). - Filtrera på kanal (e-post, telefon, chatt). - Klicka på ett ärende för att öppna och hantera det vidare. --- ## [](#oversikt-for-supervisors)Översikt (för Supervisors) - Ger en snabb vy över agenter och deras status. - Endast tillgänglig för Supervisors. - Här kan du logga in/ur agenter i olika kanaler. ### [](#logga-in-ur-en-kanal)Logga in/ur en kanal 1. Gå till Översikt. 2. Välj kanal. 3. Klicka på agenten för att logga in eller ur. --- ## [](#hantera-arenden)Hantera ärenden ### [](#interna-kommentarer)Interna kommentarer - För internt samarbete. - Du kan @mention:a en kollega. ### [](#offentliga-kommentarer)Offentliga kommentarer - Synliga för kunden. - Du kan använda AI-stöd för att justera tonaliteten och säkerställa en professionell framtoning. --- ## [](#arendedetaljer)Ärendedetaljer - Ärendenummer – unikt ID (kan inte ändras). - Kanal – ärendets ursprung, går att flytta vid behov. - Tilldelad agent – ansvarig agent (kan bytas). - Status – öppet eller stängt. - Bevakning – följ ett ärende för notiser om uppdateringar. - Relaterade ärenden – se andra ärenden från samma kund eller slå ihop flera ärenden. --- # [](#alla-arenden-pa-ett-stalle)Alla ärenden på ett ställe Med Contact Center blir alla kundkontakter automatiskt ärenden: - Telefonsamtal → skapar ärenden med unikt ID. - Mejl → blir ärenden i samma flöde. - Chatt → omvandlas till ärenden direkt. Agenter ser hela historiken i ett gemensamt gränssnitt, kan samarbeta och flytta ärenden mellan team. --- ## [](#jobba-smartare-med-ai)Jobba smartare med AI - Samtal transkriberas automatiskt. - Ärenden får AI-genererade etiketter och blir sökbara. - AI-agenter kan assistera i chatt, ta emot samtal och hantera enklare ärenden automatiskt. - Resultat: snabbare service och mindre belastning på supportteamet. --- ## [](#arbeta-var-som-helst)Arbeta var som helst Contact Center fungerar på alla enheter: - Mac, Windows, Linux, webbläsare - iPhone, iPad, Android Det gör att agenter kan jobba flexibelt och ge bra service oavsett plats. --- ## Brandväggsinställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769591118-brandvaggsinstallningar Optimera brandväggsinställningar för att säkerställa störningsfria samtal. ### [](#steg-1-varfor-behovs-brandvaggsinstallningar)Steg 1 – Varför behövs brandväggsinställningar? - En brandvägg kan ibland blockera den trafik som krävs för att tjänster ska fungera. - Om trafiken blockeras kan det leda till:• Problem med att ta emot samtal • Att du inte hör den andra parten under samtal --- ### [](#steg-2-nar-ska-brandvaggen-justeras)Steg 2 – När ska brandväggen justeras? - Om ni upplever samtalsproblem kan det vara nödvändigt att öppna upp brandväggen för trafiken. - Detta säkerställer att samtalen kan kopplas fram utan störningar. --- ### [](#steg-3-ladda-ner-brandvaggsinstallningarna)Steg 3 – Ladda ner brandväggsinställningarna - All teknisk information om vilka portar och IP-adresser som ska tillåtas finns samlad i en fil. - Du kan ladda ner informationen här: [PDF-filen](https://easytelefoni.sharepoint.com/:f:/s/WholesaleExternal/EuuK-5GNmzpOpH-8Mec9-5EBpSwKulq24vXYK6k0OB4Q2Q?e=YrfLy2) --- ## Fullständig sök- & uppspelningsbehörighet Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600289-fullstandig-sok-uppspelningsbehorighet Ge användare fullständig sök- och uppspelningsbehörighet i samtalsloggar. ### [](#steg-1-vad-ar-behorigheten)Steg 1 – Vad är behörigheten? Med fullständig sök- & uppspelningsbehörighet kan en användare: - Söka i alla samtalsloggar och arkivera dem. - Söka och lyssna på alla inspelningar. - Dela alla samtalsloggar och inspelningar. Behörigheten delas ut via Roller & behörigheter i organisationsinställningarna. --- ### [](#steg-2-ge-en-anvandare-behorigheten)Steg 2 – Ge en användare behörigheten På dator: 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Roller & behörigheter. 4. Klicka på Samtalssökning. 5. Expandera listan. 6. Sök fram den användare du vill ge åtkomst. 7. Klicka på användaren och sedan på Spara. På mobil: 1. Tryck på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Roller & behörigheter. 4. Tryck på Samtalssökning. 5. Expandera listan. 6. Sök fram den användare du vill ge åtkomst. 7. Tryck på användaren och sedan på Spara. --- ## Mäklarintegration Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769605322-maklarintegration Mäklarintegration kopplar mäklarsystem för avancerad nummerpresentation. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Mäklarintegrationen är en tilläggstjänst som kan köpas till i kombination med Insights. Vill du köpa tjänsten? Kontakta oss. ## [](#sa-har-fungerar-den)Så här fungerar den Via vår webhook ansluter du ett mäklarsystem. I nuläget erbjuder vi en koppling mot Vitec. När integrationen är aktiv fungerar den som en avancerad nummerpresentatör. Se information nedan för respektive system. ### [](#vitec)Vitec Om numret på inringaren finns upplagt på en kontakt i Vitec presenteras följande: - För- och efternamn - Telefonnummer - Kontakttyp (spekulant, köpare eller säljare) - Adress kopplad till kontakttyp till exempel “Spekulant Stora vägen 1, Ytterhogdal” - Caller Insights med direktlänk till kontaktkortet i Vitec ![](https://media.notiondesk.so/upload/696650eadb68c890791532.png) ### [](#quedro)Quedro Om numret på inringaren finns upplagt på en kontakt i Quedro presenteras följande: - För- och efternamn - Telefonnummer - Kontakttyp (spekulant, köpare eller säljare) - Adress kopplad till kontakttyp till exempel “Spekulant Stora vägen 1, Ytterhogdal” - Caller Insights med direktlänk till kontaktkortet i Quedro --- ## Styr samtalsinspelning med aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769567877-styr-samtalsinspelning-med-aktivitetsstatus Styr inspelning av samtal med aktivitetsstatusar för användare. ### [](#vem-kan-styra-samtalsinspelning-via-aktivitetsstatusar)Vem kan styra samtalsinspelning via aktivitetsstatusar? - Användare medbehörigheten att kontrollera & styra sina inspelningar via statusuppdateringar kan själva konfigurera detta ## [](#hur-fungerar-det)Hur fungerar det? Om du har konfigurerat en användare så att hen kan kontrollera inspelningen via statusar är det enkelt för användaren att själv välja hur det ska fungera. Du kan till exempel skapa en status som “Gått för dagen” och välja att inte spela in några samtal på mobilnumret, men samtidigt fortsätta spela in samtal på det fasta numret. ## [](#konfigurera-dina-statusar-for-att-starta-en-samtalsinspelning)Konfigurera dina statusar för att starta en samtalsinspelning 1. Klicka på din avatar 2. Klicka på eclipse menyn (tre prickarna= 3. Klicka på kugghjulet 4. Skapa en ny status eller expandera den status du vill redigera 5. Under Samtalsinspelning 6. Välj om du vill ha samma inställningar för alla nummer och VoIP 7. Välj om inspelningen ska starta på inkommande samtal 8. Välj om inspelningen ska starta på utgående samtal ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Om du inte har tillgång till denna funktion, vänligen kontakta ansvarig administratör på ditt företag. --- ## Svarsgruppsinställningar för agenter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769585543-svarsgruppsinstallningar-for-agenter Agentguide: ställ in tillgänglighet, välj enhet för samtal och hantera aktivitetsstatus. Som en agent i en svarsgrupp finns det en del inställningar du kan konfigurera för att underlätta din arbetsdag. ### [](#fran-vilken-svarsgrupp-kommer-samtalet)Från vilken svarsgrupp kommer samtalet? Som agent kan du vara inloggade i flera svarsgrupper samtidigt. För att svara därefter behöver du veta vilken grupp det är som ringer, så här fungerar det: 1. På dator: När du tar emot ett samtal på dator kommer du se namnet på svarsgruppen i botten av notisen. På så sätt vet du vilken grupp det är som ringer. 2. På mobil: Hur ett svarsgruppssamtal presenteras i din mobil beror på hur ni har aktiverat funktionen "Visningsnummer för utringning i mobilen", vänligen kolla med er ansvariga. Samt om du har aktiverat notiser på mobil med information om inringaren. ### [](#anvand-en-aktivitetsstatus-for-att-bestamma-din-tillganglighet-i-svarsgrupper)Använd en aktivitetsstatus för att bestämma din tillgänglighet i svarsgrupper På dator: Du kan antingen skapa en ny eller redigera en befintlig. - Klicka på din avatar. - Klicka på ikonen med tre prickar. - Klicka på kugghjulsikonen - Klicka på plustecknet för att skapa en ny eller expandera en befintlig för att redigera den - Under svarsgrupper, toggla på eller av, för att bestämma din tillgänglighet i svarsgrupper när statusen är aktiv. - Klicka på spara. På mobil: Du kan antingen skapa en ny eller redigera en befintlig. - Tryck på din avatar. - Tryck på ikonen med tre prickar. - Tryck på kugghjulsikonen - Tryck på plustecknet för att skapa en ny eller expandera en befintlig för att redigera den - Under svarsgrupper, toggla på eller av, för att bestämma din tillgänglighet i svarsgrupper när statusen är aktiv. - Tryck på spara. ### [](#valj-vilken-enhet-svarsgrupp-er-ska-ringa-pa)Välj vilken enhet svarsgrupp(er) ska ringa på På dator: Du kan antigen skapa en ny eller redigera befintlig - Klicka på din avatar. - Klicka på ikonen med tre prickar. - Klicka på kugghjulsikonen - Klicka på plustecknet för att skapa en ny eller expandera en befintlig för att redigera den - Under svarsgrupper, toggla på "Tillgänglig i svarsgrupper". - Toggla på de enheterna du vill att de ska ringa på från svarsgrupp eller svarsgrupper. - Klicka på spara. På mobil: Du kan antigen skapa en ny eller redigera befintlig - Tryck på din avatar. - Tryck på ikonen med tre prickar. - Tryck på kugghjulsikonen - Tryck på plustecknet för att skapa en ny eller expandera en befintlig för att redigera den - Under svarsgrupper, toggle på “Tillgänglig i svarsgrupper” - Toggla på enheterna du vill att de ska ringa på från svarsgrupp eller svarsgrupper. - Tryck på spara. --- ## Svarsgruppsinställningar för användare med behörigheten telefonisystem Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769611097-svarsgruppsinstallningar-for-anvandare-med-behorigheten-telefonisystem Komplett guide för svarsgruppsinställningar: agenter, AI, samtal, callback, CI och ärendehantering. ## [](#1-behorigheter-och-atkomst)1. Behörigheter och åtkomst ### [](#vem-har-atkomst)Vem har åtkomst Användare med behörigheten Telefonisystem kan se och redigera inställningarna. 💡 Behörigheten krävs även om du inte är agent eller supervisor. ### [](#oppna-installningarna)Öppna inställningarna 1. Klicka på kugghjulsikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Telefonisystem. ## [](#2-skapa-en-svarsgrupp)2. Skapa en svarsgrupp Skapa en svarsgrupp ## [](#3-installningar-i-en-svarsgrupp)3. Inställningar i en svarsgrupp Följande inställningar kan inte hanteras av agenter eller supervisors utan behörigheten Telefonisystem. Med rätt behörighet kan du göra alla ändringar oavsett roll. ## [](#4-information-for-ai-agenter)4. Information för AI-agenter Här kan du lägga till bakgrundsinformation om svarsgruppen som hjälper AI-agenter förstå syfte, kundtyp eller typiska frågor. Informationen används av AI-Supportagenten för att ge mer korrekta och kontextuella svar till kunder. Fungerar endast om ni har AI-agenter aktiverade på organisationen. ## [](#5-nuvarande-status)5. Nuvarande status Visar svarsgruppens status ex Stängd temporärt eller Öppet. ## [](#6-namn)6. Namn Ändra gruppens namn genom att skriva nytt namn och klicka Spara. ## [](#7-oppettider)7. Öppettider Läs mer om scheman i guiden Schemainställningar ## [](#8-nummer-och-fakturering)8. Nummer och fakturering ### [](#nummer)Nummer Svarsgruppens nummer ### [](#fakturerings-id)Fakturerings-ID Välj var kostnader för vidarekoppling till externa nummer ska debiteras. ### [](#visningsnummer-for-agenter-i-mobilen)Visningsnummer för agenter i mobilen Välj vad som ska visas: - Numret som ringer + numeriskt ID - Svarsgruppens nummer - Anpassat nummer ## [](#9-agenter-och-supervisors)9. Agenter och supervisors ### [](#agentgrupper)Agentgrupper Hantera agentgrupper för svarsgruppen. ### [](#supervisors)Supervisors Lägg till eller ta bort Supervisor ## [](#10-ai-supportagent)10. AI-Supportagent Aktivera och ställ in er AI-Supportagent för svarsgruppen. När den är aktiv kan AI-agenten hantera inkommande ärenden automatiskt och svara baserat på informationen i er kunskapsdatabas. ### [](#sa-har-gor-du)Så här gör du 1. Expandera menyn AI-Supportagent. 2. Växla från Av till På. 3. Ange vilken information AI-agenten ska ha tillgång till. 4. Klicka på Spara. Tips: AI-agenten kan kombineras med Contact Center-kanaler för snabbare svar och minskad manuell hantering av ärenden. --- ## [](#11-hantering-av-samtal)11. Hantering av samtal ### [](#koplatsmeddelande-och-samtalsoversvamning)Köplatsmeddelande och samtalsöversvämning ### [](#bearbetningstider)Bearbetningstider När ett samtal har besvarats, nekats eller missats får agenten tid för efterarbete. - Besvarat samtal: av som standard, aktivera och ange tid i sekunder. - Nekat samtal: 15 sekunder. - Missat samtal: 15 sekunder. ### [](#rostbrevlada)Röstbrevlåda Ändra meddelande: 1. Expandera Röstbrevlåda. 2. Välj talsyntes eller ljudfil. 3. Spela in eller skriv nytt meddelande. 4. Klicka Spara. Transkribering: Aktivera för att visa text i samtalshistoriken. Notiser: Aktivera för att notifiera agenter vid nya meddelanden. ### [](#prioritetsniva)Prioritetsnivå Styr i vilken ordning samtal från olika svarsgrupper besvaras. - Ingen prioritet – turordning - Medelhög – viss förtur - Högsta – alltid först ### [](#samtal-vantar)Samtal väntar Håller agenter tillgängliga även under pågående samtal. ### [](#direktkopplingar-och-vip-samtal)Direktkopplingar och VIP-samtal Returnerar misslyckade kopplingar till kön igen som VIP-samtal. Du kan även ändra VIP-meddelandet. ## [](#12-utgaende-samtal)12. Utgående samtal ### [](#visningsnummer-sms)Visningsnummer – SMS Ställ in om SMS kan skickas från gruppens nummer. ### [](#visningsnummer-utgaende-samtal)Visningsnummer – Utgående samtal 1. Expandera Visningsnummer. 2. Tillåt alla agenter och/eller supervisors, eller välj specifika användare. 3. Klicka Spara. ## [](#13-input-insamlare)13. Input-insamlare Med Input-insamlare kan du automatiskt samla in information från inringare innan samtalet kopplas vidare, till exempel kundnummer eller order-ID. Det minskar manuell hantering och ger mer strukturerad data direkt i samtalsflödet. Du hittar funktionen under: Telefonisystem → Svarsgrupper → Input-insamlare ## [](#14-callback)14. Callback Här hanterar du återuppringningar. Du kan aktivera röstbrevlåda som sista steg i återuppringningsflödet, så att den som ringer kan lämna ett meddelande. ## [](#15-vy-och-serviceniva)15. Vy och servicenivå ### [](#vy)Vy - Flödesschema: aktivera för överblick. - Varning för väntetid: ställ in när kötiden ska markeras i rött. ### [](#serviceniva)Servicenivå Mäter hur stor andel av samtal som besvaras inom ert tröskelvärde. Standard: väntetid 90 sekunder, tidig påläggning 10 sekunder. Så ställer du in: 1. Ange tröskelvärden för väntetid och tidig påläggning. 2. Aktivera målsättning för att visa i analytics. Exempel: 8 av 10 samtal inom 90 sekunder = 80 % servicenivå. ## [](#16-conversation-intelligence)16. Conversation Intelligence Med Conversation Intelligence (CI) får ni automatiska transkriptioner och sammanfattningar av samtal. Det gör det enklare att följa upp kunddialoger, analysera kvalitet och upptäcka trender. ### [](#aktivera-conversation-intelligence)Aktivera Conversation Intelligence 1. Expandera menyn Conversation Intelligence (CI). 2. Klicka på Lägg till svarsgrupp till CI. 3. Bekräfta för att aktivera. När funktionen är aktiv syns transkriptioner och sammanfattningar i samtalshistoriken. ## [](#17-arenden)17. Ärenden Här kan svarsgruppen anslutas till Contact Center för att aktivera ärendehantering. När funktionen är aktiv kan svarsgruppen generera ärenden automatiskt. ### [](#sa-har-gor-du)Så här gör du 1. Expandera menyn Ärenden. 2. Klicka på Anslut denna svarsgrupp till Contact Center. 3. Bekräfta anslutningen. När anslutningen är aktiv visas inkommande ärenden i Contact Center-flödet. ## [](#18-behorigheter)18. Behörigheter Begränsa agenters möjlighet att logga in eller ut från svarsgruppen genom att aktivera eller stänga av inställningen. ## [](#19-ta-bort-svarsgrupp)19. Ta bort svarsgrupp 1. Expandera gruppen. 2. Klicka på Radera längst ned. 3. Bekräfta. ⚠️ Observera: Borttagna svarsgrupper och tillhörande inspelningar går inte att återställa. ## [](#vanliga-fragor)Vanliga frågor Måste jag vara agent eller supervisor för att ändra inställningar? Nej, det räcker att du har behörigheten Telefonisystem. Varför kan jag inte byta nummer? Nummer kan endast bytas när svarsgruppen är stängd och kön är tom. Var visas röstbrevlådans transkriptioner? De visas i samtalshistoriken när transkribering är aktiverad. Hur fungerar prioritet mellan flera grupper? Högre prioritet gör att samtalen från den gruppen går före när en agent blir ledig. --- ## Svarsgruppsinställningar för en supervisor Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769596828-svarsgruppsinstallningar-for-en-supervisor Supervisorguide: hantera agentgrupper, ringstrategier, scheman och samtalsflöden i svarsgrupper. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Endast Pro-användare kan vara supervisor i en svarsgrupp. ## [](#agentgrupper)Agentgrupper Du kan addera så många användare du vill i svars- och agentgrupper. I agentgruppen ställer du in vad som ska hända med samtalet, du kan ha fler agentgrupper i en svarsgrupp och varje agentgrupp kan ha sina unika ringstrategier. Klicka på Lägg till agentgrupp. ### [](#namn-pa-agentgrupp)Namn på agentgrupp Välj ett namn på agentgruppen som tydligt definierar syftet. ### [](#valj-ringstrategi)Välj ringstrategi Välj mellan: 1. Längt tillgänglig 2. Slumpmässig 3. Ring alla 4. Prioritetordning alla 5. Roterande ### [](#maximal-vantetid)Maximal väntetid Aktivera maximal väntetid om du vill ställa in en maximal väntetid i svarsgruppen. 1. Sätt värdet i sekunder, standard är 240 (4 minuter) 2. Välj åtgärd för när värdet överskrids och fyll i eventuell information beroende på val: - Flytta uppringare till nästa agentgrupp - Vidarekoppla till nummer - Spela upp röstmeddelande och lägg på - Upptagetton - Röstbrevlåda för svarsgrupp 3. Klicka Spara ### [](#inga-agenter-inloggade)Inga agenter inloggade Hantera vad som ska hända i fallet med väntande samtal och ingen agent är inloggad i svarsgruppen. Varningar Du kan aktivera notiser för att meddela agenter och/eller supervisors att inga agenter är inloggade i svarsgruppen och att det finns samtal i kö. Du kan notifiera: - Agenter - Supervisors Åtgärd Du kan välja vad som ska hända när inga agenter är inloggade. Välj åtgärd och klicka på Spara: - Flytta uppringare till nästa agentgrupp - Spela upp röstmeddelande - Upptagetton - Röstbrevlåda för svarsgrupp - Vidarekoppla till nummer Fyll i eventuell information beroende på val. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Du kan ställa in en åtgärdsfördröjning vilket ger agenterna viss tid att logga in i svarsgruppen och besvara samtalet innan vald åtgärd appliceras på samtalet. Värdet anges i sekunder. ### [](#lagg-till-agenter)Lägg till agenter Du kan addera så många användare du vill som agenter i en agent- och svarsgrupp. 1. Klicka på Lägg till 2. Välj användare 3. Klicka Spara När du har lagt till agenten kan du justera agenterna mellan dem via drag and drop. ### [](#ta-bort-agent-fran-svarsgrupp)Ta bort agent från svarsgrupp För att ta bort en agent från en svarsgrupp, klicka på agenten i fråga. ## [](#schemalaggning-och-valkomstmeddelande)Schemaläggning och välkomstmeddelande Som supervisor i en svarsgrupp kan du hantera öppettiderna och schemainställningarna. Där kan du bland annat lära dig mer om: - Inställningar för öppet - Inställningar för stängt - Hur du skapar en ny schemahändelse ## [](#hantering-av-samtal)Hantering av samtal ### [](#koplatsmeddelande)Köplatsmeddelande Spela upp ett köplatsmeddelande för inringaren. Meddelandet upprepas och intervallen går att justera (sekunder). För att konfigurera inställningarna: 1. Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil 2. Skriv ditt meddelande eller välj en ljudfil / spela in en ny 3. Sätt önskad upprepningsfördröjning (sekunder) 4. Klicka Spara ### [](#samtalsoversvamning)Samtalsöversvämning Ställ in vad som ska hända när max antal samtal i kö överskrids. 1. Sätt ett tröskelvärde, d.v.s. antal samtidiga inringare (standard: 20 samtal) 2. Välj vad som ska hända och fyll i eventuell information beroende på vad du väljer: - Spela upp röstmeddelande och lägg på - Upptagetton - Röstbrevlåda för svarsgrupp - Vidarekoppla till nummer 3. Klicka Spara --- ## Vobbiz 2.7 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769524646-vobbiz-2-7 Uppdateringar av plattformen med nya funktioner för kunskapsbaser, telefoni och användarhantering. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-7)Release notes 2.7 - Uppdatering live: 2026-01-27 - Plattformar: Alla # [](#nyheter)Nyheter ## [](#kunskapsbaser)Kunskapsbaser Kunskapsbaserna har fått ett rejält lyft. Du kan nu redigera innehåll i tabellform, hantera förslag och godkännanden samt styra behörigheter för redigerare och förslagsgivare. Det gör det enklare att samarbeta och hålla informationen uppdaterad och kvalitetssäkrad. ## [](#faq-i-webbwidget)FAQ i webbwidget Nu kan du visa FAQ direkt i webbwidgeten. Du väljer själv vilka kunskapsbaser som ska användas som källa, så att besökare snabbt får svar på vanliga frågor utan att behöva kontakta support. ## [](#utbrutna-samtalsfonster-for-telefoni)Utbrutna samtalsfönster för telefoni Hantera samtal i separata breakout-fönster direkt från desktop-appen. Det ger bättre överblick och gör det enklare att arbeta parallellt med andra uppgifter. Dessutom kan du nu ha appen vilande i dockan och ändå hantera inkommande samtal. När det ringer visas en systemnotis där du kan svara, avvisa eller parkera samtalet direkt, utan att behöva öppna appen. När du besvarar samtalet öppnas dialern automatiskt så att du snabbt får tillgång till alla samtalsfunktioner. Det gör att du kan fortsätta arbeta ostört medan appen smidigt hanterar samtalen i bakgrunden. ## [](#att-gora-listor-for-svarsgrupper)Att göra-listor för svarsgrupper Dashboarden för svarsgrupper har fått nya listor som visar missade samtal, studsade samtal, manuella callbacks och röstmeddelanden. Dessa ersätter den tidigare callback-listan. Listor som visas kan konfigureras i svarsgruppens vy-inställningar. Om funktionen är aktiverad visas även en badge med antal uppföljningssamtal både i svarsgruppens detaljvy och på Contact Center-ikonen. ## [](#svarsgrupper)Svarsgrupper Ett nytt expanderings-ikon har lagts till i samtalsdiagrammet på dashboarden, vilket öppnar diagrammet i en större dialog. Det finns även nya inställningar för att styra vilka supervisor-inställningar som visas i dashboarden, inklusive en separat inställning för callback-relaterade funktioner. ## [](#vantelage-i-videomoten)Vänteläge i videomöten Om du väntar på att andra deltagare ska ansluta till ett videomöte kan du nu trycka på mellanslag för att sysselsätta dig under tiden. Ett litet sätt att göra väntan lite trevligare. ## [](#kundpriser)Kundpriser Partners kan nu hantera produkter och priser i tabellvy, arbeta med basnivåer samt ange avtalsperioder. Det gör prisadministrationen både snabbare och tydligare. --- ## [](#fixar-andringar)Fixar & Ändringar ### [](#kundnara)Kundnära Conversation Intelligence Transkriptionsmodellen har uppdaterats till en nyare version för bättre kvalitet. Telefoni Ett problem där CLI kunde skrivas över av debiteringsinformation för vissa inkommande samtal är åtgärdat. Tabeller Ett nytt visuellt utseende ger bättre läsbarhet och tydligare struktur. Videomöten Ansiktsspårningen är nu mer stabil och tillförlitlig. ### [](#partnernara-mindre-justeringar-och-interna-forbattringar)Partnernära Mindre justeringar och interna förbättringar. --- ## [](#patchar)Patchar From 2025-10-21 till 2026-01-27 ### [](#ai-conversation-intelligence)AI & Conversation Intelligence AI-modellerna för operatörer och webbchatt har uppdaterats, med förbättrad fallback-hantering vid fel. Problem med egna AI-röster har åtgärdats. Du kan nu se tidslinjer och detaljer för AI-samtal, som visar hur AI:n hanterade dialogen. En alternativ sammanfattningsmodell har introducerats och kan aktiveras per användare eller svarsgrupp. Transkriberingarna har förbättrats, särskilt i tysta delar av samtal, och fall där CI-sammanfattningar visade ”undefined” har reducerats kraftigt. Flera AI-relaterade funktioner har stabiliserats, inklusive bildgenerering, ”revidera/svara” i ärenden samt översättningar i chatt. --- ### [](#ai-supportagenter-ai-operatorer)AI-supportagenter & AI-operatörer AI-supportagenter kan nu skapa, lösa och eskalera ärenden samt följa instruktioner baserat på konfigurerbara rollbeskrivningar. Samtal som hanteras av AI taggas automatiskt så att du enkelt ser vad som är löst och vad som kräver uppföljning. Eskalering till människa sker nu mer kontrollerat och inte för snabbt efter överkoppling. AI-operatörer och personliga AI-operatörer kan skicka SMS som en del av dialogen. Vid överföring från AI ser mottagande agent nu en AI-genererad sammanfattning direkt i inkommande samtalsvy. Rollbeskrivningar används nu konsekvent för alla AI-roller i både webbchatt och svarsgrupper. --- ### [](#contact-center-arenden-e-post-chatt-workspace)Contact Center (ärenden, e-post, chatt, workspace) Ärendeöversikten har förbättrats med fler inställningar för kolumner, gruppering, smidigare scrollning och en ny sökfunktion. Sökfunktionen för ärenden har fått exakt-match-läge, bättre hantering av citerad text och tydligare visning av e-post i klartext. Workspace-beteendet är mer förutsägbart, notiser fungerar mer tillförlitligt och mobilnavigeringen är förbättrad. E-posthanteringen har stabiliserats med bättre bilagehantering och smartare logik för svar. Flera användbarhetsförbättringar gör det enklare att kopiera, läsa och arbeta med ärenden. Agenter och supervisors kan nu skapa ärenden direkt från kontaktkortet i Contact Center. --- ### [](#webbchatt)Webbchatt Webbchatt-agenter följer öppettider bättre och hanterar överföringar mer stabilt. Visuella justeringar i webbwidgeten förbättrar läsbarhet, särskilt vid svar från kunskapsbaser. --- ### [](#svarsgrupper-dashboards-att-gora-listor)Svarsgrupper, dashboards & att göra-listor De nya att göra-listorna fylls automatiskt på när ärenden följs upp. Flera dashboard-problem är åtgärdade, inklusive saknade samtal, felaktiga väntetider och statistik för AI-samtal. Även utan CI aktiverat finns nu inspelningar och transkriberingar för AI-samtal. --- ### [](#oppettider-scheman)Öppettider & scheman Öppettider, hälsningar och undantag kan nu redigeras i samma vy, med förbättrat mobilstöd. Nya kontroller gör det enklare att hantera avvikande hälsningar och behörigheter har justerats så fler roller kan administrera detta. --- ### [](#telefoni-abonnemang-fakturering)Telefoni, abonnemang & fakturering Hanteringen av mobilabonnemang har förbättrats med färre fel kring datapaket, eSIM och datakort. Fakturering och kontraktshantering är mer korrekt vid ändringar av licenser och fakturamodeller. Rätt debiteringsnummer används nu i fler edge cases. --- ### [](#integrationer-webhooks)Integrationer & webhooks Fortnox-integrationen är mer robust och Lime CRM har fått stabilare koppling och bättre konfigurationsmöjligheter. Webhooks för samtal, AI och insights har förbättrad diagnostik, felhantering och notifieringar. En ny webhook för faktureringsdata för partners har lagts till. --- ### [](#kunskapsbas-analytics-admin)Kunskapsbas, Analytics & Admin Kunskapsbaser laddar innehåll snabbare, stödjer fler URL:er och uppdateras mer tillförlitligt. Analytics-rapporter kan nu exporteras till PDF och Excel, med nya AI- och ärendemått. Administrationsbehörigheter och loggning har förbättrats. --- ### [](#ux-mobil-ovrigt)UX, mobil & övrigt Många mindre UI-fixar förbättrar helhetsupplevelsen i appen. TTS-uppspelning fungerar bättre på iOS och Android. Färre oväntade utloggningar och stabilare chatt- och federationsfunktioner. --- ## Zoner för System SMS Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769525592-zoner-for-system-sms Styr SMS-zoner för olika länder och användare i System-SMS-inställningar. ## [](#behorighet-som-kravs)Behörighet som krävs: Tillgång till Organisationsinställningar och Företagskonto. --- ### [](#steg-1-oppna-system-sms-installningar)Steg 1 – Öppna System-SMS-inställningar - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Organisationsinställningar. - Klicka på Företagskonto och sedan System-SMS. --- ### [](#steg-2-aktivera-eller-inaktivera-sms-zoner)Steg 2 – Aktivera eller inaktivera SMS-zoner - Under System-SMS visas en lista över SMS-zoner, grupperade efter land. - För att ändra inställningar för en zon: 1. Expandera den önskade zonen. 2. Välj om SMS för den zonen ska tillåtas för alla användare eller endast för utvalda användare. 3. Klicka på Spara för att bekräfta ändringarna. --- ### [](#steg-3-fullstandig-zonindelning)Steg 3 – Fullständig zonindelning Zon A: USA, Cypern, Thailand, Sao Tomé och Príncipe, Colombia, Sydkorea, Ascension, Grönland, Tokelau, Liechtenstein, Turkiet, Puerto Rico, Polen, Portugal, Schweiz, Australien, Kanada, Sverige Zon B: Norfolkön, Bahrain, Seychellerna, Estland, Singapore, Costa Rica, Litauen, Danmark, Macau, Kina, Namibia, Brasilien, Bahamas, Taiwan, Chile, Angola, Färöarna, Marshallöarna, Nordmarianerna, Sydafrika, Lettland, Salomonöarna, Spanien, Rumänien, Venezuela, Brunei, Norge, Frankrike, Isle of Man, Italien, Jersey, Storbritannien, Irland, Mexiko, Finland, Guernsey, Centralafrikanska republiken, Grekland, Hong Kong, San Marino, Japan, Qatar, Malta, Guam, Island Zon C: Österrike, Palau, Nordmakedonien, Falklandsöarna, Nicaragua, Slovakien, Honduras, Uruguay, Peru, Gibraltar, Botswana, Ej allokerad landskod, Kuba, Nederländerna, Moçambique, Tonga, Aruba, Malaysia, Argentina, Tjeckien, Bosnien & Hercegovina, Mikronesien, Kap Verde, St. Helena, Djibouti, Indien, Wallis- och Futunaöarna, Ungern, Swaziland, Tyskland, Jungfruöarna (USA), Laos, Panama, Moldavien, Maldiverna, Östtimor, Kroatien, Belgien, Franska Polynesien, Togo, Kenya, Mayotte, Liberia, Monaco, Andorra, Burkina Faso, Réunion, Zimbabwe, Förenade Arabemiraten, Kamerun, Mali, Nordkorea, Surinam, Cooköarna, St. Pierre & Miquelon, Nederländska Antillerna, Saudiarabien, Lesotho, Dominikanska republiken, Ekvatorialguinea, Guadeloupe, Diego Garcia, Franska Guyana, Guatemala, Martinique, Bolivia, Montserrat, Nya Zeeland Zon D: Samoa, Guyana, Bulgarien, Vanuatu, Armenien, Kiribati, Luxemburg, Oman, Sankta Lucia, Eritrea, Nya Kaledonien, Tuvalu, Anguilla, Caymanöarna, Guinea, St. Vincent & Grenadinerna, Kongo-Kinshasa (Demokratiska republiken), Gambia, Sydsudan, St. Kitts & Nevis, Tanzania, Papua Nya Guinea, Grenada, Fiji, Slovenien, Haiti, Guinea-Bissau, Turks- och Caicosöarna, Barbados, Brittiska Jungfruöarna, Vietnam, Nauru, Niue, Georgien, Dominica, Kongo-Brazzaville (Republiken), Jamaica, Somalia, Benin, Trinidad och Tobago, Elfenbenskusten, Kosovo, Ghana, Uganda, Mauritius, Sierra Leone, Gabon, Ecuador, Israel, Turkmenistan, Mongoliet, Kambodja, Mauretanien, Nepal, Ukraina, Antigua och Barbuda, Filippinerna, Etiopien, Marocko, Jordanien, Bermuda, Zambia, Belize, Komorerna, Niger, Iran, Tunisien, Tchad, Kuwait, Kazakhstan, Libanon, Rwanda, Jemen, Sudan, Bhutan, Kirgizistan, Nigeria, Malawi, Irak, Bangladesh, El Salvador, Senegal, Serbien Zon E: Amerikanska Samoa, Syrien, Egypten, Afghanistan, Pakistan, Libyen, Sri Lanka, Vitryssland, Montenegro, Madagaskar, Uzbekistan, Palestinskt territorium, Burundi, Albanien, Indonesien, Azerbajdzjan, Tadzjikistan, Paraguay, Ryssland, Myanmar, Algeriet --- ## 2. Skapa en kunskapsdatabas Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769542363-2-skapa-en-kunskapsdatabas Skapa en kunskapsdatabas för att effektivisera AI:s svar med FAQ:er och relevant information. ### [](#vad-ar-en-kunskapsdatabas)Vad är en kunskapsdatabas? En kunskapsdatabas är helt enkelt platsen där du samlar all information som din AI-agent ska kunna använda för att svara på frågor. Det kan vara FAQ:er, filer eller länkar (URL:er) till sidor med relevant innehåll. AI:n använder allt material i databasen för att förstå sammanhang, hitta rätt svar och ge smartare, mer träffsäkra svar till användaren. Man kan säga att kunskapsdatabasen fungerar som AI:ns minne, ju bättre och mer uppdaterad information du fyller den med, desto smartare blir den. Den här guiden visar hur du skapar en ny kunskapsdatabas och fyller den med innehåll som hjälper AI-agenterna att svara snabbt, korrekt och på rätt sätt. --- ### [](#skapa-och-aktivera-en-kunskapsdatabas)Skapa och aktivera en kunskapsdatabas 1. Öppna organisationsinställningarnaKlicka på kugghjulet och välj Organisationsinställningar. 2. Gå till AI och öppna KunskapsdatabaserKlicka på “ AI” och sedan på Kunskapsdatabaser. Här visas alla befintliga databaser som AI-agenter kan använda. 3. Skapa en ny databasKlicka på “+ Skapa kunskapsbas”. Ge databasen ett tydligt namn, till exempel “Produktinfo AI” eller “SupportFAQ AI”. 4. Lägg till FAQ:erSkapa kategori för FAQn som du ska lägga till exempelvis Ekonomi. Klicka på “Lägg till FAQ” och ange frågan samt svaret i respektive fält. FAQ:er hjälper AI:n att snabbt ge svar på vanliga frågor. 5. Ladda upp filerKlicka på “Lägg till fil”. Du kan ladda upp PDF, DOCX, TXT, MD eller CSV. Dessa filer kan innehålla detaljerad information som AI:n kan läsa och indexera. 6. Lägg till webbadresser (URL:er)Klicka på “Lägg till URL” och ange relevanta länkar – till exempel interna guider, externa artiklar eller dokument online. AI:n läser dessa sidor och använder dem för att bygga upp sin kunskapsbas. 7. Lägg till Zendesk Help Center (valfritt)Om ert Help Center finns i Zendesk kan du ange dess Help Center-URL. Då indexeras hela Help Centret i appen, så att AI:n kan använda innehållet som källa. 8. Skapa databasenKlicka på “Skapa” för att spara och aktivera databasen. Den blir nu tillgänglig för dina AI-agenter att använda. ### [](#hantera-redigerare-och-forslagsgivare-i-kunskapsdatabasen)Hantera redigerare och förslagsgivare i kunskapsdatabasen I varje kunskapsdatabas kan du styra vem som får redigera innehåll och vem som enbart får lämna förslag. Det gör det enkelt att samarbeta kring innehållet, samtidigt som du behåller kontrollen över vad som publiceras. ### [](#roller-i-kunskapsdatabasen)`Roller i kunskapsdatabasen` `Det finns två roller som kan tilldelas i en kunskapsdatabas:` `Redigerare` `Redigerare kan:` - `Skapa och redigera FAQ:er som förslag` - `Lämna ändringar som behöver godkännas innan de publiceras` `Alla ändringar från redigerare måste godkännas av en administratör innan de blir aktiva.` `Förslagsgivare` `Förslagsgivare kan:` - `Föreslå ändringar i befintliga FAQ:er` `Förslagsgivare kan inte:` - `Skapa nya FAQ:er` - `Ta bort eller flytta FAQ:er` - `Skapa eller ändra kategorier` `Alla förslag från förslagsgivare måste godkännas av en administratör eller redigerare.` ### [](#tilldela-roller)`Tilldela roller` `När du redigerar en kunskapsdatabas kan du ange vilka användare som ska vara:` - `Redigerare` - `Förslagsgivare` `Detta görs direkt i inställningarna för kunskapsdatabasen.` ## [](#tips-sa-bygger-du-upp-en-effektiv-kunskapsdatabas)Tips: Så bygger du upp en effektiv kunskapsdatabas När du har skapat din första kunskapsdatabas är nästa steg att fylla den med rätt innehåll och strukturera den på ett sätt som gör det enkelt för AI:n att hitta relevant information. Här är några rekommendationer: ### [](#1-bygg-databaser-efter-kontext)1. Bygg databaser efter kontext Skapa separata kunskapsdatabaser för olika områden eller avdelningar. Det gör att AI:n kan svara mer träffsäkert och att ni enklare kan hålla informationen uppdaterad. Exempel: - Support – felsökningsguider, vanliga frågor, instruktioner. - Sälj – produktbeskrivningar, prisinformation, värdeargument. - Ekonomi – fakturahantering, betalningsvillkor, avtalsfrågor. På så sätt slipper ni att en säljfråga blandas ihop med supportsvar. --- ### [](#2-borja-med-valdokumenterade-filer)2. Börja med väldokumenterade filer Bygg grunden med filer som förklarar era processer, rutiner och produkter. En välskriven PDF, DOCX eller TXT-fil blir ett bra underlag för AI:n att läsa in och förstå helheten. Tips: - Dela upp längre dokument i tydliga rubriker. - Använd ett enkelt språk, AI:n tolkar klara meningar bäst. - Uppdatera filerna regelbundet. --- ### [](#3-lagg-till-faq-er-for-snabba-och-enkla-svar)3. Lägg till FAQ:er för snabba och enkla svar FAQ:er passar perfekt för korta frågor som ofta återkommer. Skriv varje fråga och svar tydligt och fokusera på det viktigaste. Exempel: Fråga: Hur ofta uppdateras systemet? Svar: Systemet uppdateras automatiskt varje natt vid 03:00. Skapa gärna flera FAQ:er per ämne det hjälper AI:n att svara snabbare. --- ### [](#4-anvand-url-er-for-publika-sidor)4. Använd URL:er för publika sidor Om ni redan har guider eller artiklar publicerade online kan ni lägga till deras URL:er. AI:n läser in innehållet och använder det som källa vid frågor. Bra exempel på URL:er: - Help Center-artiklar. - Produktsidor. - Statussidor eller nyhetsflöden. --- ### [](#5-hall-kunskapsbasen-levande)5. Håll kunskapsbasen levande Se kunskapsdatabasen som ett levande bibliotek. Granska den regelbundet och uppdatera när något ändras. Checklist: - Ta bort gamla dokument. - Lägg till nya FAQ:er när ni får återkommande frågor. - Kontrollera att länkar och URL:er fortfarande fungerar. --- ### [](#6-tank-helhet)6. Tänk helhet AI:n blir så bra som materialet du ger den. Ju mer strukturerat, tydligt och uppdaterat innehållet är, desto bättre svar ger AI:n. --- ## Aktivera e-post notiser vid röstmeddelanden Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769606288-aktivera-e-post-notiser-vid-rostmeddelanden Lär dig aktivera e-postnotiser för röstmeddelanden effektivt. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/UXs-78xHkaM) --- ## Analytics Rapporter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769591024-analytics-rapporter Få insikter om samtalsflöden och effektivisera verksamheten med analytics-tjänsten. ### [](#vem-har-atkomst-till-analytics)Vem har åtkomst till analytics? - Pro-användare eller Contact Center Agent i en organisation med växelpaketet Unlimited - Pro-användare eller Contact Center Agent i en organisation med växelpaketet Light kan köpa tilläggstjänsten analytics - Användaren måste ha behörigheten Telefonisystem och/eller Analytics ### [](#oppna-analytics)Öppna analytics - Klicka på Analytics ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) I många fall är det mer kostnadseffektivt att uppgradera växelpaketet från Light till Unlimited istället för att köpa tilläggstjänsten som redan ingår i paketet. ## [](#generell-information)Generell information ### [](#vad-ar-analytics)Vad är analytics? Analytics är en smart tjänst som gör att du kan analysera era ringflöden för att effektivisera verksamheten. Välj mätvärden utifrån era KPI:er och kom igång direkt. ### [](#vem-kan-se-vad)Vem kan se vad? Pro-användare med behörigheten Analytics (under Funktioner) kan se och analysera alla svarsgrupper i organisationen, oavsett om de är agent, supervisor eller inte tillhör någon grupp. ### [](#kop-tjansten)Köp tjänsten ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Du behöver ha behörigheten konto för att kunna köpa tilläggstjänster. ## [](#sa-har-anvander-du-analytics)Så här använder du analytics ### [](#rapporttyp-och-innehall)Rapporttyp och innehåll 1. Klicka på plustecknet för att skapa en ny rapport 2. Namnge rapporten 3. Välj om du vill analysera svarsgrupper eller användare och välj vilka du vill få data på 4. I innehållssegmentet väljer du vad rapporten ska innehålla 5. Välj önskade mätvärden (se Metriker 101-artikeln för mer information) 6. Välj tidsintervall och språk ### [](#leverans-och-omfang)Leverans och omfång 1. Välj om rapporten ska vara engångsrapport eller återkommande 2. Om återkommande, ange när rapporten ska levereras 3. Ange omfattningen, till exempel senaste veckan eller månaden 4. Ange vilka dagar och tider rapporten ska omfatta (alla veckodagar, mån–fre eller anpassade tider) ### [](#varaktighet)Varaktighet 1. Ange om rapporten ska skickas vid varje valt intervall eller ett begränsat antal gånger (gäller endast återkommande rapporter) ### [](#prenumeranter)Prenumeranter 1. Välj vilka som ska få rapporten skickad till sig 2. Förhandsgranska rapporten med data från förra veckan för att se hur den kommer att se ut --- ## Analytics Utforska Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600534-analytics-utforska Analysera ringflöden och svarsgrupper med Analytics. Välj mätvärden, justera tröskelvärden och exportera data. ### [](#vem-har-atkomst-till-analytics)Vem har åtkomst till analytics? - Pro-användare eller Contact Center Agent i en organisation med växelpaketet Unlimited - Pro-användare eller Contact Center Agent i en organisation med växelpaketet Light kan köpa tilläggstjänsten analytics - Användaren måste ha behörigheten Telefonisystem och/eller behörigheten Analytics. ### [](#oppna-analytics)Öppna analytics - Klicka på Analytics i appen I många fall är det mer kostnadseffektivt att[ ](https://help.lynes.io/hc/sv/articles/4412308271761)uppgradera växelpaketet från Light till Unlimited istället för att köpa tilläggstjänsten som är inkluderad i paketet. ## [](#generell-information)Generell information ### [](#vad-ar-analytics)Vad är Analytics? Analytics är en smart tjänst som gör att du kan analysera era ringflöden för att effektivisera er verksamhet. Välj mätvärden efter era KPI:er och kom igång direkt! ### [](#vem-kan-se-vad)Vem kan se vad? Pro-användare med behörigheten Analytics kan se och analysera alla svarsgrupper i organisationen oavsett om de är en agent, supervisor eller ingenting i någon av grupperna. ### [](#kop-tjansten)Köp tjänsten Du behöver ha behörigheten konto för att kunna köpa tilläggstjänster. ### [](#sa-har-anvander-du-analytics)Så här använder du analytics 1. Välj den grupp eller de användare du vill analysera. Om du väljer att analysera en grupp kommer du också att få tillgång till agentstatistik för just den gruppen. Om du däremot väljer användare, får du statistik om alla användarens samtal. 2. Välj önskat datumintervall. 3. Justera tidsintervall och tröskelvärden vid behov. 4. Välj om du vill inkludera missade samtal eller exkludera tidig påläggning. Standard-tröskelvärdet för[ ](https://help.lynes.io/hc/sv/articles/4412308151057-Svarsgruppsinst%C3%A4llningar-f%C3%B6r-anv%C3%A4ndare-med-beh%C3%B6righeten-telefonisystem#h_01HAV32NY9M0WYDN55JBFD5XBY)tidig påläggning är 10 sekunder, om inte annat specificerats. Det betyder att samtal som avslutas innan tröskelvärdet nås inte inkluderas. 5. Välj den svarsgrupp eller de användare som du vill analysera. 6. Klicka på Sök. ### [](#justera-metriker)Justera Metriker - Genom att klicka på ögat för att filtrera, du kan välja att inkludera eller exkludera olika metriker ### [](#exportera-data-i-analytics)Exportera data i analytics 1. Klicka på ellipsmeny (de tre punkterna) 2. Välj ladda ner excel-fil. --- ## Arkivera samtal i samtalsloggen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769571548-arkivera-samtal-i-samtalsloggen Arkivera enstaka eller flera samtal. Arkiverade samtal raderas aldrig, utan döljs bara från sökningen. ### [](#steg-1-vem-kan-arkivera-samtal)Steg 1 – Vem kan arkivera samtal? - En användare kan arkivera sina egna samtal. - En medlem i en svarsgrupp kan arkivera samtal från gruppen. När ett samtal arkiveras: - Det försvinner från standard-sökresultatet. - Samtalet raderas inte och kan hittas igen genom att inkludera arkiverade samtal i sökningen. --- ### [](#steg-2-gor-en-sokning)Steg 2 – Gör en sökning För att arkivera samtal behöver du först göra en sökning i samtalsloggen. --- ### [](#steg-3-arkivera-ett-enstaka-samtal)Steg 3 – Arkivera ett enstaka samtal På dator: 1. Klicka på ikonen med tre prickar vid samtalet. 2. Klicka på ikonen med pil ner. 3. Klicka på Ja för att bekräfta. På mobil: 1. Tryck på ikonen med tre prickar vid samtalet. 2. Tryck på ikonen med pil ner. 3. Tryck på Ja för att bekräfta. --- ### [](#steg-4-arkivera-flera-samtal-bulk)Steg 4 – Arkivera flera samtal (bulk) På dator: 1. Markera rutan vid de samtal du vill arkivera. 2. När rutorna är ifyllda, klicka på ikonen med tre prickar. 3. Klicka på ikonen med pil ner. 4. Klicka på Ja för att bekräfta. På mobil: 1. Tryck i rutan vid de samtal du vill arkivera. 2. När rutorna är ifyllda, tryck på ikonen med tre prickar. 3. Tryck på ikonen med pil ner. 4. Tryck på Ja för att bekräfta. --- ## Dela ett chattmeddelande Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769562970-dela-ett-chattmeddelande Dela chattmeddelanden enkelt i direkta chattar eller kanaler. Du kan dela ett chattmeddelande i en direktchatt eller i en kanal. Alla meddelanden, filer och liknande som skickats till dig kan delas vidare. ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Välj meddelandet - För muspekaren över meddelandet du vill dela. - Klicka på alternativet för att dela. Steg 2 – Lägg till kommentar (valfritt) - Skriv en kommentar om du vill skicka med något extra. Steg 3 – Välj mottagare - Bestäm om du vill dela till en chatt, kanal eller team. Steg 4 – Schemalägg (valfritt) - Välj om du vill schemalägga delningen och ange tid. Steg 5 – Bekräfta - Klicka på Dela. --- ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Välj meddelandet - Håll inne på meddelandet du vill dela. - Välj alternativet för att dela. Steg 2 – Lägg till kommentar (valfritt) - Skriv en kommentar om du vill skicka med något extra. Steg 3 – Välj mottagare - Bestäm om du vill dela till en chatt, kanal eller team. Steg 4 – Schemalägg (valfritt) - Välj om du vill schemalägga delningen och ange tid. Steg 5 – Bekräfta - Tryck på Dela. --- ## Dela filer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769604044-dela-filer Dela filer enkelt i appen via drag och släpp eller menyval. ### [](#dela-en-fil-med-drag-och-slapp-endast-dator)Dela en fil med drag och släpp (endast dator) Steg 1 – Öppna mappen - Öppna mappen där filen du vill dela finns. Steg 2 – Dra in filen - Dra filen och släpp den i chatten eller kanalen i appen. Steg 3 – Skicka - Skriv ett meddelande om du vill. - Tryck på Enter eller klicka på Skicka. Observera: Drag och släpp fungerar inte från mobiltelefoner. --- ### [](#dela-en-fil-via-menyvalet-for-filer)Dela en fil via menyvalet för filer ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna chatten - Gå till chatten där du vill dela filen. Steg 2 – Lägg till fil - Välj alternativet för att bifoga en fil. - Leta upp och välj filen. Steg 3 – Skicka - Filen läggs till i chatten. - Skriv ett meddelande om du vill och tryck på Enter eller klicka på Skicka. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna chatten - Gå till chatten där du vill dela filen. Steg 2 – Lägg till fil - Välj alternativet för att bifoga en fil. - Leta upp och välj filen. Steg 3 – Skicka - Filen läggs till i chatten. - Skriv ett meddelande om du vill och tryck på Skicka. --- ### [](#dela-filer-fran-dropbox)Dela filer från Dropbox ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna chatten - Gå till chatten där du vill dela filen. Steg 2 – Välj Dropbox - Klicka på alternativet för att lägga till innehåll. - Välj Dropbox. Steg 3 – Skicka - Välj filen du vill dela. - Tryck på Enter eller klicka på Skicka. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna chatten - Gå till chatten där du vill dela filen. Steg 2 – Välj Dropbox - Tryck på alternativet för att lägga till innehåll. - Välj Dropbox. Steg 3 – Skicka - Välj filen du vill dela. - Tryck på Skicka. --- ### [](#se-alla-delade-filer-i-en-chatt-eller-kanal)Se alla delade filer i en chatt eller kanal ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna chatten eller kanalen. Steg 2 – Öppna menyn med tre prickar. Steg 3 – Välj Delade filer. Steg 4 – Bläddra för att förhandsvisa eller ladda ner filen. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna chatten eller kanalen. Steg 2 – Öppna menyn med tre prickar. Steg 3 – Välj Delade filer. Steg 4 – Bläddra för att förhandsvisa eller ladda ner filen. --- ## Dela samtal, meddelanden, filer mm i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769567264-dela-samtal-meddelanden-filer-mm-i-appen Lär dig att dela samtal, meddelanden och filer i appen. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/4uoOoJI-Gus) --- ## Emoji-inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769553666-emoji-installningar Anpassa dina emoji-inställningar för snabba reaktioner och hudton i chatten. Du kan anpassa dina emoji-inställningar genom att välja favorit-emojis för snabba reaktioner och ändra hudton. ### [](#byt-dina-favorit-emojis-for-snabba-reaktioner)Byt dina favorit-emojis för snabba reaktioner Steg 1 – Gå till inställningar - Längst ner i menyn till vänster hittar du inställningar. - Klicka på den och välj Personliga inställningar. Steg 2 – Öppna chattinställningar - Klicka på Chatt i menyn. - Välj sedan Emojis och reaktioner. Steg 3 – Byt emoji - Klicka på den emoji du vill ändra under Favoritreaktioner. - Välj en ny emoji från listan. - Upprepa för att byta ut flera emojis. --- ### [](#andra-hudton)Ändra hudton Steg 1 – Följ samma väg till Emojis och reaktioner som ovan. Steg 2 – Ändra hudton - Under avsnittet Hudton för emojis klickar du på den hudton du vill använda. --- ## Entra ID Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769614449-entra-id Synkronisera användare med Microsoft Entra ID för enklare hantering av uppgifter och grupper. ## [](#entra-id-synkronisering)Entra ID-synkronisering --- Syfte: Entra ID-synkronisering gör att användare i appen kan synkroniseras med Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) för enklare hantering av användaruppgifter och grupper. Behörighet som krävs: - Användare & Team - Administratörsrättigheter i Entra ID ### [](#steg-1-anslut-entra-id)Steg 1 – Anslut Entra ID 1. Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster . 2. Välj din organisation. 3. Gå till Användare & Team. 4. Klicka på Anslut Entra ID. 5. Logga in med ditt Microsoft-konto eller generera en länk och skicka till en kollega med adminrättigheter i ert Entra ID. 6. Ge appen de nödvändiga behörigheterna. --- ### [](#steg-2-konfigurera-synkronisering)Steg 2 – Konfigurera synkronisering Grupper: - Välj om alla användare i Entra ska synkroniseras eller endast utvalda grupper (t.ex. "telefoni", "växel" eller "support"). Fält: - Standardfält som synkas: förnamn, efternamn, visningsnamn och e-post. - För att synka fler fält, klicka på + och välj de fält du vill koppla. Notiser: - Ange vem eller vilka som ska få notifieringar om ändringar. - Du kan välja en eller flera användare och/eller e-postadresser. - Väljer du användare visas notiserna under Notifikationer i appen. Översikt: - Välj mellan manuell synkronisering (startas manuellt) eller daglig synkronisering (sker automatiskt under natten). --- ### [](#steg-3-hantera-anvandare)Steg 3 – Hantera användare 1. När synkroniseringen är aktiv kan du: - Koppla befintliga användare till Entra ID-användare. - Skapa nya användare baserat på Entra ID-information. 2. Användare som inte ska synkroniseras kan markeras som ignorerade i listan över tillgängliga användare. --- ### [](#ovrig-information)Övrig information - Borttagna användare: Om en användare tas bort i Entra ID raderas den inte automatiskt i appen. Efter synkronisering visas dessa under Ta bort Entra ID-användare för manuell hantering. - Återaktivering: Om du stänger av synkroniseringen raderas ingen data. Vid återaktivering måste alla inställningar konfigureras om. --- ## Hantera aktivitetsstatusar i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769550370-hantera-aktivitetsstatusar-i-appen Lär dig hantera aktivitetsstatusar effektivt i appen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/Y5YPyFt5wto) --- ## Hantera chatten i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769587391-hantera-chatten-i-appen Lär dig enkelt hur du hanterar chatten i appen med våra videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/UlwVaJkcMIA) --- ## Hantera dina enhetsinställningar i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769604422-hantera-dina-enhetsinstallningar-i-appen Hantera enkelt dina enhetsinställningar med dessa videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/m7QAYqV9O2g) --- ## Hantera din arbetsdag för automatisk aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769580624-hantera-din-arbetsdag-for-automatisk-aktivitetsstatus Lär dig hantera din arbetsdag med videoguider för automatisk aktivitetsstatus. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/E2Gg_rt9Beg) --- ## Hantera ditt visningsnummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769550263-hantera-ditt-visningsnummer Lär dig enkelt att hantera ditt visningsnummer med våra videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/ddRmp_oajCk) --- ## Hantera öppettider Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600213-hantera-oppettider Lär dig hantera öppettider med våra videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/gAH-kyDwiZA) --- ## Hantera VIP- och Blockerade Nummer i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769593155-hantera-vip-och-blockerade-nummer-i-appen Lär dig hantera VIP- och blockerade nummer i appen med dessa videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/jDCTOoA8THc) --- ## Integrera kalendern i Office 365 och Google Workspace med appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769535838-integrera-kalendern-i-office-365-och-google-workspace-med-appen Lär dig hur du integrerar Office 365 och Google Workspace-kalendrar med appen. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/gVrbor8wZPo) --- ## Kom igång med konferenser i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769567242-kom-igang-med-konferenser-i-appen Lär dig hur du kommer igång med konferenser i appen genom videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/-6ixrI639nE) --- ## Kom igång med telefonin i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769596932-kom-igang-med-telefonin-i-appen Lär dig enkelt att använda telefonifunktionen i appen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/EQzrT3Kjnt8) --- ## Kom igång med Vobbiz som administratör Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769593388-kom-igang-med-vobbiz-som-administrator Kom igång som administratör med att bjuda in kollegor och konfigurera er organisationsstruktur. ![icon](https://www.notion.so/icons/arrow-down_gray.svg?mode=light) Ladda ner Vobbiz-appen [här](https://vobbiz.se/appar)! Nu är det dags att komma igång med appen för dig som administratör. Har du inte laddat ner apparna ännu är det hög tid för det innan du börjar med guiden. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) En Pro-användare kan använda mobilappen, desktop och webbläsaren. En mobil-användare kan använda mobilappen. ## [](#kom-igang-med-hjalp-av-stegen-nedan)Kom igång med hjälp av stegen nedan ### [](#bjud-in-dina-kollegor)Bjud in dina kollegor Vi har förberett alla användare åt dig, det enda du behöver göra är att bjuda in dem. 1. Inne i appen, klicka på kugghjulsikonen, följt av er organisation 2. Klicka på användarkonton och användare. 3. Klicka på “Skicka inbjudningar” under förberedda användare 4. Välj om det ska skickas som e-post, SMS eller både och 5. Välj alla eller en eller flera specifika användare 6. Klicka på skicka Inbjudan skickas till e-postadressen och/eller mobilnumret som du angav som användar-ID när du skapade användaren. ### [](#konfigurera-er-organisations-struktur)Konfigurera er organisations-struktur Nu är det bra om du förstår grunden i organisations-strukturen i appen. Oavsett om du börjar på noll eller redan har teams så rekommenderar vi att du använder stegen nedan när du skapar ett nytt team. 1. Skapa ett team, till exempel Team Support 2. Skapa kanaler till exempel General, first line, second line & kända fel 3. Skapa en roll, tilldela rollen rätt team, kanaler och behörigheter. Genom att använda ordningen ovan blir det betydligt enklare när du ska[ ](https://help.lynes.io/hc/sv/articles/4412293237009)skapa en ny användare, när du då gör det behöver du bara tilldela användaren rätt roll och hen kommer då automatiskt bli tilldelad de fördefinierade teamen, kanalerna och behörigheterna. --- ## Koppla ditt Office eller Google Workspace konto till appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769576257-koppla-ditt-office-eller-google-workspace-konto-till-appen Koppla enkelt ditt Office eller Google Workspace-konto till appen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/ILWdVNYjr74) --- ## Köp samtalsinspelning och konfigurera en användare / svarsgrupp Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769604208-kop-samtalsinspelning-och-konfigurera-en-anvandare-svarsgrupp Köp licenser för samtalsinspelning och konfigurera användare eller svarsgrupper. ### [](#vem-kan-kopa-samtalsinspelning)Vem kan köpa samtalsinspelning? Användare med behörigheten konto kan köpa licenser för samtalsinspelning ## [](#kop-licenser-for-samtalsinspelning)Köp licenser för samtalsinspelning Innan du konfigurerar en användare eller svarsgrupp behöver du köpa licensen. ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Du behöver ha behörigheten konto för att kunna köpa licenser. 1. Klicka på kugghjulet 2. Klicka på din organisation 3. Under Företagskonto, klicka på Tilläggstjänster 4. Välj om du ska köpa licenser till användare eller svarsgrupp och expandera listan 5. Använd + för att lägga till rätt antal licenser 6. Klicka på Köp ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Kostnaden adderas till befintligt avtal och debiteras löpande under avtalstiden. ### [](#konfigurera-samtalsinspelning-pa-en-anvandare-eller-svarsgrupp)Konfigurera samtalsinspelning på en användare eller svarsgrupp Säkerställ att ni har tillgängliga licenser innan ni börjar. ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Du behöver ha behörigheten telefonisystem för att kunna tilldela och konfigurera en användare eller svarsgrupp. 1. Klicka på kugghjulet 2. Klicka på din organisation 3. Klicka på Telefonisystem 4. Klicka på Samtalsinspelning 5. Klicka på Lägg till 6. Välj vilken användare eller svarsgrupp som ska spelas in 7. Ställ in efter behov 8. Klicka på Spara --- ## Lägg till en person i en chattkanal Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769524374-lagg-till-en-person-i-en-chattkanal Lär dig hur du lägger till personer och gäster i en chattkanal. För att kunna lägga till en person i en chattkanal måste de vara medlem i teamet där kanalen finns. Användare med behörigheten Användare och team kan göra detta. ### [](#lagg-till-en-anvandare-i-en-kanal)Lägg till en användare i en kanal ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna kanalen - Gå till den kanal där du vill lägga till en person. Steg 2 – Öppna menyn - Klicka på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Lägg till medlem - Välj Lägg till teammedlem. Steg 4 – Sök eller välj användare - Skriv in namnet på personen eller välj från listan. Steg 5 – Bekräfta - Klicka på Lägg till. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna kanalen - Gå till den kanal där du vill lägga till en person. Steg 2 – Öppna menyn - Tryck på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Lägg till medlem - Välj Lägg till teammedlem. Steg 4 – Sök eller välj användare - Skriv in namnet på personen eller välj från listan. Steg 5 – Bekräfta - Tryck på Lägg till. --- ### [](#lagg-till-en-gast-i-en-kanal)Lägg till en gäst i en kanal Gästanvändare är kostnadsfria och kan skapas i obegränsat antal. De har endast åtkomst till de kanaler de är inbjudna till och kan bara direktchatta med medlemmar i dessa kanaler. ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna kanalen. Steg 2 – Klicka på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Välj Lägg till gäst. Steg 4 – Fyll i gästens e-postadress. Steg 5 – Klicka på Skapa. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna kanalen. Steg 2 – Tryck på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Välj Lägg till gäst. Steg 4 – Fyll i gästens e-postadress. Steg 5 – Tryck på Skapa. --- ### [](#skapa-en-inbjudningslank)Skapa en inbjudningslänk Som alternativ kan du skapa en inbjudningslänk till kanalen. ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna kanalen. Steg 2 – Klicka på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Välj Lägg till gäst. Steg 4 – Klicka på Skapa inbjudningslänk istället. Steg 5 – Kopiera länken och skicka till personen du vill bjuda in. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna kanalen. Steg 2 – Tryck på menyn i kanalens övre högra hörn. Steg 3 – Välj Lägg till gäst. Steg 4 – Tryck på Skapa inbjudningslänk istället. Steg 5 – Kopiera länken och skicka till personen du vill bjuda in. --- ## Microsoft Teams-integration med linjestatus & Kalenderintegration Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769542730-microsoft-teams-integration-med-linjestatus-kalenderintegration Integrera Microsoft Teams med kalenderfunktioner för effektivare samarbete. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/rJ0z5jQuCtw) --- ## Så fungerar Ärendehantering i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769533787-sa-fungerar-arendehantering-i-contact-center Lär dig om ärendehantering i kontaktcenter med videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/jgdwwcJpB1g) --- ## Så navigerar du i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600428-sa-navigerar-du-i-appen Lär dig att navigera i appen med videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/rBYVDwmriZM) --- ## Schemalägg ett meddelande Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769530706-schemalagg-ett-meddelande Schemalägg meddelanden i chatten för effektiv kommunikation. Steg 1 – Öppna schemaläggning - Klicka eller tryck på klockikonen i chatten eller kanalen. - Här kan du välja att skriva ett nytt meddelande att schemalägga. Steg 2 – Skriv ditt meddelande - Fyll i texten du vill skicka. - Det kan vara ett chattmeddelande, samtalslogg, e-post, filer eller survey-resultat. Steg 3 – Välj tidpunkt - Ange datum och tid för när meddelandet ska skickas. Steg 4 – Bekräfta - Klicka eller tryck på Schemalägg för att spara utskicket. --- ## [](#se-och-hantera-schemalagda-meddelanden)Se och hantera schemalagda meddelanden Steg 1 – Gå till menyn i chatten eller kanalen - Klicka eller tryck på de tre vertikala prickarna. Steg 2 – Öppna schemaläggda meddelanden - Välj klockikonen i menyn. Steg 3 – Hantera ett meddelande - På dator: håll muspekaren över meddelandet och klicka på redigeringsikonen. - På mobil: tryck på meddelandet och sedan på redigeringsikonen. Steg 4 – Ändra eller ta bort - Här kan du ändra texten, justera tiden eller radera det schemalagda meddelandet. --- ## Skicka SMS från klient Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566359-skicka-sms-fran-klient Lär dig hur du skickar SMS från klienten med enkla videoguider för nya användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/ABYCRCBgCGY) --- ## Svenska Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769542576-svenska Lär dig hur kundärenden skapas och hanteras i Contact Center. # [](#oversikt)Översikt När en kund kontaktar er – via e-post, webbchatt eller telefoni – skapas automatiskt ett ärende i Contact Center. Ett ärende är kärnan i hela supportarbetet: det samlar kundens meddelande, konversationen mellan kund och agent, samt all information som behövs för att lösa frågan. Den här artikeln går igenom hur ett ärende uppstår, vilka roller som är inblandade, och hur ett ärende rör sig genom sin livscykel från nytt till arkiverat. --- ## [](#sa-skapas-ett-arende)Så skapas ett ärende Alla kundkontakter i Contact Center blir ett ärende, oavsett kanal: - E-post: Kunden skickar ett mejl till er supportadress. - Webbchatt: Kunden startar en konversation via webbchatten. - Telefoni: Ett inkommande samtal via svarsgrupp eller telefonnummer. När en kontakt kommer in skapas ärendet automatiskt med följande information: - Kundens namn och kontaktuppgifter - Kanal (t.ex. e-post eller chatt) - Datum och tid - Ärendets ämne och första meddelande Om ett ärende skapas av en AI-agent (t.ex. Ai-Telefonist eller AI-Supportagent) markeras det med statusen Eskalerat när AI-agenten lämnar över till en mänsklig agent. --- ## [](#roller-i-ett-arende)Roller i ett ärende Varje ärende i Contact Center har tydliga roller: - Begärande (kund): Den som har skickat in förfrågan. - Agent: Den som arbetar med att hantera ärendet. - Supervisor: Kan se och administrera alla ärenden samt följa agenter. - AI-agent: Hanterar automatiskt inkommande ärenden och kan eskalera till en människa när det behövs. --- ## [](#arendets-livscykel)Ärendets livscykel Varje ärende följer en tydlig process, från skapande till arkivering. Här är en översikt över hur statusarna fungerar i Contact Center: ### [](#1-nytt)1. Nytt Ärendet har precis skapats och väntar på att tilldelas en agent. ### [](#2-eskalerat)2. Eskalerat En AI-agent har hanterat ärendet men bedömt att det behöver tas över av en mänsklig agent. ### [](#3-oppet)3. Öppet En agent har påbörjat arbetet med ärendet. ### [](#4-parkerat)4. Parkerat Ärendet är pausat, exempelvis om man inväntar intern input. ### [](#5-vantar)5. Väntar Agenten väntar på svar från kunden eller extern part. ### [](#6-lost)6. Löst Problemet är löst och kunden har fått svar. Ärendet ligger kvar i status ”Löst” i 7 dagar ifall kunden återkommer. ### [](#7-stangt)7. Stängt Efter 7 dagar utan kundsvar stängs ärendet automatiskt. ### [](#8-arkiverat)8. Arkiverat Natten efter att ärendet stängts flyttas det till arkivet. Där sparas det för framtida referens och statistik. --- ## [](#sa-har-ser-ett-arende-ut)Så här ser ett ärende ut Ett ärende består av flera delar: - Titel: Ärendets ämne. - Kommentarer: Meddelanden mellan kund och agent. - Interna anteckningar: Endast synliga för teamet – används för intern kommunikation. - Tilldelning: Visar vem som ansvarar för ärendet. - Kanalinformation: Anger var ärendet kom ifrån. --- ## [](#sammanfattning)Sammanfattning Ett ärende i Contact Center representerar hela kunddialogen – från första kontakt till avslutad lösning. Genom att följa ärendets statusar får du snabbt en tydlig bild av vad som händer, vem som ansvarar, och om kunden behöver återkopplas. AI-agenten kan effektivisera mycket av arbetet, men det är alltid människan som har sista ordet innan ärendet avslutas. --- ## Vad är en direktchatt? Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769615435-vad-ar-en-direktchatt Lär dig om direktchatt, hur du öppnar och schemalägger meddelanden enkelt. En direktchatt är en privat konversation mellan dig och en annan person. ## [](#vem-har-atkomst-till-direktchatten)Vem har åtkomst till direktchatten? - Alla användare i organisationen. - Gästanvändare, men de kan bara direktchatta med de användare i kanalerna de har tillgång till. Du kan även skicka chattmeddelanden till en synkroniserad Slack-kanal. --- ## [](#oppna-dina-direktchattar)Öppna dina direktchattar ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Hitta chatten - Välj chatt i menyfältet med ikoner. Steg 2 – Se fler direktchattar - Om det står “… fler direktkanaler”, klicka där för att öppna en lista. - Sök efter en kollega eller gäst och öppna chatten. Snabbnavigatorn: 1. Tryck på bokstaven Q på tangentbordet eller öppna snabbmenyn. 2. Skriv in personens namn och tryck Enter. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Hitta chatten - Gå till menyn och välj chatt. Steg 2 – Se fler direktchattar - Om det står “… fler direktkanaler”, tryck där för att öppna en lista. - Sök efter en kollega eller gäst och öppna chatten. Snabbnavigatorn: 1. Öppna snabbmenyn på blixt ikonen. 2. Skriv in personens namn och tryck på användaren för att öppna chatten. --- ## [](#skicka-ett-chattmeddelande)Skicka ett chattmeddelande ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Skriv meddelandet - Skriv ditt meddelande i fältet. Steg 2 – Skicka - Tryck på Enter eller klicka på Skicka. Steg 3 – Lägg till emoji (valfritt) - Välj emoji från listan eller skriv kolon följt av emoji-namnet. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Skriv meddelandet - Skriv ditt meddelande i fältet. Steg 2 – Skicka - Tryck på Skicka. Steg 3 – Lägg till emoji (valfritt) - Använd mobilens emoji-tangentbord eller skriv kolon följt av emoji-namnet. --- ## [](#schemalagg-ett-meddelande)Schemalägg ett meddelande Du kan skicka meddelanden direkt eller schemalägga dem för att skickas senare. Schemalagda meddelanden visas i en egen vy i chatten eller kanalen. ### [](#pa-dator)På dator Steg 1 – Öppna schemaläggning - Klicka på alternativet för schemaläggning. Steg 2 – Skriv meddelandet - Fyll i texten du vill skicka. Steg 3 – Välj tid - Ange datum och tid för när meddelandet ska skickas. Steg 4 – Bekräfta - Klicka på Schemalägg. ### [](#pa-mobil)På mobil Steg 1 – Öppna schemaläggning - Tryck på alternativet för schemaläggning. Steg 2 – Skriv meddelandet - Fyll i texten du vill skicka. Steg 3 – Välj tid - Ange datum och tid för när meddelandet ska skickas. Steg 4 – Bekräfta - Tryck på Schemalägg. --- ## [](#hantera-schemalagda-meddelanden)Hantera schemalagda meddelanden ### [](#pa-dator)På dator 1. Gå till chatten eller kanalen. 2. Klicka på menyn med tre prickar. 3. Välj schemaläggning. 4. Håll muspekaren över meddelandet och välj redigera.• Här kan du ändra text, justera tiden eller ta bort meddelandet. ### [](#pa-mobil)På mobil 1. Gå till chatten eller kanalen. 2. Tryck på menyn med tre prickar. 3. Välj schemaläggning. 4. Tryck på meddelandet och välj redigera. Här kan du ändra text, justera tiden eller ta bort meddelandet. --- ## Vobbiz 2.8 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779526385-vobbiz-2-8 Ny filtreringsfunktion, AI‑svar, förbättrad licenshantering och SSO‑stöd. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#release-notes-2-8)Release notes 2.8 - Uppdatering live: 2026-06-02 - Plattformar: Alla # [](#nyheter)Nyheter ## [](#contact-center)Contact Center Workspace har fått ett komponerbart filtersystem istället för fasta vy-presets. Kombinera status, senaste aktivitet, kanal och tilldelad agent, spara resultatet som en egen vy och dela den valfritt med organisationen. Allt med en uppdaterad visuell stil och möjligheten att växla till listvy. Funktionen är tillgänglig som en experimentell förhandsfunktion. E-post och komposition Fördröjd e-postavsändning med ångerfönster, "Föreslå svar"-AI-knapp, dra-och-släpp av bilagor, visuell indikator för citerad och vidarebefordrad text samt bevarade radbrytningar i snabbsvar. E-posttråddialogen har omarbetats med valbara meddelanden, fullbreddsvisning och klickbar header. Bilagor i intern ärendechatt, spårning av e-postöppning och webbläsarens stavningskontroll i kompositionsdialogen finns nu på plats. Ärendehantering Skapa-nytt-ärende från e-post med en förfinad dialog, automatisk rensning av ärendeämnesprefix (Re:, Fw:, Sv:) och svar går nu till senaste mottagna e-posten istället för till sig själv. Ärendenummer visas i svarets ämne och kan användas tillsammans med nya variabler för agentens mobilnummer, fast nummer och e-postsignatur. Tilldelningsinställningar per kanal och autotilldelning till agent vid svar finns nu, och CC-kontakter kan skapas automatiskt från organisationsanvändare. Ärendets historik är renare – att lösa ett ärende skapar inte längre en separat händelse. Översikt och navigering Ärendeöversikten håller scrollposition vid bakåtnavigering, kommer ihåg hopfällda grupper, och du kan välja om gruppering, kolumner och sortering ska sparas per vy eller delas. Sidofliken scrollar inte längre när det öppna ärendet uppdateras, och utkast och bilagor återställs korrekt efter en sidouppdatering. Mobilen har fått bättre bakåtnavigering och en scrollbar vy-lista. I översikten kan du nu få en snabbvy genom att hålla muspekaren över ett ärende – tillgängligt som en valbar experimentell funktion. Skräppost och notiser Förbättrad skräppostshantering med poäng, tröskelvärden och möjligheten att hantera flera ärenden samtidigt direkt från ärendeöversikten. Notiser för e-postleveransfel slås ihop och skickas inte längre när ett ärende stängs automatiskt. Övrigt - Scrolla-till-toppen-knapp vid långa e-postmeddelanden - Ignoreringslista för välkomstmeddelanden per CC-kanal - Formatering av telefonnummer med landskod i webbwidgeten ## [](#enkel-inloggning-med-microsoft-entra-id)Enkel inloggning med Microsoft Entra ID Single sign-on med Microsoft Entra ID är nu tillgängligt, ovanpå er befintliga Entra ID Sync. Användare loggar in med sitt Microsoft-konto direkt från inloggningssidan, och administratörer kan aktivera SSO antingen för hela organisationen eller per användare från Entra ID Sync-inställningarna. ## [](#identitetsverifiering-med-bankid)Identitetsverifiering med BankID Du kan nu konfigurera en Input-insamlare med BankID som identifieringsmetod innan ett samtal släpps vidare till en svarsgrupp. Ett enkelt sätt att säkerställa korrekt identifiering av inringande. ## [](#sokord-ett-enklare-satt-att-organisera-vem-som-ar-vem)Sökord – ett enklare sätt att organisera vem som är vem Organisationsstruktur har designats om till Sökord, vilket gör det enklare att beskriva och hitta personer i organisationen. Administratörer hanterar nu kategorier och alternativ från en sammanhållen tabell med dra-och-släpp, direkt namnändring och tilldelning av användare per alternativ. En ny inställning kan valfritt tillåta vanliga användare att lägga till egna alternativ – eller hela kategorier – direkt från sin profil. ## [](#licensoversikt)Licensöversikt En ny licensöversikt i organisationsinställningarna ger en samlad bild av alla licenser, paket och tillägg på ett ställe – inklusive avtalade basnivåer, nuvarande användning och otilldelade kvantiteter. Med PBX Self Service aktiverat kan kunden själv nedgradera paket, ta bort oanvända licenser över basnivå och vid behov stänga av Kontaktcenter-paketet direkt från översikten – utan att behöva kontakta support. ## [](#automatisk-licenshantering)Automatisk licenshantering Licensbokföringen följer nu organisationens faktiska tillstånd utan manuella ingrepp. När användare ändras eller tas bort – eller när du tar bort en svarsgrupp, IVR, samtalsinspelning, callback eller enkät – stängs motsvarande licensavtal automatiskt. Kontaktcenter-paketets förändringar hålls också balanserade åt båda håll, så att din totala samtalskapacitet bibehålls. Alla automatiska borttagningar respekterar avtalade värden och går aldrig under avtal. ## [](#ai-voice-anvandningsaviseringar-for-alla-planer)AI Voice – användningsaviseringar för alla planer Kunder med betalda AI Voice-planer som inkluderar volym kan nu konfigurera användningsaviseringar på samma sätt som testkunder. Ange en tröskelnivå i procent och vem som ska aviseras (e-post och/eller SMS), så skickas en heads-up när användningen närmar sig inkluderad volym samt en till när den överskridits. ## [](#filtrering-i-personlig-samtalshistorik)Filtrering i personlig samtalshistorik Den personliga samtalshistoriken kan nu filtreras på ett mer kraftfullt sätt: - Samtalstyp – visa endast besvarade, missade, utgående, röstmeddelanden eller inspelade samtal - Taggar – filtrera på en eller flera samtalstaggar - Datumintervall – fokusera på en specifik period - Sorteringsordning – äldsta eller nyaste först - Arkivering – inkludera eller visa endast arkiverade samtal - Nummer, kontakt eller enhet – sök på samtal kopplade till en specifik person, svarsgrupp, IVR eller AI-operatör Filter du använder ofta kan fästas ovanför samtalslistan för enklare åtkomst. En återställningsknapp rensar alla aktiva filter på en gång. ## [](#insights-webhook)Insights webhook Insights-webhooks som är konfigurerade i v2 innehåller nu fältet itemType vid sidan av callType. Externa system kan därmed skilja på besvarade, missade, studsade, röstmeddelande- och dirigerade samtal – inte bara samtalets riktning. --- ## [](#fixar-andringar)Fixar & Ändringar ### [](#kundnara)Kundnära Taggar Inställningen för automatisk taggning ger nu tydligare vägledning kring hur du skriver effektiva AI-instruktioner. Beskrivningsfältet uppmuntrar korta, koncisa beskrivningar och innehåller ett exempel. En gräns på 200 tecken har införts för att förhindra för utförliga instruktioner som kan försämra matchningsprecisionen. Befintliga taggar med längre beskrivningar påverkas inte. Personlig samtalshistorik En ny kompakt design under Historik → Vyinställningar döljer onödiga telefonnummer när en kontakts namn eller företag redan visas. Du kan visa CI-genererad samtalsrubrik istället för sammanfattningen för en mer kortfattad vy. I kompakt läge fälls taggar på samtalslogg ihop på en rad med expanderbar styrning. Svarsgrupper Samtalshistorikens sidoflik har nu taggfilter. Användarimport/-export Mobilnummer kan nu användas som inloggningsidentifierare vid uppladdning av användare. Organisationens sökfält ingår vid import och export via Excel – exportfilen innehåller automatiskt kolumner för varje konfigurerat sökfält. Vid import upptäcks sökfältskolumner, matchas mot befintliga fält (även med små stavfel) och nya skapas vid behov. Input-insamlare Agenter kan aktivera en Input-insamlare under ett pågående svarsgruppssamtal om uppgifterna inte redan samlats in. Tre nya aktiveringslägen finns: aktivera automatiskt innan inringare hamnar i kön, låt antingen inringare aktivera den före kön eller agent under samtalet, eller tillåt endast agenter att aktivera under samtalet. En ny logik för återförsök gör att du själv kan bestämma hur många försök som tillåts och vad som händer när inmatningen inte är korrekt. ### [](#slack)Slack Slack-integrationen hanterar nu raderade kanaler bättre. När en Slack-kanal raderas städas motsvarande synk upp automatiskt – tidigare blev inaktuella synkar kvar och orsakade fel. Flera kantfall som kunde få integrationen att krascha har också åtgärdats. Fildelning från Slack fungerar nu fullt ut Filer som delas i synkade Slack-kanaler är nu fullt åtkomliga för alla användare. Tidigare länkade delade filer till Slacks interna URL:er som krävde Slack-inloggning. Filer laddas nu ner och lagras direkt i appen, så de visas som vanliga filbilagor som alla i konversationen kan se och ladda ner. Filer som delas från appen till Slack laddas nu upp korrekt och visas som inbäddade Slack-filer istället för enbart textreferenser. ### [](#analytics)Analytics Vissa rapporter visade tidigare en "Workbook repaired"-notis när de öppnades i Excel. Datan var alltid intakt – endast varningen är borta. --- ## [](#patchar)Patchar ### [](#portal)Portal Det är nu enklare att hitta en specifik organisation. Förutom att söka på namn kan du söka på organisationsnummer både i portalens kundmeny och i felsöknings-supersökningen. Sökningen är flexibel – fungerar både med och utan bindestreck. ### [](#analytics)Analytics Nyligen tillagda svarsgrupper ansluter inte längre tyst till varje befintlig analytics-rapport. ### [](#insights-prestanda)Insights – prestanda När flera agenter visar samma kontakt samtidigt slår systemet nu ihop duplicerade förfrågningar till ett enda anrop mot CRM-systemet. Det minskar risken att vi når CRM-systemets gräns för antal förfrågningar, särskilt vid hög trafik. --- ## [](#storre-beroendeuppdateringar)Större beroendeuppdateringar Desktop-app: Electron 29 ⇒ 41 --- ## Wallboard Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769522993-wallboard Skapa och hantera Wallboards för att visa användardata på externa skärmar. ### [](#steg-1-vem-har-tillgang-till-wallboard)Steg 1 – Vem har tillgång till Wallboard? - Användare med behörigheten Wallboard kan köpa tilläggstjänsten. - Alla med Wallboard-behörighet kan konfigurera och hantera tjänsten. --- ### [](#steg-2-oppna-wallboard-installningarna)Steg 2 – Öppna Wallboard-inställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen. - Välj din organisation. - Expandera listan Wallboards. --- ### [](#steg-3-vad-ar-en-wallboard)Steg 3 – Vad är en Wallboard? - En Wallboard används för att visa svarsgrupps- eller användar-data på en extern skärm, exempelvis en TV. - Den erbjuder:• Anpassningsbara mätvärden • Val av en eller flera svarsgrupper och användare • Ljust och mörkt läge • Olika visuella skalalternativ --- ### [](#steg-4-skapa-en-wallboard)Steg 4 – Skapa en Wallboard 1. Klicka på kugghjuls-ikonen och välj organisationen. 2. Expandera Wallboards. 3. Klicka på plustecknet för att skapa en ny Wallboard. 4. Välj Flera svarsgrupper eller En svarsgrupp. 5. Namnge din Wallboard. 6. Välj vilka svarsgrupper som ska inkluderas. 7. Välj vilka metriker som ska visas. 8. För alternativet En svarsgrupp kan även agentmetriker läggas till. 9. Välj språk. 10. Bestäm tema (ljust eller mörkt). 11. Välj en avatar eller använd företagets logotyp. 12. Ställ in visningsskala (standard 100 %). 13. Välj animationsstil för hur siffrorna uppdateras. 14. Kopiera länken till Wallboarden. 15. Klicka på Spara. Wallboard-länken kan användas på flera platser samtidigt och fungerar i de flesta webbläsare. --- ### [](#steg-5-wallboard-templates)Steg 5 – Wallboard-templates ### [](#svarsgrupp)Svarsgrupp - Flera svarsgrupper – metriker: Visa flera grupper och deras metriker på samma Wallboard. - En svarsgrupp – detaljerad: Visa en grupp med både gruppens och agenternas information. - En svarsgrupp – ledartavla: Visa både grupp- och agentdata samt en ledartavla för gruppen. Endast inloggade agenter visas på en Wallboard. ### [](#anvandare)Användare - Användare – metriker: Välj fritt bland användare och visa både kombinerade och individuella metriker. - Användare – ledartavla: Visa individuella metriker och en ledartavla med ranking av användarna. --- ## 1. Aktivera AI-Agenter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769597868-1-aktivera-ai-agenter Aktivera AI-roller för att köpa och använda AI-tjänster effektivt. ## [](#viktigt-aktivera-ai-roller-for-att-kunna-kopa-ai-tjanster)Viktigt: Aktivera AI-roller för att kunna köpa AI-tjänster För att kunna köpa och använda AI-tjänster behöver du först aktivera Opt-in för AI-agenter. För att kunna använda AI-funktioner som AI-telefonist, personlig AI-telefonist eller AI-supportagent behöver AI först aktiveras på organisationsnivå. --- ### [](#tips)Tips Gå till AI → Licenser och användning för att se eller ändra er prisplan. Där kan du också hålla koll på er användning och eventuella provperioder. ## [](#1-oppna-organisationsinstallningarna)1. Öppna organisationsinställningarna Klicka på kugghjulet i menyn och välj Organisationsinställningar. Under Företagskonto hittar du menyn AI – klicka där. Här hanterar du alla inställningar som gäller AI på organisationsnivå. För att kunna använda eller köpa AI-tjänster behöver du aktivera Opt-in under Roller för AI-agenter. När du har aktiverat önskade roller klickar du på Spara. --- ## [](#2-aktivera-roller-for-ai-agenter)2. Aktivera roller för AI-agenter I menyn AI väljer du vilka roller som ska vara tillgängliga i organisationen. Slå på de roller ni vill använda: - AI-telefonister - Personliga AI-telefonister - AI-supportagenter för svarsgrupper och chattkanaler Det går när som helst att lägga till eller ändra roller vid behov. --- ## [](#3-kop-ai-voice)3. Köp AI Voice Licens & Anvädning För att kunna använda AI-agenter i sina roller behöver ni köpa tillägget AI Voice. 1. Gå till Licenser & användning (under AI). 2. I expandera AI Voice och klicka på Konfigurera AI Vocie 3. Välj den prisplan som passar organisationen. 4. Klicka på Spara. När AI Voice är aktiverat kan ni börja använda AI-agenter som: - AI-supportagent i svarsgrupper eller chattkanaler - AI-telefonist för specifika nummer och användare --- ### [](#bra-att-kanna-till)Bra att känna till Om ni vill använda AI-agenter i webbchatt eller svarsgrupp behöver Contact Center-paketet vara aktiverat på organisationen. Det köps på samma plats – under Tillval. --- ## Aktivera eSIM på Subs-abonnemang Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769583732-aktivera-esim-pa-subs-abonnemang Aktivera eSIM på Subs-abonnemang med enkel steg-för-steg-guide. ### [](#behorighet)Behörighet För att kunna aktivera eSIM behöver du ha behörigheten "Konto". Användare utan denna behörighet kan inte aktivera eSIM själva. ### [](#steg-for-steg)Steg-för-steg ### [](#1-ga-till-abonnemangslistan)1. Gå till abonnemangslistan - Klicka på kugghjulet längst ner i menyn till vänster. - Välj Företagskonto. - Klicka på Subs. ### [](#2-valj-abonnemang)2. Välj abonnemang - I listan under Abonnemang, välj exempelvis Subs mobil. - Klicka på det mobilnummer du vill ändra till eSIM. ### [](#3-byt-till-esim)3. Byt till eSIM - I abonnemangsinställningarna, scrolla ner till avsnittet SIM. - Klicka på Byt till eSIM. ### [](#4-skicka-qr-kod)4. Skicka QR-kod - Välj Skicka QR-kod via mejl. - Ange användarens mejladress och klicka på Skicka. ### [](#5-slutfor-aktiveringen)5. Slutför aktiveringen - Be användaren att skanna QR-koden med mobilens inbyggda eSIM-läsare för att slutföra bytet. --- ### [](#viktigt-att-veta)Viktigt att veta - eSIM fungerar för de flesta smartphones, men inte för smartklockor (t.ex. Apple Watch, Samsung Watch 3). - Kontrollera alltid att enheten stödjer eSIM innan aktivering. --- --- ## Aktivera ett nytt simkort Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769578249-aktivera-ett-nytt-simkort Aktivera ett nytt simkort enkelt med dessa steg för företagskonton. ### [](#sa-har-aktiverar-du-ett-nytt-simkort)Så här aktiverar du ett nytt simkort För att ändra ditt eller en kollegas simkort behöver du ha behörigheten Konto eller vara kontoägare. --- ### [](#steg-1-ga-till-installningar)Steg 1 – Gå till inställningar - Längst ner i menyn till vänster ser du en ikon som ser ut som ett kugghjul. - Klicka på den för att öppna organisationsinställningar. --- ### [](#steg-2-valj-foretagskonto)Steg 2 – Välj Företagskonto - Klicka på Företagskonto. - Välj sedan Subs i menyn. --- ### [](#steg-3-oppna-mobilabonnemang)Steg 3 – Öppna mobilabonnemang - Under Abonnemang, klicka på Subs mobil. - Här visas en lista med alla abonnemang i företaget. --- ### [](#steg-4-valj-anvandare)Steg 4 – Välj användare - Klicka på det namn eller det telefonnummer som du vill ändra simkort på. --- ### [](#steg-5-fyll-i-simkortsnummer)Steg 5 – Fyll i simkortsnummer - Under avsnittet SIM, klicka på det befintliga SIM ICC-numret. - Fyll i det nya SIM ICC-numret (20 siffror). - Klicka på Spara. - Viktigt! Spara aldrig utan ett simkortsnummer eller utan esim. Detta kommer inaktivera numret och abonnemanget i bakgrunden. Vänligen kontakta supporten för mer hjälp i detta. ### [](#steg-6-byt-simkort)Steg 6 – Byt simkort - Be användaren att byta SIM-kort i sin telefon. - Observera att aktiveringen kan ta några minuter. Om det inte fungerar, prova att starta om telefonen. --- ## Aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769582503-aktivitetsstatus Skapa och hantera aktivitetsstatus för personliga inställningar. ### [](#steg-1-oppna-aktivitetsstatus)Steg 1 – Öppna aktivitetsstatus - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Aktivitetsstatus. --- ### [](#steg-2-skapa-ny-aktivitetsstatus)Steg 2 – Skapa ny aktivitetsstatus 1. Klicka på plustecknet (+). 2. Ge statusen ett namn, t.ex. Super-upptagen. 3. Välj Tillgänglig eller Upptagen som tillgänglighetsläge. 4. Lägg till en anteckning (valfritt). 5. Ange en sluttid (eller lämna tomt för ingen sluttid). 6. Välj visningsnummer när statusen är aktiv. - Toggla av för att ange olika nummer för interna och externa samtal. 7. Ställ in hur inkommande samtal ska hanteras (t.ex. vidarekoppling till röstbrevlåda). - Du kan ha olika hantering för mobil- och fastnummer. 8. Välj eventuell fördröjning innan vidarekoppling. 9. Ställ in hur inkommande VoIP-samtal ska hanteras. 10. Välj om du ska vara tillgänglig i svarsgrupper. 11. Bestäm vilka enheter som ska ringa. 12. Välj hur det ska ringa ut till mobila enheter. 13. Ange vilka mobilnotiser som ska tystas när statusen är aktiv. 14. Klicka på Spara. --- ### [](#steg-3-redigera-aktivitetsstatus)Steg 3 – Redigera aktivitetsstatus ### [](#din-egen-status)Din egen status 1. Välj statusen i listan. 2. Klicka för att expandera. 3. Gör ändringar. 4. Klicka på Spara. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ### [](#andra-en-annan-anvandares-status)Ändra en annan användares status - Kräver behörigheten Användare & Team. - Du kan då ändra aktivitetsstatus, visningsnummer, samtalshantering, vidarekoppling och anteckningar. --- ### [](#steg-4-ta-bort-aktivitetsstatus)Steg 4 – Ta bort aktivitetsstatus 1. Välj statusen. 2. Klicka för att expandera. 3. Längst ner, klicka på Ta bort och bekräfta med Ja. --- ### [](#steg-5-aterstall-till-systemstandard)Steg 5 – Återställ till systemstandard - Klicka på Återställ alla statusar till systemstandard. - Bekräfta med OK. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_red.svg?mode=light) Egna statusar kan inte återskapas efter en återställning. --- ### [](#steg-6-arbetsdag-automatisk-aktivitetsstatus)Steg 6 – Arbetsdag (automatisk aktivitetsstatus) 1. Klicka på Arbetsdag. 2. Välj Anpassad eller Måndag–Fredag. 3. Toggla på Inkludera lunch om du vill. 4. Ställ in arbetstider. 5. Välj aktivitetsstatus för lunch, start och slut på dagen. 6. Klicka på Spara. --- ### [](#steg-7-tillat-interna-samtal-vid-upptagen-status)Steg 7 – Tillåt interna samtal vid upptagen status 1. Klicka på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Aktivitetsstatus. 2. Skapa ny status eller redigera befintlig. 3. Gå till Hantering av inkommande samtal. 4. Toggla på Samtal från min organisation: släpp igenom. 5. Du kan även tillåta: - Samtal från VIP-kontakter. - Samtal från federation. 6. Klicka på Spara. --- ## Ändra aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769567794-andra-aktivitetsstatus Ändra din aktivitetsstatus enkelt på dator eller mobil och lägg till anteckningar. ## [](#vad-ar-en-aktivitetsstatus)Vad är en aktivitetsstatus? En aktivitetsstatus är hur du skyltar din tillgänglighet för dina kollegor och ev. gästanvändare i appen. Din aktivitetsstatus kan vara tillgänglig eller upptagen. 1. Klicka på din avatar. 2. Välj den aktivitetsstatus du vill aktivera. --- # [](#skapa-redigera-arbetsdags-installningar)Skapa, redigera & arbetsdags-inställningar För att skapa nya statusar, redigera befintliga eller hantera arbetsdags-inställningar → se guiden för aktivitetsstatus. --- # [](#lagg-till-en-anteckning)Lägg till en anteckning Du kan komplettera din aktivitetsstatus med en personlig anteckning för att ge kollegorna mer information. Exempel: “Ring bara om det är viktigt” när du har status Tillgänglig. ### [](#steg-for-att-lagga-till-en-anteckning)Steg för att lägga till en anteckning 1. Klicka på din avatar. 2. Klicka på Anteckning. 3. Skriv in din text. 4. Klicka på Spara. --- ## Ändra datapaket Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769528340-andra-datapaket Ändra datapaket för mobilabonnemang enkelt med steg-för-steg-guide. ### [](#sa-har-andrar-du-datapaket-i-subs)Så här ändrar du datapaket i Subs För att ändra ditt eller en kollegas datapaket behöver du ha behörigheten Konto eller vara kontoägare. --- ### [](#steg-1-ga-till-installningar)Steg 1 – Gå till inställningar - Längst ner i menyn till vänster ser du en ikon som ser ut som ett kugghjul. - Klicka på den för att öppna organisationsinställningar. --- ### [](#steg-2-valj-foretagskonto)Steg 2 – Välj Företagskonto - Klicka på Företagskonto. - Välj sedan Subs i menyn. --- ### [](#steg-3-oppna-mobilabonnemang)Steg 3 – Öppna mobilabonnemang - Under Abonnemang, klicka på Subs mobil. - Här visas en lista med alla abonnemang i företaget. --- ### [](#steg-4-valj-anvandare)Steg 4 – Välj användare - Klicka på det namn eller det telefonnummer som du vill ändra datapaket för. --- ### [](#steg-5-ga-till-samtalstaxa-data)Steg 5 – Gå till Samtalstaxa & Data - När abonnemanget öppnas, välj avsnittet Samtalstaxa & Data. --- ### [](#steg-6-valj-nytt-datapaket)Steg 6 – Välj nytt datapaket - Nu ser du en lista med datapaket, till exempel 1 GB, 5 GB, 20 GB eller obegränsad data. - Markera det paket du vill byta till. - Klicka på Spara längst ner och sedan Spara igen. --- ### [](#klart)Klart! Ändringen är nu sparad och datapaketet är uppdaterat. --- ## Ändra din aktivitetsstatus i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769585809-andra-din-aktivitetsstatus-i-mobilen Lär dig ändra din aktivitetsstatus enkelt via mobilen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/Itf5geUPsR8) --- ## Användare och team Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769590369-anvandare-och-team Hantera användare och team enkelt med dessa steg-för-steg-instruktioner. # [](#vem-har-atkomst-till-anvandare-team)Vem har åtkomst till Användare & Team? - Alla användare med behörigheten Användare & Team kan se och redigera inställningarna. --- # [](#oppna-anvandare-team)Öppna Användare & Team 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Användarkonton. --- # [](#anvandare)Användare ## [](#skapa-en-ny-anvandare)Skapa en ny användare Du behöver ha lediga licenser. 1. Klicka på plustecknet. 2. Lägg till användar-ID (e-post eller mobilnummer). 3. Fyll i personlig information. 4. Lägg till extra information (valfritt). 5. Välj licenstyp. 6. Tilldela mobil- & fastnätsnummer om aktuellt. 7. Kopiera fastnumret. 8. Klicka på ikonen bredvid mobilnumret. 9. Klistra in mobilnumret som kopplat nummer och aktivera mex → klicka på Spara. 10. Välj ytterligare visningsnummer (t.ex. gruppnummer) och standard för landsnummerprefix. 11. Tilldela roller. Under Behörigheter via roller ser du vilka rättigheter rollen ger. 12. Lägg till team (sker automatiskt om roller är kopplade till team). 13. Välj standardspråk. 14. Ändra tidszon vid behov. 15. Välj om användaren ska skapas och bjudas in direkt (default) eller sparas som förberedd användare. 16. Klicka på Skapa. Användar-ID används för inloggning och återställning av lösenord. --- ## [](#redigera-eller-ta-bort-en-anvandare)Redigera eller ta bort en användare ### [](#redigera)Redigera 1. Välj användare i listan och expandera. 2. Gör ändringar. 3. Klicka på Spara. ### [](#ta-bort)Ta bort 1. Expandera användaren. 2. Scrolla längst ner. 3. Klicka på Ta bort användare. 4. Bekräfta med Ja. Att ta bort en användare går inte att ångra. --- ## [](#forberedda-anvandare)Förberedda användare Här visas användare som skapats men ännu inte bjudits in. För att aktivera och skicka inbjudan: 1. Expandera listan Skicka inbjudningar. 2. Välj en eller flera användare. 3. Klicka på Skicka. --- ## [](#exportera-anvandare)Exportera användare Du kan exportera till Excel-format: aktiva användare, förberedda användare eller båda. 1. Klicka på ikonen med tre prickar. 2. Klicka på pil ner-ikonen för export. 3. Toggla på Aktiva användare. 4. Toggla på Förberedda användare. --- # [](#team)Team ## [](#skapa-nytt-team)Skapa nytt team 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge teamet. 3. Välj användare. 4. Klicka på Skapa. Ett team motsvarar oftast en avdelning, där du kan samla avdelningsspecifika kanaler. --- ## [](#redigera-befintligt-team)Redigera befintligt team 1. Expandera teamet. 2. Du kan: - Byta namn. - Ändra avatar (pen-ikonen). - Välja roller som automatiskt tillhör teamet. - Se publika & privata kanaler. - Skapa nya kanaler. - Lägga till fler medlemmar. 3. Klicka på Spara. --- ## [](#inaktivera-team)Inaktivera team 1. Expandera teamet. 2. Längst ner, bocka i Inaktiverad. 3. Klicka på Spara. Inaktiverade team syns inte för användare men kan aktiveras igen. --- # [](#roller-behorigheter)Roller & behörigheter ## [](#skapa-ny-roll)Skapa ny roll 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge rollen (t.ex. Administratör för telefoni). 3. Tilldela behörigheter. 4. Välj team som rollen automatiskt ska tillhöra. 5. Tilldela team-behörigheter. 6. Tilldela rollen till användare. 7. Klicka på Skapa. --- ## [](#redigera-eller-ta-bort-roll)Redigera eller ta bort roll ### [](#redigera)Redigera 1. Expandera rollen. 2. Gör ändringar. 3. Klicka på Spara. ### [](#ta-bort)Ta bort 1. Expandera rollen. 2. Längst ner, klicka på Ta bort. 3. Bekräfta med Ja. Att ta bort en roll påverkar alla användare som har den tilldelad. Kopplade team försvinner också. --- ## [](#tilldela-behorigheter-utan-roller)Tilldela behörigheter utan roller Det går att tilldela behörigheter direkt, men vi rekommenderar att arbeta med roller. 1. Expandera listan Behörigheter. 2. Välj behörigheter. 3. Klicka på Spara. --- ## App-inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769540884-app-installningar Hantera app-inställningar för personlig anpassning och funktionalitet. ### [](#steg-1-oppna-app-installningarna)Steg 1 – Öppna app-inställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan App-inställningar. --- ### [](#steg-2-tillgangliga-installningar)Steg 2 – Tillgängliga inställningar Här kan du hantera hur appen fungerar och beter sig: - Starta appen med operativsystemet – öppnar appen automatiskt vid uppstart. - Kör i bakgrunden – låter appen fortsätta vara aktiv när fönstret är stängt. - Visa appen vid inkommande samtal – appfönstret öppnas automatiskt vid samtal. - Ladda om applikationen – klicka på ikonen för att uppdatera appen. - Öppna mejl-länkar – välj hur e-postlänkar hanteras. - Öppna call-to, telefonlänkar – ställ in hur call-to-länkar ska öppnas. - Öppna tel, telefonlänkar – ställ in hur tel:-länkar ska öppnas. --- ## Automatisk callback och transkribering (Conversation Intelligence) Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1775094833-automatisk-callback-och-transkribering-conversation-intelligence Automatisk callback och transkribering kräver CI på svarsgruppen för att fungera effektivt. ## [](#oversikt)Översikt Den här artikeln förklarar hur transkribering Conversation Intelligence fungerar vid automatisk callback beroende på inställningar på användare och svarsgrupp. Resultatet påverkas av: - Om CI är aktiverat på användaren - Om CI är aktiverat på svarsgruppen - Vilket nummer som används (IVR eller svarsgrupp) --- ## [](#sa-fungerar-det)Så fungerar det ### [](#1-ci-pa-anvandare-men-inte-pa-svarsgrupp)1. CI på användare, men inte på svarsgrupp I dessa fall sker ingen transkribering: - Callback via svarsgruppens nummer - Callback via anpassat IVR-nummer (utan nummer på svarsgrupp) CI på användaren räcker alltså inte om svarsgruppen saknar CI. --- ### [](#2-ci-pa-bade-anvandare-och-svarsgrupp)2. CI på både användare och svarsgrupp I dessa fall sker transkribering: - Anpassat IVR-nummer + annat nummer på svarsgrupp - Anpassat IVR-nummer + inget nummer på svarsgrupp När CI är aktiverat på båda nivåerna fungerar transkribering oavsett nummerupplägg. --- ### [](#3-ci-pa-svarsgrupp-men-inte-pa-anvandare)3. CI på svarsgrupp, men inte på användare I dessa fall sker transkribering: - Anpassat IVR-nummer + inget nummer på svarsgrupp - Anpassat IVR-nummer + annat nummer på svarsgrupp CI på svarsgruppen är tillräckligt för att aktivera transkribering. --- ## [](#sammanfattning)Sammanfattning - CI måste vara aktiverat på svarsgruppen för att transkribering ska fungera - CI på användaren ensamt räcker inte - Nummerkonfiguration påverkar inte resultatet om svarsgruppen har CI aktiverat --- ## [](#faq)FAQ Behöver både användare och svarsgrupp ha CI aktiverat? Nej. Det räcker att svarsgruppen har CI aktiverat. Varför får jag ingen transkribering trots att användaren har CI? För att svarsgruppen saknar CI. Spelar det någon roll vilket nummer som används? Nej, inte om CI är aktiverat på svarsgruppen. Vad är viktigast att kontrollera vid felsökning? Att CI är aktiverat på svarsgruppen. --- ## Behörigheter 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769541450-behorigheter-101 Styr användarrättigheter och roller med organisationsinställningar. Behörigheter styr vad användare kan se och göra i lynes. Du tilldelar behörigheter via roller och kopplar sedan användare till rätt roll. På så sätt kan du ge rätt åtkomst till rätt personer utan att behöva konfigurera varje användare manuellt. I den här guiden går vi igenom: - vad roller och behörigheter innebär - skillnaden mellan att se och redigera - vilka behörigheter som finns under respektive område - exempel på hur du kan paketera roller för olika typer av användare --- ## [](#sa-fungerar-roller)Så fungerar roller En roll är en samling behörigheter. Alla användare som är medlemmar i rollen får de behörigheter som rollen innehåller. När du skapar eller ändrar en roll väljer du: - Namn – vad rollen ska heta. - Rollmedlemmar – vilka användare som ska ingå i rollen. - Behörigheter – vilka delar av lynes användarna ska få åtkomst till. 💡 Ge bara användare de behörigheter de behöver. Det gör administrationen enklare och minskar risken att fel personer får åtkomst till känsliga inställningar. --- ## [](#behorighetsnivaer)Behörighetsnivåer Behörigheter kan ha olika nivåer beroende på område. - Se – användaren kan öppna och läsa informationen. - Se & redigera – användaren kan både läsa och ändra informationen. - Fullständig åtkomst – användaren får utökad åtkomst, till exempel att skapa, ändra eller hantera all data inom området. - Begränsad åtkomst – användaren får bara åtkomst till ett urval, till exempel sina egna kunder, egna sökord eller team där användaren är medlem. --- ## [](#organisationsinstallningar)Organisationsinställningar Behörigheter under Organisationsinställningar används för administration av kontot, användare, telefoni, Contact Center och andra centrala funktioner. ### [](#organisationsinstallningar)Organisationsinställningar Ger övergripande åtkomst till organisationsinställningarna. - Se & redigera ger åtkomst till att hantera inställningar under organisationsnivån. - Passar främst administratörer. ### [](#konto)Konto Ger åtkomst till kontorelaterade inställningar. Används för att: - hantera kontoinställningar - köpa och administrera licenser - se granskningsloggar Rekommenderas för administratörer eller personer som ansvarar för konto och licenser. ### [](#hantera-kostnadsstallen)Hantera kostnadsställen Ger åtkomst till att administrera kostnadsställen på fakturor. Passar till exempel: - administratörer - ekonomiansvariga - personer som hanterar fakturering eller intern kostnadsfördelning ### [](#anvandare-team)Användare & team Används för att: - skapa och redigera användare - hantera användarkonton - skapa och administrera team ### [](#roller-behorigheter)Roller & behörigheter Ger åtkomst till att administrera roller och behörigheter. Används för att: - skapa nya roller - ändra befintliga roller - lägga till eller ta bort behörigheter - koppla användare till roller ⚠️ Var försiktig med den här behörigheten. En användare som kan ändra roller och behörigheter kan påverka åtkomsten för andra användare. ### [](#gaster)Gäster Ger åtkomst till gästhantering. Används för att: - skapa gästanvändare - administrera gästkonton - generera inbjudningslänkar ### [](#telefonisystem)Telefonisystem Ger åtkomst till telefonirelaterad administration. Används för att: - köpa och tilldela telefonnummer - skapa och hantera svarsgrupper - administrera IVR-menyer - hantera samtalsinspelningar - ändra telefonirelaterade inställningar Passar administratörer eller personer som ansvarar för telefoni. ### [](#oppettider)Öppettider Ger åtkomst till att konfigurera öppettider. Används för att: - hantera öppettider för svarsgrupper - hantera öppettider för IVR-menyer - justera scheman vid helgdagar eller avvikande öppettider Passar administratörer, teamledare eller schemansvariga. ### [](#identitetsverifiering)Identitetsverifiering Ger åtkomst till inställningar för identitetsverifiering. Används för att hantera funktioner där användare eller kunder behöver verifieras. ### [](#contact-center)Contact Center Ger åtkomst till administration av Contact Center. Används för att: - hantera Contact Center-inställningar - administrera funktioner kopplade till köer och agenter - konfigurera arbetsflöden för kundservice Kräver normalt att användaren även har rätt licens för Contact Center. ### [](#lynes-ai)lynes AI Ger åtkomst till AI-relaterade funktioner. Kan omfatta funktioner som: - automatiska summeringar - förslag på svar - AI-stöd i kunddialoger - andra AI-baserade funktioner i lynes Passar användare som arbetar med support, kundservice, sälj eller administration där AI-stöd ska användas. ### [](#etiketter)Etiketter Ger åtkomst till etiketter och automatisk etikettering. Används för att: - hantera etiketter - använda etiketter tillsammans med Conversation Intelligence - skapa struktur för uppföljning, rapportering och kvalitetssäkring Passar administratörer, teamledare eller kvalitetsansvariga. ### [](#kontakter)Kontakter Ger åtkomst till kontaktadministration. Används för att: - skapa kontaktgrupper - redigera kontaktgrupper - ta bort kontaktgrupper ### [](#survey)Survey Ger åtkomst till surveyfunktioner. Används för att: - dela ut surveylicenser - administrera surveyrelaterade inställningar För att köpa fler licenser krävs behörigheten Konto. ### [](#insights)Insights Ger åtkomst till Insights-inställningar. Används för att: - hantera integrationer - konfigurera prioriteringar - koppla eller koppla bort wallboards - administrera inställningar för uppföljning och analys ### [](#svarsservice)Svarsservice Ger åtkomst till inställningar för svarsservice. Används av organisationer som använder svarsservicefunktioner i lynes. ### [](#wallboards)Wallboards Ger åtkomst till wallboards. Behörigheten kan ge: - åtkomst till att se wallboards - fullständig åtkomst för att skapa wallboards - fullständig åtkomst för att se alla wallboards Passar teamledare, administratörer eller personer som följer upp realtidsdata. ### [](#chatt)Chatt Ger åtkomst till chattrelaterade inställningar. Används för att hantera funktioner kopplade till chatt i organisationen. --- ## [](#team)Team Behörigheter under Team styr vad användare kan göra i team där de är medlemmar. ### [](#team)Team Ger användare möjlighet att administrera team de är med i. Används för att: - se team - redigera teaminställningar - administrera teammedlemmar beroende på behörighetsnivå ### [](#kanaler)Kanaler Ger åtkomst till kanaler i team. Behörigheten kan användas för att: - skapa kanaler - bjuda in användare - hantera kanalrelaterade inställningar --- ## [](#funktioner)Funktioner Behörigheter under Funktioner styr åtkomst till funktioner som inte bara är administrationsinställningar. ### [](#analytics)Analytics Ger åtkomst till samtalsstatistik och analys. Kan användas för att: - se statistik för svarsgrupper - följa upp samtalsvolymer och prestation - analysera data från telefonin Fullständig åtkomst innebär normalt obegränsad åtkomst till Analytics-funktioner och data. --- ## [](#intern-administration)Intern administration Behörigheter under Intern administration används för att administrera och felsöka användare och organisationsdata. ### [](#supersok)Supersök Ger organisationsövergripande sökning. Används för att söka efter: - användare - svarsgrupper - IVR-menyer - telefonnummer - andra centrala objekt i organisationen Supersök kan kombineras med andra behörigheter för att förenkla administration. ### [](#personliga-installningar)Personliga inställningar Ger åtkomst till andra användares personliga inställningar. Används för att: - hjälpa användare med inställningar - felsöka användarkonton - administrera personliga inställningar centralt Passar IT-ansvariga, administratörer eller supportpersonal. ### [](#aktivitetsstatus)Aktivitetsstatus Ger åtkomst till att ändra aktivitetsstatus för alla användare. Används när en administratör behöver hantera eller justera användares status centralt. ### [](#sokord-alla)Sökord – alla Ger åtkomst till att redigera sökord för alla användare. Passar administratörer eller personer som ansvarar för organisationens sökordsstruktur. ### [](#sokord-egna)Sökord – egna Ger åtkomst till att redigera egna sökord. Passar användare som bara behöver hantera sin egen sökordsinformation. --- ## [](#portal)Portal Behörigheter under Portal styr åtkomst till portalens funktioner, exempelvis försäljning, kunder, partners och fakturering. ### [](#forsaljning)Försäljning Ger åtkomst till försäljningsrelaterade delar av portalen. Används av användare som arbetar med sälj, partnerförsäljning eller kundbearbetning. ### [](#kunder)Kunder Ger åtkomst till kunder i portalen. Med se & redigera kan användaren normalt både se och ändra kundinformation. ### [](#egna-kunder)Egna kunder Begränsar portalåtkomst till användarens självtilldelade kunder. Passar användare som bara ska arbeta med sina egna kunder och inte hela kundbasen. ### [](#partners)Partners Ger åtkomst till partnerhantering. Används för att: - se partners - redigera partnerinformation - hantera partnerrelaterade uppgifter ### [](#andra-partners)Andra partners Ger åtkomst till andra partners än den egna partnern. Passar användare som behöver kunna se eller redigera information som rör flera partners. ### [](#kundtjanst)Kundtjänst Ger åtkomst till kundtjänstrelaterade funktioner i portalen. Passar användare som arbetar med support eller kundservice. ### [](#produkter-priser)Produkter & priser Ger åtkomst till produkter och priser. Används för att: - se produktinformation - redigera priser - administrera erbjudanden eller produktrelaterade inställningar ### [](#abonnemang-priser)Abonnemang & priser Ger åtkomst till abonnemang och prisinformation. Används för att: - se abonnemang - redigera abonnemang - hantera prisrelaterade uppgifter ### [](#fakturering)Fakturering Ger åtkomst till faktureringsrelaterade delar av portalen. Passar ekonomi, administration eller användare som hanterar fakturor. --- ## [](#behorigheter-for-gaster)Behörigheter för gäster Gästbehörigheter används för externa användare som behöver begränsad åtkomst till organisationen. Vanliga exempel: - gästanvändare i team - externa samarbetspartners - tillfälliga användare Ge gäster så begränsad åtkomst som möjligt och utöka bara behörigheter när det behövs. --- ## [](#rekommenderade-rollpaket)Rekommenderade rollpaket Här är exempel på hur du kan paketera behörigheter för olika typer av användare. ### [](#administrator)Administratör Passar personer som ska kunna administrera hela organisationen. Rekommenderade behörigheter: - Organisationsinställningar - Konto - Användare & team - Roller & behörigheter - Telefonisystem - Intern administration - Supersök ### [](#teamledare)Teamledare Passar personer som ansvarar för ett team eller en svarsgrupp. Rekommenderade behörigheter: - Team - Kanaler - Analytics - Wallboards - Öppettider - Etiketter ### [](#support-eller-kundservice)Support eller kundservice Passar användare som arbetar med kunddialoger och uppföljning. Rekommenderade behörigheter: - Contact Center - lynes AI - Etiketter - Kontakter - Survey - Kundtjänst ### [](#ekonomi)Ekonomi Passar personer som hanterar licenser, kostnader och fakturering. Rekommenderade behörigheter: - Konto - Hantera kostnadsställen - Fakturering - Abonnemang & priser ### [](#salj-eller-partneransvarig)Sälj eller partneransvarig Passar användare som arbetar i portalen med kunder, partners och försäljning. Rekommenderade behörigheter: - Försäljning - Kunder - Egna kunder - Partners - Produkter & priser --- ## [](#bra-att-tanka-pa)Bra att tänka på - Skapa hellre flera tydliga roller än en roll som innehåller allt. - Ge administratörsbehörigheter bara till personer som verkligen behöver dem. - Använd begränsade behörigheter, till exempel egna kunder eller egna sökord, när det räcker. - Granska roller regelbundet så att tidigare användare eller gamla ansvarsområden inte har kvar för bred åtkomst. - Dokumentera gärna internt vilka roller som används och varför. --- ## Beställ data-sim Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769524470-bestall-data-sim Beställ ett datasim genom att mejla med abonnemangsinfo och adress. ## [](#sa-har-bestaller-du-ett-datasim)Så här beställer du ett datasim ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Med eSIM kommer ni igång direkt – aktivera utan att vänta på ett fysiskt SIM-kort. För att beställa ett datasim behöver du skicka ett mejl till . I mejlet ska du skriva följande information: 1. Vilket abonnemang, alltså vilket mobilnummer, som ska ha datasimkortet. 2. Om du har ett oanvänt simkort på plats eller inte. 3. Om du redan har ett oanvänt simkort: skriv med ICC-numret. Det är 20 siffror långt och står på simkortet. 4. Om du inte har ett oanvänt simkort: skriv med er postadress så skickar vi ett simkort till er. --- ### [](#viktigt-att-veta)Viktigt att veta - Ett datasim är ett extra simkort på samma abonnemang. - Det är inte ett eget abonnemang. - Det kan också kallas tvillingkort, extra-sim eller extrakort. - Datasimkortet och abonnemanget delar på samma datapaket. --- ## Bjud in och samarbeta med gäster Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769607557-bjud-in-och-samarbeta-med-gaster Lär dig bjuda in och samarbeta med gäster med våra avancerade videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/LL0GemZ4jRg) --- ## Chatt Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769549066-chatt Lär dig hantera chattinställningar och anpassa dina meddelanden enkelt. ### [](#steg-1-oppna-chattinstallningarna)Steg 1 – Öppna chattinställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Chatt. --- ### [](#steg-2-stall-in-hur-du-vill-se-dina-chattar)Steg 2 – Ställ in hur du vill se dina chattar ### [](#meddelandeorientering)Meddelandeorientering - Välj hur meddelanden visas i chatten (desktop och mobil): - Mina meddelanden till höger och andra meddelanden till vänster. ### [](#kompakta-chattkanaler)Kompakta chattkanaler - Ställ in avståndet mellan chattkanaler i menyn. - Toggla på Kompakta chattkanaler för att minska avståndet. --- ### [](#emojis-och-reaktioner)Emojis och reaktioner ### [](#pa-dator)På dator 1. Klicka på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Chatt → Emojis och reaktioner. 2. Byt favorit-emojis för snabba reaktioner: - Klicka på en emoji du vill byta och välj en ny. 3. Ändra hudton: - Klicka på önskad hudton för att uppdatera. ### [](#pa-mobil)På mobil 1. Tryck på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Chatt → Emojis och reaktioner. 2. Byt favorit-emojis: - Tryck på en emoji du vill byta och välj en ny. 3. Ändra hudton: - Tryck på önskad hudton för att uppdatera. --- ### [](#radera-meddelanden-borttagna-meddelanden)Radera meddelanden / Borttagna meddelanden - När ett meddelande raderas visas texten: "Detta meddelande har raderats". - För att dölja detta helt: - Toggla på Dölj alla spår av borttagna meddelanden i chattkanaler – texten visas inte. - Toggla av om du vill att texten ska synas. --- ## Contact Center 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769562514-contact-center-101 Förenkla kundhantering med Contact Center:s integrerade lösningar och automatiska ticket-generering. ## [](#grundlaggande-information)Grundläggande information Contact Center samlar alla dina kanaler på ett ställe för att förenkla kundhantering och förbättra arbetsflödet för agenterna. ### [](#vem-kan-anvanda-contact-center)Vem kan använda Contact Center - Användare med Contact Center -behörighet ser Contact Center-menyn under organisationsinställningar. - Alla med Contact Center Agent-licens får tillgång till Ticket View. - Licensen är kreditbaserad: du väljer vilka kanaler du behöver och köper dem med Credits. ### [](#widget-och-kanaler)Widget och kanaler - En web‑widget på din hemsida kan ge kunder möjlighet att slå larm via webchat eller callback – helt anpassningsbar. - Chattar via widgeten kan automatiskt skapa ärenden (tickets). - Svargrupper hjälper till att hantera inkommande samtal; när grupper är kopplade kan samtal automatiskt skapa tickets. ### [](#automatisk-ticket-generering)Automatisk ticket­generering När en kanal kopplas till Contact Center kan interaktioner från den kanalen automatiskt bli ärenden så att agenter slipper hoppa mellan system. ### [](#roller-och-administration)Roller och administration - Supervisors övervakar agenter och kanaler. - De kan logga agenter in/ut och följa tickets för att se till att kunder hanteras snabbt och effektivt. ### [](#kontakt-hantering)Kontakt­hantering - Hantera kunder enkelt via kontakter som kan läggas till manuellt eller importeras. - Kontakter kan delas mellan agenter för smidigare hantering och uppföljning. --- ## Conversation Intelligence FAQ Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769576694-conversation-intelligence-faq FAQ om samtalsinspelning och Conversation Intelligence, inklusive funktioner och regler. Spelas samtalen in om vi köper tjänsten Conversation Intelligence?Ja, samtalen spelas in, och om Conversation Intelligence är aktiverat kan du även lyssna på inspelningarna. Måste man även köpa licenser för samtalsinspelning?Nej, Conversation Intelligence och Samtalsinspelning är separata funktioner med olika licenser som inte är beroende av varandra. Hur funkar regelverket kring inspelning av samtal?I Sverige kräver lagen att minst en part i samtalet vet om att det spelas in. Det finns inget krav på ett välkomstmeddelande, men det kan vara bra att informera om inspelning, då samtalen oftast blir trevligare när båda parter är medvetna om det. Vad händer när samtalspotten tar slut?När 90% av potten är använd kan varningar skickas. Om potten tar slut stoppas transkriberingen för nya samtal, men inspelningarna fortsätter. När potten fylls på eller uppgraderas kan transkribering aktiveras manuellt för tidigare samtal. Vilket paket ska man välja?Befintliga kunder får paketförslag baserat på de senaste tre månadernas samtalsvolym. För nya kunder bör paketet väljas baserat på den förväntade samtalsvolymen. Fungerar Conversation Intelligence på flera språk?Ja, Conversation Intelligence fungerar på flera språk, inklusive svenska, danska, norska, finska, engelska, tyska och italienska. Kan administratörer söka bland allas transkriberingar?Sökmöjligheterna varierar beroende på om det rör sig om Svarsgrupps-samtal eller individuella anknytningar. Administratörer kan inte söka bland individuella användares samtal. I Svarsgrupper kan exempelvis en Supervisor söka bland alla samtal, medan agenter bara kan söka sina egna. Kan Conversation Intelligence användas i realtid under ett pågående samtal?Nej, Conversation Intelligence transkriberar inte live. Transkriberingen och sammanfattningen visas vanligtvis inom 5–10 sekunder efter att samtalet avslutats. Kan man tidsinställa när Conversation Intelligence är aktivt på Svarsgrupper?Nej, inspelningar kan inte tidsinställas men kan startas automatiskt eller manuellt vid behov. Kan man tidsinställa när Conversation Intelligence är aktivt på Användare?Ja, det kan styras av användarens Aktivitetsstatus och inställningar för arbetsdag. Finns det en tidsgräns för samtal med Conversation Intelligence?Det finns ingen övre tidsgräns. Långa samtal transkriberas, men samtal kortare än 3 sekunder utan tal transkriberas inte och påverkar inte månadspotten. Räknas samtal som går till röstbrevlådan av från Conversation Intelligence-potten?Nej, sådana samtal räknas inte från Conversation Intelligence-potten. Det finns en kostnadsfri funktion för transkribering av röstmeddelanden. Vad kostar det per Conversation Intelligence-samtal om man går över sin gräns?Man kan inte gå över sin samtalspott. När potten tar slut inaktiveras Conversation Intelligence, och systemet varnar innan detta sker för att ge möjlighet till uppgradering. Kan man välja vilka samtal som ska transkriberas?Alla inspelade samtal transkriberas automatiskt, så länge månadspotten räcker. Kan samtal med personer utanför växeln transkriberas med Conversation Intelligence?Ja, Conversation Intelligence fungerar på alla samtal som går genom appen, även med externa parter. Fungerar Conversation Intelligence i videokonferenser?Nej, Conversation Intelligence fungerar för närvarande inte med videokonferenser. Kan man pausa inspelning och Conversation Intelligence under ett samtal?Ja, inspelningen kan pausas för att utesluta känsliga delar av samtalet från transkriberingen, exempelvis vid delning av person- eller betalningsuppgifter. Inspelningen kan återupptas och hela samtalet behandlas sedan som en inspelning. --- ## Delade kontakter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769525531-delade-kontakter Guide för att skapa och dela kontaktgrupper i din organisation. ## [](#vem-har-atkomst-till-kontakter)Vem har åtkomst till kontakter? - Alla användare med behörigheten Kontakter har åtkomst till dem. --- # [](#oppna-kontakter)Öppna kontakter 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Kontakter. --- # [](#skapa-en-delad-kontaktgrupp)Skapa en delad kontaktgrupp 1. Klicka på kugghjuls-ikonen och välj din organisation. 2. Expandera listan Kontakter → klicka på Delade kontakter. 3. Klicka på plustecknet (Skapa kontaktgrupp). 4. Ge kontaktgruppen ett namn. 5. Välj om gruppen ska visas i användarnas kontaktlista (toggla av/på). 6. Lägg till kontakter. 7. Välj vilka användare som ska ha tillgång till gruppen. 8. Klicka på Skapa. Det finns olika sätt att lägga till kontakter och dela kontaktgruppen. Se separata guider för steg 6 & 7. --- # [](#lagg-till-delade-kontakter)Lägg till delade kontakter Klicka på plustecknet för att se alternativen: ### [](#a-lagg-till-manuellt)A. Lägg till manuellt - Ange för- & efternamn, företag och (valfritt) befattning. - Lägg till e-post (valfritt). - Lägg till telefonnummer (obligatoriskt). - Klicka på Spara. ### [](#b-lagg-till-fran-kontakter)B. Lägg till från kontakter - Välj en/flera kontakter från din personliga kontaktlista. - Klicka på Importera. ### [](#c-importera-fran-fil)C. Importera från fil Använd exempelfilen eller strukturera din egen fil på samma sätt. 1. Klicka på plustecknet och ladda upp filen. 2. Kontrollera uppgifterna → klicka på Importera. 3. Klicka på Lägg till. - När filen laddats upp visas alla kontakter i listan. Felaktiga kontakter markeras – du kan redigera eller ta bort innan import. ### [](#d-klistra-in-fran-lista)D. Klistra in från lista 1. Klistra in kontakterna i inputfältet enligt formatet: FirstName, LastName, email@address.com, +46701234567, Company, Title (alla fält är frivilliga, en rad per kontakt). 2. Kontrollera uppgifterna. 3. Klicka på Importera. --- # [](#dela-en-kontaktgrupp)Dela en kontaktgrupp ### [](#dela-med-hela-foretaget)Dela med hela företaget 1. Toggla på Dela med alla användare i organisationen. 2. Klicka på Spara. ### [](#dela-med-en-eller-flera-anvandare)Dela med en eller flera användare 1. Expandera listan Användare. 2. Välj en/flera användare. 3. Klicka på Spara. ### [](#dela-med-en-eller-flera-roller)Dela med en eller flera roller 1. Expandera listan Roller. 2. Välj en/flera roller. 3. Klicka på Spara. ### [](#dela-med-en-eller-flera-team)Dela med en eller flera team 1. Expandera listan Team. 2. Välj ett eller flera team. 3. Klicka på Spara. --- # [](#ta-bort-en-kontaktgrupp)Ta bort en kontaktgrupp När du tar bort en kontaktgrupp försvinner allt innehåll och går inte att återställa. 1. Expandera den grupp du vill ta bort. 2. Klicka på Ta bort. 3. Bekräfta med Ja. --- ## Dela ett samtal Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769523457-dela-ett-samtal Dela samtal enkelt via chatt eller SMS i appen. I appen kan du dela samtal från din egna samtalslogg. När du delar till en chatt eller kanal kan mottagarna ringa upp personen direkt via chatten. Du kan även dela andras samtal, svarsgruppssamtal och inspelningar via den gemensamma samtalsloggen. --- ## [](#sa-delar-du-ett-samtal)Så delar du ett samtal ### [](#fran-din-egna-logg)Från din egna logg 1. Klicka på menyn vid samtalet du vill dela. 2. Klicka på Dela. 3. Välj om du vill dela via chatt eller SMS. 4. Lägg till ett meddelande (frivilligt). 5. Skriv namnet på användaren, kanalen eller teamet du vill dela till. 6. Toggla för att inkludera samtalsinspelning (valfritt). 7. Toggla för att inkludera transkription av röstmeddelande (valfritt). 8. Toggla om du vill schemalägga sändningstid (valfritt). 9. Välj sändningstid (valfritt). 10. Klicka på Dela. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_red.svg?mode=light) För att dela via SMS måste du ha behörighet att skicka System-SMS. --- ## Driftinformation Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769568513-driftinformation Håll dig uppdaterad om systemstatus och prenumerera på störningsmeddelanden. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_yellow.svg?mode=light) Vill du se nuvarande status hittar du den på [status.lynes.io](https://status.lynes.io/) ## [](#prenumerera-pa-var-statussida)Prenumerera på vår statussida För att få uppdateringar vid eventuella störningar i systemet klickar du på "Get updates"-knappen på sidan och väljer om du vill prenumerera på allt eller utvalda komponenter. --- ## Enhets- & nätverkskrav Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769519579-enhets-natverkskrav Systemkrav för appen: enheter, nätverk och hårdvara som behövs för optimal prestanda. Om du är nyfiken på systemkraven som krävs för att köra appen har vi listat allt nedan. Här ser du vilka operativsystem (OS) och webbläsare vi stöder samt nätverkskrav och hårdvara. ## [](#enhetskrav)Enhetskrav ### [](#mobil)Mobil | OS | Version | |---|---| | iOS | 18.0 eller senare | | Android | 8 eller senare\* | \*Mobiltelefoner av märket Huawei stöds ej. ### [](#desktop)Desktop | OS | Version | |---|---| | Windows | 10, 64 bit eller senare | | macOS | X 11 eller senare | | Linux | Kontakta oss | ### [](#webblasare)Webbläsare | Browser | Version | |---|---| | Chrome | senaste två versionerna | | Edge | senaste två versionerna | | Firefox | senaste två versionerna | ### [](#ovrig-info)Övrig info Kunden ansvarar för att uppdateringar av operativsystem och webbläsare görs kontinuerligt så att senast tillgängliga version körs i möjligaste mån. ## [](#natverk-hardvara)Nätverk & hårdvara ### [](#natverkskrav)Nätverkskrav Använd företagsklassade switchar och routrar för att säkerställa optimal prestanda, tillförlitlighet och säkerhet. En minsta internetanslutning på 100 Mbps rekommenderas för att säkerställa optimal ljud och videokvalitet under samtal och videokonferenser. ### [](#ethernet-over-wi-fi)Ethernet över Wi-Fi Vi rekommenderar att använda en Ethernet anslutning istället för Wi-Fi när det är möjligt för att säkerställa en stabil och tillförlitlig anslutning. Ethernet anslutningar ger generellt lägre latens, minskad paketförlust och jämnare nätverksprestanda jämfört med Wi-Fi. ### [](#brandvaggsinstallningar)Brandväggsinställningar Ladda ned våra [brandväggsinställningar här](https://easytelefoni.sharepoint.com/:f:/s/WholesaleExternal/EuuK-5GNmzpOpH-8Mec9-5EBpSwKulq24vXYK6k0OB4Q2Q?e=YrfLy2). ### [](#hardvarukrav-windows-och-macos)Hårdvarukrav (Windows och macOS) - Processor: En modern flerkärnig processor med en basfrekvens på minst 1,6 GHz (eller högre för bättre prestanda). Intel Core i3 eller motsvarande AMD processorer bör vara tillräckliga för de flesta användningsfall - Minne: Minst 4 GB RAM för smidig drift. För mer krävande applikationer eller större gruppsamtal kan 8 GB eller mer vara nödvändigt - Grafik: Integrerad grafik (som Intel HD Graphics) eller ett dedikerat grafikkort med stöd för hårdvaruvideoacceleration (VP8, VP9 eller H.264) kommer att förbättra videoprestanda - Webbkamera och mikrofon: En kompatibel webbkamera och mikrofon för ljud och videokommunikation under samtal och videokonferenser ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Tänk på att hårdvarukrav kan skilja sig när du kör flera applikationer samtidigt på din lokala dator --- ## E-post-inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769606625-e-post-installningar Guide för inställningar av e-postkonton och anpassning av appen. ### [](#steg-1-oppna-e-postinstallningarna)Steg 1 – Öppna e-postinställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan E-mail. --- ### [](#steg-2-allmanna-installningar)Steg 2 – Allmänna inställningar - När ditt e-postkonto är integrerat visas inkorgen som standard i appen. - Visa mail i appen – toggla av om du inte vill att inkorgen ska visas. - Visa första mailet automatiskt – toggla av om du inte vill att det första mailet öppnas automatiskt när du går in i e-postfliken. --- ### [](#steg-3-kopplade-konton)Steg 3 – Kopplade konton Obs: Om du inte redan har integrerat ett e-postkonto måste du göra det först. Under Konto kan du: - Se Aktiverade funktioner. - Ändra Signatur. - Koppla från konto om du vill ta bort integrationen. --- ## Filtrera din samtalshistorik Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779976636-filtrera-din-samtalshistorik I den här guiden går vi igenom hur du använder filtreringsfunktionen i din personliga samtalshistorik direkt i appen, så att du snabbt hittar rätt samtal. Embedded content: Generic embed (https://youtu.be/igD3sXq3Oh8) --- ## Filtrering i personlig samtalshistorik Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779815298-filtrering-i-personlig-samtalshistorik Filtrera och anpassa samtalshistoriken för snabbare sökning. ### [](#steg-1-oppna-samtalshistoriken)Steg 1 – Öppna samtalshistoriken I samtalshistoriken kan du filtrera och anpassa vyn för att snabbare hitta rätt samtal. Det är användbart när du vill följa upp missade samtal, hitta samtal från en viss kontakt eller se samtal med en specifik etikett. 1. Klicka på Telefoni fliken för att öppna samtalsloggen. 2. Klicka på ikonen med tre prickar uppe till höger. 3. Välj Filterinställningar eller Vyinställningar. --- ### [](#steg-2-filtrera-samtal)Steg 2 – Filtrera samtal Med Filterinställningar styr du vilka samtal som visas i samtalsloggen. Du kan använda ett filter åt gången eller kombinera flera filter för att smalna av resultatet. Du kan filtrera på: - Samtalstyp: Visa till exempel alla samtal, besvarade samtal, missade samtal, vidarekopplade samtal, utgående samtal eller inspelade samtal. - Datum: Välj ett datumintervall om du vill hitta samtal från en viss period. - Etiketter: Visa samtal med en specifik etikett, till exempel Stockholm. Gäller endast om du har Conversation Intelligence. - Nummer eller kontakt: Visa samtal från en specifik kontakt eller ett specifikt telefonnummer. - Arkiverade samtal: Välj om arkiverade samtal ska exkluderas, inkluderas eller om endast arkiverade samtal ska visas. - Sortering: Välj om de nyaste eller äldsta samtalen ska visas först. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Om du ofta använder samma filter kan du fästa det i samtalsloggen. Klicka på nål-ikonen inne på filtret för att fästa det. Klicka på ikonen igen för att ta bort fästningen. Klicka på Rensa för att ta bort dina filter och återgå till standardvyn. --- ### [](#steg-3-anpassa-vyn)Steg 3 – Anpassa vyn Med Vyinställningar kan du anpassa hur samtal visas i samtalsloggen. Det påverkar inte vilka samtal som visas, utan hur informationen presenteras. I vyinställningarna kan du: - Aktivera eller avaktivera Kompakt design. - Visa eller dölja transkriptioner av röstmeddelanden i samtalsloggen. - Visa eller dölja transkriptioner av samtalsinspelningar i samtalsloggen. När Kompakt design är aktiverat blir raderna i samtalsloggen lägre, så att fler samtal får plats på skärmen samtidigt. --- ## Filtrering och Vyer i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779847571-filtrering-och-vyer-i-contact-center Anpassade filter, vyer och kolumner för smidig ärendehantering i Contact Center. I Contact Center kan du anpassa ärendeöversikten efter hur du och ditt team arbetar. Genom att kombinera vyer, gruppering och filter kan du snabbt få fram de ärenden som är viktigast för stunden, till exempel nya ärenden, eskalerade ärenden eller ärenden som är tilldelade en viss användare. Du kan även spara en vy när du har hittat en uppsättning som fungerar bra. På så sätt slipper du ställa in samma filter varje gång och kan dela arbetssättet med resten av teamet. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Tips: Skapa en gemensam vy för teamets viktigaste ärenden, till exempel nya, eskalerade och öppna ärenden. Då arbetar alla från samma överblick och det blir enklare att prioritera rätt under dagen. --- ## [](#vem-kan-anvanda-filtrering-och-vyer)Vem kan använda filtrering och vyer? - Användare med åtkomst till Contact Center kan filtrera och anpassa sina vyer. - Sparade vyer kan delas med teamet om flera användare ska arbeta utifrån samma överblick. --- ## [](#byt-vy)Byt vy Du kan välja mellan kolumnvy och listvy. Kolumnvyn ger en tydlig överblick över ärenden uppdelade i olika statusar, medan listvyn passar bra när du vill se fler detaljer och arbeta mer tabellbaserat. 1. Gå till Contact Center och öppna Ärendeöversikt. 2. Klicka på kugghjulet. 3. Välj Kolumnvy eller Listvy. I listvyn kan du även välja vilka kolumner som ska visas, till exempel skapad, senast uppdaterad eller kanal. Det gör att du kan anpassa vyn efter den information som är viktigast för ditt arbete. --- ## [](#gruppera-arenden)Gruppera ärenden Gruppering hjälper dig att strukturera ärendena i vyn. Det är användbart om du till exempel vill arbeta efter status, se vem ärenden är tilldelade till eller få en bättre överblick per kanal. Du kan gruppera efter: - Status - Tilldelning - Kontakt - Kanal - Ingen gruppering Välj den gruppering som passar bäst för ditt arbetssätt. Om du till exempel arbetar med inkommande ärenden kan statusgruppering vara ett bra val. Om du följer upp teamets arbete kan tilldelning ge en tydligare överblick. --- ## [](#kolumner)Kolumner I listvyn kan du välja vilka kolumner som ska synas i ärendeöversikten. Det gör att du kan lyfta fram den information som är mest relevant för ditt arbetssätt och dölja sådant du inte behöver se just nu. Exempel på kolumner du kan visa är: - Status - Ärendenummer - Titel - Utdrag - Skapad - Senast uppdaterad - Kanal - Tilldelad - Bevakare - Kontakt För att ändra vilka kolumner som visas: 1. Klicka på kugghjulet. 2. Öppna Kolumner. 3. Bocka i de kolumner du vill visa. 4. Bocka ur de kolumner du vill dölja. Du kan även välja Välj alla om du vill visa alla kolumner eller Välj ingen om du vill börja om från en tom vy. --- ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Tips: Aktivera diskreta statusikoner om du vill ha en mer nedtonad vy. Klicka på de tre prickarna höger om “Kontakter” och aktivera diskreta statusikoner för att göra ärendeöversikten lugnare och enklare att läsa. ## [](#filtrera-arenden)Filtrera ärenden Med filter styr du vilka ärenden som ska visas i vyn. Det gör det enklare att fokusera på rätt ärenden och minska bruset från sådant som inte är relevant just nu. Du kan bland annat filtrera på: - Kanal – visa alla kanaler eller välj en specifik kanal, till exempel om du bara vill arbeta med chatt eller e-post. - Tid – visa ärenden som uppdaterats de senaste 24 timmarna, 7 dagarna eller 30 dagarna. - Tilldelning – visa tilldelade, otilldelade eller en specifik användares ärenden. - Status – välj vilka statusar som ska visas, till exempel nya, eskalerade eller öppna ärenden. Du kan kombinera flera filter för att skapa en mer exakt vy. Ett exempel är att visa endast öppna och eskalerade ärenden från en specifik kanal. --- ## [](#spara-en-vy)Spara en vy När du har ställt in vyn som du vill kan du spara den. Det är användbart om du ofta arbetar med samma filter eller vill skapa en gemensam vy för teamet. 1. Klicka på Spara. 2. Ange ett namn på vyn. 3. Välj om vyn ska delas med teamet. 4. Klicka på Spara. Sparade vyer visas i listan över vyer. Om vyn delas med teamet kan andra användare välja den och arbeta med samma filtrering och struktur. --- ## [](#rensa-en-vy)Rensa en vy Om du vill gå tillbaka till standardvyn klickar du på Rensa. Det tar bort de filter och anpassningar du har gjort i den aktuella vyn, så att du kan börja om från grundläget. --- ## [](#dolj-forvalda-vyer)Dölj förvalda vyer Du kan dölja förvalda vyer som du inte använder. Det gör listan renare och enklare att arbeta i, särskilt om ni har flera sparade vyer. 1. Öppna listan med vyer. 2. Välj den vy du vill dölja. 3. Dölj vyn. Dolda vyer hamnar under Dolda förval och kan aktiveras igen vid behov. --- ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Tips: Använd fokusläge när du arbetar aktivt i ärendeöversikten under längre stunder. Klicka på pilen för att fälla in sidomenyn och få mer plats för ärenden. --- ## Flödesschema och samtalsuppföljning Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769598960-flodesschema-och-samtalsuppfoljning Utforska avancerade användartutorials med videoguider och flödesscheman. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/B0UvU0er0cg) --- ## Företagskonto Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769533911-foretagskonto Hantera och redigera företagets kontoinställningar och användarlicenser enkelt. ## [](#vem-har-atkomst-och-kan-redigera-foretagskonto)Vem har åtkomst och kan redigera företagskonto? Användare med behörigheten Konto kan se och redigera inställningarna för företagskontot. ## [](#oppna-foretagskonto)Öppna företagskonto 1. Klicka på Inställningar. 2. Välj din organisation. 3. Öppna listan och välj Företagskonto. --- # [](#foretagsprofil)Företagsprofil Här hittar du organisationens grundläggande information. Det är också här du köper nya användarlicenser. ## [](#foretagsdata)Företagsdata Här kan du uppdatera: • adress • postnummer • stad • visningsnamn Gör dina ändringar och klicka på Spara. Obs! Du kan inte ändra företagsnamn eller organisationsnummer. Kontakta oss så hjälper vi dig. ## [](#kontoagare)Kontoägare Här ser du vem som är kontoägare. Kontoägaren har fullständiga rättigheter i appen. För att byta kontoägare behöver ni kontakta oss. Observera att endast behöriga personer kan ändra kontoägare. ## [](#tidszon)Tidszon Här ändrar du organisationens tidszon. 1. Klicka på Redigera. 2. Välj tidszon. 3. Klicka på Spara. Obs! Användare kan även ändra sin egen tidszon om de behöver. ## [](#standardsprak-for-organisationen)Standardspråk för organisationen Här ändrar du standardspråket för hela organisationen. 1. Öppna språklistan. 2. Välj språk. Obs! Användare kan ändra sitt eget språk om de behöver. ## [](#foretagsavatar)Företagsavatar Här kan du ändra organisationens avatar. 1. Klicka på Redigera för att välja en ny avatar. 2. Välj om användare ska kunna ha egna avatarer genom att slå på eller av inställningen. ## [](#omslagsfoto)Omslagsfoto Här ändrar du standardomslaget som gäller för alla användare. Du kan också välja om användare ska kunna ha egna omslagsbilder genom att slå på eller av inställningen. --- # [](#licensoversikt)Licensöversikt Licensöversikten visar organisationens licenser och paket på ett och samma ställe. Här kan du se vad som ingår, hur mycket som används och vilka licenser som är tilldelade eller otilldelade. ### [](#granska-licenser-och-paket)Granska licenser och paket Här ser du organisationens paket, avtalade nivåer, nuvarande användning och tillgängliga licenser. 1. Gå till Företagskonto. 2. Klicka på Licensöversikt. 3. Expandera det paket eller den licenstyp du vill granska. ### [](#se-tilldelning)Se tilldelning 1. Expandera paketet du vill kontrollera. 2. Se hur många licenser som är tilldelade. 3. Kontrollera hur många licenser som finns kvar att tilldela. ### [](#troskelvarden-for-ai-voice)Tröskelvärden för AI Voice Om ni använder AI Voice kan du ställa in ett tröskelvärde och få en notis när användningen närmar sig en viss nivå. 1. Gå till Licensanvändning. 2. Klicka på Konfigurera Voice. 3. Ange tröskelvärde och vem som ska få notisen. 4. Klicka på Spara. --- # [](#subs)Subs Om ni har abonnemang via oss har du tillgång till dessa inställningar. ## [](#kop-nytt-abonnemang)Köp nytt abonnemang ## [](#abonnemang)Abonnemang Här ser du en komplett lista över alla era abonnemang via oss. Listan visar: • Mobilabonnemang (tilldelade och otilldelade) • Fastnätsabonnemang (tilldelade och otilldelade) --- # [](#tillval-tillaggstjanster)Tillval (tilläggstjänster) ## [](#kop-tillaggstjanster)Köp tilläggstjänster För att köpa en tilläggstjänst: 1. Öppna tjänsten du vill köpa. 2. Välj antal. 3. Klicka på Köp. --- # [](#system-sms)System-SMS ## [](#hantera-sms-zoner)Hantera SMS-zoner Här ställer du in vilka SMS-zoner användare får skicka system-sms till, samt vilka typer av system-sms som ska vara tillgängliga (survey och svarsgrupp). 1. Öppna zonen du vill redigera. 2. Välj om zonen ska vara tillåten för alla eller endast utvalda användare. 3. Klicka på Spara. --- # [](#fakturering)Fakturering Här kan du aktivera och hantera era kostnadsställen. Läs mer i den här guiden. --- # [](#granskningsloggar)Granskningsloggar Här kan du se vem som gjort vilka ändringar i organisationen. ## [](#filtreringsinstallningar)Filtreringsinställningar Använd filtret för att hitta rätt händelser. ## [](#granskningslogg)Granskningslogg När du har filtrerat visas händelserna i loggen. 1. Öppna en händelse för att se mer information. 2. Granska ändringen. --- # [](#sokord)Sökord Med sökord kan du kategorisera användare, till exempel efter plats, avdelning eller roll. Det gör det enklare att hitta rätt personer i organisationen. Hantera kategorier och alternativ Här ser du alla sökordskategorier och alternativ i en samlad tabell. Du kan expandera en kategori för att se alternativen och vilka användare som är kopplade till dem. 1. Gå till Företagskonto. 2. Klicka på Sökord. 3. Expandera kategorin du vill hantera. Lägg till nytt alternativ 1. Klicka på Lägg till alternativ. 2. Ange namnet. 3. Klicka på Spara. Lägg till användare på ett alternativ 1. Klicka på alternativet där du vill lägga till användare. 2. Välj Lägg till användare. 3. Markera användarna. 4. Klicka på Spara. Behörighet för användare Via kugghjulet kan du välja om användare själva ska få lägga till nya alternativ eller skapa nya kategorier. --- # [](#ai-funktioner)AI-funktioner AI-funktioner gör det möjligt för administratörer att styra åtkomsten till AI-drivna verktyg som transkribering, översättning och svarsförslag. Funktionerna kan anpassas efter företagets policies. Vissa AI-funktioner kräver samtycke eftersom databehandling kan ske utanför EU. ## [](#telefoni)Telefoni Transkribera och sammanfatta röstmeddelanden (användare) Aktivera AI för att transkribera och sammanfatta personliga röstmeddelanden. Transkribera och sammanfatta röstmeddelanden (svarsgrupper) Aktivera AI för transkribering och sammanfattning av röstmeddelanden i svarsgrupper. ## [](#chatt)Chatt Översätt chattmeddelanden Gör det möjligt att översätta chattmeddelanden till olika språk för bättre kommunikation. Revidera svar Förbättra tonen och tydligheten i chatt-svar med hjälp av AI. ## [](#contact-center)Contact Center Föreslå och revidera svar AI hjälper agenter att föreslå och förbättra svar baserat på tidigare kundinteraktioner. ## [](#foretagsprofil-och-personlig-profil)Företagsprofil och personlig profil AI-genererad avatar och bakgrundsbild Använd AI för att skapa avatarer och bakgrundsbilder för profiler. --- ## Gäster Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769517138-gaster Hantera gästanvändare kostnadsfritt i er kommunikationsmiljö. ## [](#vem-har-atkomst-till-gaster)Vem har åtkomst till gäster? - Alla användare med behörigheten Gäster kan se och redigera inställningarna för gäster. --- # [](#oppna-upp-gaster)Öppna upp gäster 1. Klicka på kugghjuls-ikonen och välj din organisation. 2. Expandera listan Gästkonton. --- # [](#vad-ar-en-gastanvandare)Vad är en gästanvändare? En gäst är en person som du kan bjuda in till er kommunikationsmiljö helt kostnadsfritt. En gästanvändare kan: - Vara medlem i flera chattkanaler. - Direktchatta med medlemmarna i kanalerna de har tillgång till. - Chatta i kanaler och direktchattar (om ni aktiverat den behörigheten). - Dela filer. - Ladda ner appen till dator, mobil och iPad. - Ringa VoIP-samtal i appen. --- # [](#skapa-en-gastanvandare)Skapa en gästanvändare Gästanvändare är kostnadsfria och du kan skapa obegränsat antal. 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj en kontakt eller skriv in en e-postadress. 3. Välj de kanaler gästen ska ha tillgång till. 4. Klicka på Skapa. --- # [](#generera-en-inbjudningslank)Generera en inbjudningslänk Använd en inbjudningslänk för att bjuda in flera gäster samtidigt. 1. Expandera listan Skapa inbjudningslänk. 2. Välj de kanaler gästen ska gå med i. 3. Klicka på Skapa. 4. Kopiera länken och skicka den vidare, t.ex. via mejl. ### [](#avaktivera-en-gastinbjudningslank)Avaktivera en gästinbjudningslänk - Klicka på papperskorgs-ikonen för att avaktivera länken. - Obs! Det tar inte bort användare som redan gått med via länken. --- # [](#behorigheter-gastrattigheter)Behörigheter – Gästrättigheter Alla gäster får samma standardrättigheter när de går med. För att redigera: 1. Expandera listan. 2. Välj Rättigheter. 3. Klicka på Spara. --- ## Genomgång av Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769544714-genomgang-av-contact-center Upptäck avancerade videoguider för kontaktcenter och förbättra dina färdigheter. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/muhBmGXQxi4) --- ## Genomgång av Entra ID-synk i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769571474-genomgang-av-entra-id-synk-i-appen Lär dig att synkronisera Entra ID i appen med våra videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/5llKyT5jrsA) --- ## Genomgång av svarsgrupper Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769525985-genomgang-av-svarsgrupper En guide för avancerade användare om svarsgrupper och videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/TsN5gsHMD0U) --- ## Glömt lösenordet Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769595169-glomt-losenordet Återställ ditt lösenord enkelt via mejl efter utloggning. Om du har blivit utloggad och glömt ditt lösenord kan du enkelt återställa det. ### [](#aterstall-ditt-losenord)Återställ ditt lösenord 1. Klicka på "Glömt lösenordet?" 2. Fyll mejladressen du har kopplad till din användare 3. Klicka på skicka 4. Följ instruktionerna i mejlet för att återställa ditt lösenord --- ## Hantera Conversation Intelligence för användare Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769588408-hantera-conversation-intelligence-for-anvandare Lär dig hantera Conversation Intelligence med avancerade videoguider för användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/yBb4tvz5wz0) --- ## Hantera Conversation Intelligence i svarsgrupper Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566274-hantera-conversation-intelligence-i-svarsgrupper Lär dig att hantera konversationsintelligens i svarsgrupper med videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/I4RhZBVJTvM) --- ## Hantera din arbetsdag i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769548526-hantera-din-arbetsdag-i-mobilen Lär dig enkelt hantera din arbetsdag med praktiska videoguider för mobilen. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/O2o284hXkKE) --- ## Hantera din röstbrevlåda i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769587838-hantera-din-rostbrevlada-i-mobilen Lär dig hantera din röstbrevlåda enkelt via mobilen. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/0iOL81BqMAQ) --- ## Hantera ditt visningsnummer i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769589566-hantera-ditt-visningsnummer-i-mobilen Lär dig hantera ditt visningsnummer enkelt via mobilen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/pFevkia82X8) --- ## Hantera e-post, kalender och kontakter i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769599493-hantera-e-post-kalender-och-kontakter-i-appen Lär dig hantera e-post, kalender och kontakter i appen med videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/HxUJoiGvTes) --- ## Hantera konferenser i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769589220-hantera-konferenser-i-appen Lär dig att effektivt hantera konferenser med vår app genom videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/kyJmEBoQwKQ) --- ## Hantera svarsgrupper som en supervisor Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769598282-hantera-svarsgrupper-som-en-supervisor Lär dig att effektivt hantera svarsgrupper som en supervisor. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/R62OvYMVCiU) --- ## Hantera telefonin i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769609786-hantera-telefonin-i-appen Lär dig att hantera telefonin i appen med videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/T_WmkMCQbnY) --- ## Hur påverkas jag av nedsläckningen av 3G- & 2G-näten? Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769538512-hur-paverkas-jag-av-nedslackningen-av-3g-2g-naten Avvecklingen av 3G- och 2G-näten ger plats för snabbare och effektivare 4G- och 5G-teknik. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Lynes Technologies är en virtuell operatör i Telias nät, en så kallad MVNO (Mobile Virtual Network Operator). Våra abonnemang, Subs, har exakt samma täckning som Telias. ## [](#nu-avvecklas-3g-2g-naten)Nu avvecklas 3G- & 2G-näten Telia uppgraderar mobilnätet i Sverige. Samtidigt som 5G-nätet byggs ut förbättras även 4G-nätet. I samband med det avvecklas de gamla 3G- och 2G-näten. ## [](#varfor-forsvinner-3g-och-2g-naten)Varför försvinner 3G och 2G-näten? All teknik åldras och behöver så småningom ersättas med ny och bättre teknik. När det gäller 3G- och 2G-näten finns det flera faktorer: - 5G och moderniserad 4G innebär snabbare hastigheter och stabilare uppkoppling än 3G och 2G. De moderna näten är också säkrare och mer robusta - För att kunna erbjuda nya tjänster över 5G och 4G behöver vi mer frekvensutrymme. Nedsläckningen av 3G och 2G frigör utrymme för de nyare teknikerna - Modernare teknik kan bidra till ett mer klimatsmart samhälle. De nya näten är upp till fem gånger mer energieffektiva än de äldre - Efterfrågan på 3G- och 2G-teknik minskar i takt med att företag och konsumenter använder 4G i allt högre grad. Tillverkarna av nätverksteknik har redan slutat stödja 3G och 2G, vilket gör att det i framtiden blir svårt att få tag på sådan utrustning ## [](#faq)FAQ När släcks 3G- och 2G-näten ner?Avvecklingen av 3G-nätet pågår och nätet kommer att vara helt nedsläckt i slutet av 2025. Även 2G-nätet kommer att släckas helt i slutet av 2025, men till skillnad från 3G kommer vi att behålla 2G-nätet med full täckning fram till nedsläckningen. Kommer jag att bli utan täckning när 3G- och 2G-näten avvecklas?Telia har ett 4G-nät som täcker mer än 90% av Sveriges yta. Det betyder att vi kan erbjuda mycket god 4G-täckning (eller på sikt 5G-täckning) på de platser där 3G- och 2G-näten avvecklas. Vi jobbar kontinuerligt för att förbättra täckningen i vårt 4G-nät och kommer under de närmaste åren att bygga ut 4G-täckningen ytterligare. Vad kan jag göra för att säkerställa en tillfredställande täckning?Telia arbetar för att avvecklingen av 3G- och 2G-näten ska ske med minimal kundpåverkan, men om du använder äldre mobiler eller mobila bredbandsrouters så kan du behöva ändra inställningar eller uppgradera. Du som använder modernare utrustning (till exempel mobiltelefon/smartphone eller trådlös router) behöver egentligen bara kontrollera att din mobil eller router är inställd på att använda 4G-nätet eller högre. I din mobil kan du enkelt kolla detta under Inställningar. 1. iPhone: Inställningar -> Mobilnät -> Alternativ för mobildata -> Röst och data. Ställ in 4G eller högre, och aktivera VoLTE för bättre samtalskvalitet. 2. Android: Inställningar -> Wifi och nätverk -> SIM och nätverk -> Nätverkstyp. Ställ in 4G eller högre. (Notera att de exakta menyvalen kan skilja sig mellan olika mobiltillverkare.) 3. Investera i en ny enhet som har stöd för 4G och 5G När ni ska välja abonnemangsform, rekommenderar vi att ni först tar en titt på [täckningskartan](https://www.telia.se/privat/support/tackningskartor). Välj den som erbjuder bäst täckning i ert område. ## [](#vill-du-veta-mer)Vill du veta mer? Informationen ovan är ett urval av Telias sammanställning kring avvecklingen. Vill du läsa mer kan du [göra det här.](https://www.telia.se/privat/om/5g/nu-slacker-vi-3g-och-2g-naten) [ Intyg\_om\_Lynes\_Technologies\_Sweden\_AB\_ratt\_att\_nyttja\_Telias\_mobilnat\_i\_Sverige.pdf 105.1 kB](https://media.notiondesk.so/upload/6960eb09d26fe565835665.pdf) --- ## Identitetsverifiering Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779883958-identitetsverifiering Aktivera och hantera identitetsverifiering för organisationen via Inställningar. Med identitetsverifiering kan ni låta era kunder verifiera sin identitet, till exempel med BankID, innan eller under ett ärende. ## [](#kom-igang-med-identitetsverifiering)Kom igång med identitetsverifiering För att aktivera identitetsverifiering behöver ni först kontakta vår support. Vi hjälper er att komma igång och ser till att rätt behörighet aktiveras för er organisation. När behörigheten Identitetsverifiering är aktiverad visas en ny meny i organisationsinställningarna. ## [](#hitta-installningarna)Hitta inställningarna Så här hittar ni inställningarna för identitetsverifiering: 1. Klicka på kugghjulet. 2. Välj Organisationsinställningar. 3. Klicka på Identitetsverifiering. Här ser ni de identitetsverifieringsleverantörer som är uppsatta för er organisation, till exempel BankID. 💡 För att komma igång med Identitetsverifiering behöver ni först kontakta vår support. Vi hjälper er att aktivera tjänsten för er organisation. ## [](#aktivera-eller-inaktivera-verifiering)Aktivera eller inaktivera verifiering När en leverantör är uppsatt finns ett reglage där ni kan aktivera eller inaktivera verifieringen. Endast aktiverade leverantörer kan väljas när ni konfigurerar identitetsverifiering i en input-insamlare. Det är användbart om ni har flera verifieringsmetoder och tillfälligt vill stänga av en eller flera av dem. ## [](#anvand-identitetsverifiering-i-en-input-insamlare)Använd identitetsverifiering i en input-insamlare Själva identitetsverifieringen hanteras via input-insamlare. För att använda identitetsverifiering behöver ni lägga till och aktivera den som en input-insamlare i det flöde där verifieringen ska användas. --- ## Insights Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769608890-insights Få insikter om hur du ansluter och hanterar integrationer med Insights. # [](#vem-har-atkomst-till-insights)Vem har åtkomst till Insights? - Alla användare med behörigheten Insights kan se och redigera inställningarna. - Insights är en tilläggstjänst som kan köpas till. --- # [](#oppna-insights)Öppna Insights 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Insights. --- # [](#integrationer-via-insights)Integrationer via Insights Med Insights kan du ansluta integrationer som ger mer information vid inkommande samtal. - Prioritera flera integrationer med drag-and-drop-ikonen. - Med Conversation Intelligence loggas samtalssummeringar automatiskt i ert CRM. --- # [](#anslut-en-integration)Anslut en integration ## [](#anpassad-webhook)Anpassad webhook - Används för att göra nummeruppslagningar mot andra system eller för att hantera samtalsinspelningar externt.Kontakta oss för att lägga till en anpassad webhook. --- ## [](#hubspot)HubSpot När du anslutit HubSpot loggas samtal automatiskt och du kan: - Se information om inringaren. - Öppna och expandera personen i HubSpot. - Lägga till anteckning, uppgift, möte eller samtal. - Visa aktiviteter direkt i appen. Med Conversation Intelligence kan samtalssammanfattningar loggas automatiskt i HubSpot. Så här gör du: 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj HubSpot. 3. Namnge integrationen → klicka på Anslut. 4. Logga in i webbläsaren och välj konto. 5. Klicka på Koppla. 6. Öppna integrationen i appen → aktivera Logga samtal automatiskt. 7. Om CI används → aktivera även Synka CI-sammanfattning. Kräver App Marketplace permission eller Super Admin permission i HubSpot. Mejladressen i appen måste matcha HubSpot-kontot. --- ## [](#zoho)Zoho När du anslutit Zoho kan du: - Logga samtal automatiskt. - Se information om inringaren. - Öppna personen i Zoho. - Lägga till anteckningar, uppgifter och möten. - Se aktiviteter direkt i appen. Med Conversation Intelligence kan sammanfattningar loggas i Zoho. Så här gör du: 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj Zoho. 3. Namnge integrationen → klicka på Anslut. 4. Logga in i webbläsaren och acceptera datadelning. 5. Öppna integrationen i appen → aktivera Logga samtal automatiskt. 6. Om CI används → aktivera även Synka CI-sammanfattning. --- ## [](#lime-crm)Lime CRM När du anslutit Lime loggas samtal automatiskt och du kan: - Se information om inringaren. - Öppna personen i Lime. - Lägga till deal, historik eller att-göra. - Se aktiviteter i appen. Med Conversation Intelligence kan sammanfattningar loggas i Lime. Så här gör du: 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj Lime CRM. 3. Namnge integrationen. 4. Ange er Klient-URL (finns under Profil → API-dokumentation). 5. Generera och klistra in en API-nyckel från Lime. 6. Klicka på Anslut. 7. Öppna integrationen → aktivera Logga samtal automatiskt (+ CI-sammanfattning om tillgänglig). Kräver administratörsbehörighet i Lime. --- ## [](#salesforce)Salesforce När du anslutit Salesforce loggas samtal automatiskt och du kan: - Se information om inringaren. - Öppna personen i Salesforce. - Lägga till anteckningar, uppgifter, möten och samtal. - Se aktiviteter i appen. Med Conversation Intelligence kan sammanfattningar loggas i Salesforce. Så här gör du: 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj Salesforce. 3. Namnge integrationen. 4. Ange ert Min domän-namn (från Company Settings → Company Information). 5. Logga in i webbläsaren och klicka Anslut. 6. Öppna integrationen → aktivera Logga samtal automatiskt (+ CI-sammanfattning om tillgänglig). 7. Välj om standard ska vara Lightning Experience eller Classic. --- ## [](#upsales)Upsales Integration med Upsales kan användas på två sätt: 1. CTI-koppling via Upsales E-phone (ringa direkt från CRM). 2. Appintegration (visa information, öppna kontakt, affärer & aktiviteter i appen). Med Conversation Intelligence kan sammanfattningar loggas automatiskt som samtal eller todo. ### [](#1-anslut-upsales-via-insights-for-cti)1. Anslut Upsales via Insights (för CTI) 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj Upsales. 3. Namnge integrationen (t.ex. ”Upsales”). 4. Hämta en API-nyckel i Upsales. 5. Fyll i nyckeln i appen. 6. Klicka på Anslut. 7. Öppna integrationen → aktivera Logga samtal automatiskt (+ CI-sammanfattning om tillgänglig). ### [](#2-anslut-upsales-cti-som-admin)2. Anslut Upsales CTI som admin 1. Under Insights, klicka på Nycklar för Insights. 2. Klicka på Installera app i Upsales. 3. Klicka på Aktivera uppe till höger. 4. I appen → skapa en organisationstoken. 5. Klistra in token i Upsales → klicka på Spara. ### [](#3-anslut-upsales-cti-som-anvandare)3. Anslut Upsales CTI som användare Om du har en annan CTI-koppling aktiv måste den kopplas ifrån först. 1. Klicka på Personliga inställningar. 2. Expandera Integrationer → Insights-nycklar. 3. Klicka på Installera app i Upsales. 4. Klicka på Aktivera i Upsales. 5. Skapa en användartoken i appen och klistra in i Upsales. 6. Kopiera din sessionsnyckel och klistra in i Upsales. 7. Klicka på Spara. Om du loggar ut från appen måste sessionsnyckeln uppdateras i Upsales. --- ## Installera och aktivera Outlook-tillägg Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769548371-installera-och-aktivera-outlook-tillagg Installera och aktivera Outlook-tillägg för att boka konferenser enkelt. ## [](#vem-kan-aktivera-tillagget)Vem kan aktivera tillägget? - Alla användare. --- ## [](#hur-fungerar-det)Hur fungerar det? Med Outlook-tillägget kan du boka konferenser direkt i Outlook. - Alla länkar och koder infogas automatiskt i mötesinbjudan. - Det fungerar på samma sätt som om du hade bokat mötet via appen. --- ## [](#installera-tillagget)Installera tillägget ### [](#windows)Windows 1. Öppna Outlook. 2. Klicka på Tillägg. 3. Sök på Addit. 4. Klicka på Installera. ### [](#mac)Mac 1. Öppna Outlook (nya Outlook). 2. Klicka på Verktyg i menyn. 3. Välj Tillägg. 4. Sök på Addit. 5. Klicka på Installera. --- ## [](#boka-ett-mote-via-outlook)Boka ett möte via Outlook Obs: Tillägget fungerar inte på mobiltelefoner. ### [](#windows)Windows 1. Klicka på Nya objekt → välj Möte. 2. Klicka på Addit-loggan. 3. Klicka på Infoga konferens. 4. Ställ in tid, bjud in deltagare och gör övriga inställningar som vanligt. ### [](#mac)Mac 1. Öppna en ny händelse i Outlook (nya Outlook). 2. Klicka på Addit-loggan. 3. Klicka på Infoga konferens. 4. Ställ in tid, bjud in deltagare och gör övriga inställningar som vanligt. --- ## Integrationer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769558448-integrationer Integrera apps för att förenkla din arbetsdag med kostnadsfria och lättanvända verktyg. Med integrationer kan du koppla ihop appen med andra tjänster för att förenkla din arbetsdag. Alla dessa integrationer är kostnadsfria och kan aktiveras när som helst. --- ### [](#steg-1-oppna-integrationsinstallningarna)Steg 1 – Öppna integrationsinställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Integrationer. --- ## [](#tillgangliga-integrationer)Tillgängliga integrationer --- ### [](#office-365)Office 365 Funktioner: - Synkronisera mejl och mappar, skicka mejl från appen. - Synkronisera kalenderhändelser och boka möten med konferenslänk. - Synkronisera, skapa och redigera kontakter. Så här integrerar du: 1. Klicka på Office 365 i listan för integrationer. 2. Klicka på plustecknet (+). 3. Ett webbläsarfönster öppnas – logga in med dina Microsoft-uppgifter. 4. När kopplingen lyckas visas ett bekräftelsemeddelande. --- ### [](#g-suite)G Suite Funktioner: - Synkronisera kalenderhändelser och boka möten med konferenslänk. - Synkronisera, skapa och redigera kontakter. Så här integrerar du: 1. Klicka på G Suite i listan för integrationer. 2. Klicka på plustecknet (+). 3. Ett webbläsarfönster öppnas – logga in med dina Google-uppgifter. 4. När kopplingen lyckas visas ett bekräftelsemeddelande. --- ### [](#slack)Slack Funktioner: - Synkronisera chattkanaler från Slack med motsvarande kanal i appen. - Meddelanden postade i Slack eller i appen visas i båda systemen. Så här integrerar du: 1. Klicka på Koppla ihop Slack – en webblänk öppnas. 2. Klicka på Add to Slack. 3. Logga in på ditt Slack-workspace. --- ### [](#trello)Trello Funktioner: - Skapa nya kort direkt från appen (från grunden eller via chattmeddelande). - Posta ändringar i Trello-tavlor/kort automatiskt till en kanal. Så här integrerar du: 1. Klicka på Trello i listan för integrationer. 2. Klicka på plustecknet (+) – ett webbläsarfönster öppnas. 3. Logga in med dina Trello-uppgifter och klicka på Tillåt. 4. Kopiera din token (kod). 5. Klistra in token i appen och klicka på Anslut. --- ### [](#pipedrive)Pipedrive Funktioner: - Visa och skapa aktiviteter och deals direkt i appen. - Posta events från Pipedrive automatiskt till en kanal. Så här integrerar du: 1. Klicka på Pipedrive i listan för integrationer. 2. Klicka på plustecknet (+). 3. Klicka på Get Pipedrive API token (öppnar webbläsare). 4. Logga in med dina uppgifter och kopiera token. 5. Klistra in token i appen och klicka på Connect. Tips: Efter integrationen kan du snabbt dela deals genom att skriva / och välja aktiviteten eller dealen i rätt steg i försäljningsprocessen. --- ## Interna samtal vid upptagen aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769533426-interna-samtal-vid-upptagen-aktivitetsstatus Hantera inkommande samtal även när du är "Super-upptagen" för att nå kollegor. När du har en aktiv aktivitetsstatus (t.ex. “Super-upptagen”) kan du själv välja om samtal från kollegor ska släppas igenom eller inte. Det gör att du kan vara otillgänglig för externa samtal, men fortfarande tillgänglig för viktiga interna samtal. 1. Gå till dina personliga inställningar och välj Aktivitetsstatus. Skapa en ny status eller redigera en befintlig. 2. Scrolla sedan ner till avsnittet Hantering av inkommande samtal. 3. Toggla på Samtal från min organisation: släpp igenom. Då kan kollegor fortfarande nå dig, även om andra samtal blockeras. 4. (Valfritt) Du kan även välja att tillåta: 1. Samtal från VIP-kontakter 2. Samtal från din federation (t.ex. samverkande organisationer) 5. Avsluta med att spara aktivitetsstatusen. --- ## IVR (knappvalsmenyer) 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769576791-ivr-knappvalsmenyer-101 Skapa knappvalsmenyer (IVR) så inringare kan välja rätt avdelning direkt via telefontangenter. ### [](#vem-har-atkomst-till-ivr-er)Vem har åtkomst till IVR:er? • Alla användare med behörigheten telefonisystem kan se och redigera inställningarna. ### [](#hantera-ivr-installningarna)Hantera IVR-inställningarna 1. För att gå in i IVR-inställningarna, klicka på kugghjulsikonen och sedan din organisation. 2. Klicka sedan på Telefonisystem och sedan knappvalsmenyer --- ## [](#grundlaggande-information-om-knappvalsmenyer-ivr)Grundläggande information om knappvalsmenyer (IVR) ### [](#vad-ar-en-ivr)Vad är en IVR? En knappvalsmeny eller IVR är en funktion i företagsväxlar som låter inringaren gör val via en förutbestämd meny så att de kan hamna på rätt avdelning direkt. Valen görs via knappsatsen i telefonen. ## [](#inkluderat-i-ditt-vaxelpaket)Inkluderat i ditt växelpaket I växelpaketet din organisation har aktivt är knappvalsmenyer inkluderat, hur många det är beror på vilket paket ni använder. I ert växelpaket ingår ett visst antal IVR-menyer, beroende på vilket paket ni har valt. Har ni Light-paketet ingår 2 IVR-menus, medan Unlimited-paketet inkluderar ett obegränsat antal IVR-menus. Om ni behöver fler IVR-menyer än vad som ingår i ert nuvarande paket, kan det vara mer kostnadseffektivt att uppgradera till Unlimited, snarare än att köpa till enstaka IVR-menyer eller svarsgrupper separat. --- ### [](#ivr-knappvalsmenyer-for-supervisors)IVR (knappvalsmenyer) för Supervisors Om du är Supervisor har du möjlighet att söka upp IVR-menyn (knappvalsmenyer) och se hela samtalshistoriken som är kopplad till den. Observera att endast Pro-användare kan vara supervisor i en IVR. --- ## Jag får SMS om att toppa upp datan men det går inte Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769549999-jag-far-sms-om-att-toppa-upp-datan-men-det-gar-inte Får du SMS om att toppa upp datan men kan inte? Kontakta din administratör. När ditt datapaket håller på att ta slut får du ett SMS med instruktioner hur du toppar upp din data. Om du inte kan göra det innebär det att du inte har rättigheterna till det, vänligen kontakta er administratör på företaget. --- ## Kalender-inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769516188-kalender-installningar Inställningar för att anpassa din kalender i appen. ### [](#steg-1-oppna-kalenderinstallningarna)Steg 1 – Öppna kalenderinställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera avsnittet Kalender. - Klicka på Kalender-inställningar. --- ### [](#steg-2-allmanna-installningar)Steg 2 – Allmänna inställningar - Visa kalender i appen – Om du har kopplat Office 365 eller G-suite visas kalendern automatiskt i appen. - Den är aktiverad som standard. - Toggla av om du vill dölja kalendern. - Språk- och landsinställning – Du kan ställa in kalendern baserat på språk. - Den är avstängd som standard. - Toggla på för att aktivera automatisk språkstyrning. - För att ställa in baserat på land: expandera listan och välj rätt land. --- ## Kalenderintegration med Microsoft Teams och Google Workspace Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769520108-kalenderintegration-med-microsoft-teams-och-google-workspace Integrera Microsoft Teams och Google Workspace för automatiserad aktivitetsstatus. ### [](#steg-1-oppna-aktivitetsstatus)Steg 1 – Öppna aktivitetsstatus - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Aktivitetsstatus. --- ### [](#steg-2-aktivera-kalenderintegration)Steg 2 – Aktivera kalenderintegration 1. Klicka på plustecknet (+) för att ansluta ditt Office 365eller Google Workspacekonto. 2. Logga in med dina kontouppgifter. --- ### [](#steg-3-synka-aktivitetsstatus-med-kalenderhandelser)Steg 3 – Synka aktivitetsstatus med kalenderhändelser En kalenderhändelse i Office 365 eller Google Workspace med en synkad upptagentyp ändrar automatiskt motsvarande aktivitetsstatus i appen under hela händelsen. 1. Klicka på plustecknet (+) för att skapa en synk mellan kalendern och appen. 2. Välj önskad upptagen-status i kalendern. 3. Välj motsvarande aktivitetsstatus i appen. 4. Klicka på Spara – nu styrs din aktivitetsstatus automatiskt av din kalender. 5. Klicka på krysset (x) om du vill ta bort synken. --- ### [](#microsoft-teams-integration)Microsoft Teams-integration Med Microsoft Teams-integrationen synkas din linjestatus i appen med din status i Teams. - Sätt upptagen linjestatus när du är i MS Teams-samtal – aktivera om du vill att din status i appen ska visa Upptagen när du är i ett Teams-samtal. - Synka linjestatus till MS Teams – aktivera om du vill att din Teams-status ska visa Upptagen när du är i samtal i appen. Synkningen fungerar för: - Linjestatus när du sitter i samtal - Linjestatus när du är i möte - Visning av call-toast inne i appen --- ## Kalendern och anslut till möten i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769558254-kalendern-och-anslut-till-moten-i-mobilen Lär dig att använda kalendern och delta i möten via mobilen effektivt. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/vG4Cf8e6fnE) --- ## Kom igång med survey Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769580608-kom-igang-med-survey Lär dig att komma igång med avancerade videoguider för enkäter. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/mM9nvW3V_mo) --- ## Kom igång med Vobbiz Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769523235-kom-igang-med-vobbiz Kom igång med appen med en enkel steg-för-steg-guide för användare. ![icon](https://www.notion.so/icons/arrow-down_gray.svg?mode=light) Ladda ner Vobbiz-appen [här](https://vobbiz.se/appar)! ## [](#kom-igang-med-appen)Kom igång med appen Nu är det dags att komma igång med appen för dig som användare. Har du inte laddat ner apparna ännu är det hög tid för det innan du börjar med guiden. ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) En Pro-användare kan använda mobilappen, desktop & webbläsaren. En mobil-användare kan använda mobilappen. ## [](#1-aktivera-ditt-konto)1. Aktivera ditt konto 1. Klicka på länken i välkomstmejlet. 2. Om du inte fått något mejl – kontakta din administratör. 3. Vid första inloggningen väljer du ett säkert lösenord. --- ## [](#2-integrera-ditt-headset)2. Integrera ditt headset För att använda alla funktioner med ditt headset (Poly eller Jabra) behöver du aktivera integrationen. ### [](#poly-plantronics)Poly (Plantronics) 1. Ladda ner tillverkarens programvara. 2. Gå till kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Ljud- & videoenheter → Integrationer. 3. Aktivera integrationen genom att toggla på Poly. ### [](#jabra)Jabra 1. Ladda ner tillverkarens programvara. 2. Gå till kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Ljud- & videoenheter → Integrationer. 3. Aktivera integrationen genom att toggla på Jabra. --- ## [](#3-koppla-mejl-och-kalender)3. Koppla mejl och kalender Vi rekommenderar att integrera din mejl och kalender för bästa upplevelse. ### [](#oppna-integrationsinstallningar)Öppna integrationsinställningar 1. Klicka på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar. 2. Expandera Integrationer. --- ### [](#office-365)Office 365 Med integrationen kan du: - Synkronisera mejl och mappar samt skicka mejl från appen. - Synkronisera kalenderhändelser och boka möten med konferenslänkar. - Synkronisera, skapa och redigera kontakter. Så här integrerar du: 1. Klicka på Office 365 i listan. 2. Klicka på plus-tecknet. 3. Ett webbläsarfönster öppnas. 4. Logga in med dina Microsoft-uppgifter. 5. Du får en bekräftelse att kopplingen lyckats. --- ### [](#g-suite)G Suite Med integrationen kan du: - Synkronisera kalenderhändelser och boka möten med konferenslänkar. - Synkronisera, skapa och redigera kontakter. Så här integrerar du: 1. Klicka på G Suite i listan. 2. Klicka på plus-tecknet. 3. Ett webbläsarfönster öppnas. 4. Logga in med dina G Suite-uppgifter. 5. Du får en bekräftelse att kopplingen lyckats. --- ## [](#4-logga-in-i-en-svarsgrupp)4. Logga in i en svarsgrupp - Logga in: Klicka på Call Center-ikonen → toggla på svarsgruppen. - Logga ut: Klicka på Call Center-ikonen → toggla av svarsgruppen. --- ## [](#5-andra-ditt-visningsnummer)5. Ändra ditt visningsnummer 1. Klicka på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar → Telefon & konferens → Nummer. 2. Välj vilket nummer som ska visas för utgående samtal: - Mobilnummer - Fastnätsnummer - Växelnummer 3. Du kan välja olika nummer för interna och externa samtal. --- ## [](#6-aktivera-nummeruppslag-som-notifikation)6. Aktivera nummeruppslag som notifikation Aktivera nummeruppslag som notis så får du direkt information om vem som ringer, vilken svarsgrupp, vilket företag och eventuell CRM-data – även om numret inte finns i din kontaktlista. --- ## Konferens 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769572293-konferens-101 En användarguide för att hantera möten och konferenser med effektiva inställningar. ## [](#generella-installningar)Generella inställningar ### [](#snabbanslutning)Snabbanslutning Få en påminnelse i appen (dator/mobil) med en knapp för snabb anslutning till mötet. 1. Klicka på kugghjuls-ikonen → Personliga inställningar. 2. Expandera Telefon & konferens. 3. Klicka på Videokonferens. 4. Toggla på/av Snabbanslutning (på som standard). 5. Justera visningstid (standard = 2 min innan och efter mötet). Påminnelsen försvinner automatiskt när du ansluter till konferensen. --- ### [](#kamera)Kamera - När du ansluter är kameran avstängd. 1. Klicka på kamera-ikonen för att starta kameran. 2. Klicka på kamera med pilar för att byta kamera. 3. Välj kamera i listan. Du kan stjärnmarkera enheter för att göra dem till standard. --- ### [](#videolage-bakgrundseffekter)Videoläge & bakgrundseffekter - Klicka på din kamerabild → öppna menyn. Videolägen - Normal – bäst när du är ensam i bild. - Konferensrum – bäst när flera personer sitter framför kameran. Bakgrundseffekter - Ingen → avstängd. - Oskärpa → justerbar blur. - Bakgrundsbild → din valda standard. - Pressvägg → företagslogga som bakgrund. - Förstärkt ljusstyrka → ljussätter ansiktet bättre. --- ### [](#mikrofon-hogtalare)Mikrofon & högtalare - När du ansluter är mikrofonen på. 1. Klicka på mikrofon-ikonen för att stänga av. - Avstängd mikrofon = ikon med streck över. Byt enhet under konferens: 1. Klicka på menyn. 2. Klicka på headset-ikonen. 3. Välj mikrofon/högtalare i listan. 4. Toggla av brusreducering (på som standard). Brusreducering fungerar i desktop- och Android-appen. --- ## [](#funktioner)Funktioner ### [](#dela-skarm)Dela skärm 1. Klicka på dela skärm-ikonen. 2. Välj skärm eller fönster. 3. Klicka på Välj. Går inte från mobila enheter. --- ### [](#lagg-till-bjud-in-deltagare)Lägg till & bjud in deltagare Ring in deltagare 1. Klicka på menyn → Lägg till person. 2. Välj kontakt eller skriv in nummer. 3. Klicka på luren. 4. När personen svarar ansluts de automatiskt. Bjud in deltagare 1. Klicka på menyn → info-knappen. 2. Under ”Bjud in till konferens” välj SMS, e-post eller chatt. 3. Lägg till nummer, mejl eller användare. 4. Klicka på Skicka. Läs mer under: Inställningar → PIN & Telefonnummer. --- ### [](#starta-en-inspelning)Starta en inspelning 1. Klicka på menyn. 2. Klicka på inspelning (cirkel-ikonen). 3. Klicka igen för att stoppa. 4. Inspelningen sparas i din samtalslogg. --- ## [](#installningar)Inställningar ### [](#byt-bakgrundstema)Byt bakgrundstema - Klicka på månen = mörkt läge. - Klicka på solen = ljust läge. ### [](#videokvalitet-rutnat)Videokvalitet & rutnät - Kvalitet: Väldigt hög / Hög / Medium / Låg / Av. - Konferensinställningar: - Visa presentatören underst → toggla. - Spegelvänd min video → toggla. --- ### [](#pin-telefonnummer)PIN & telefonnummer Via pinkod - Unik pinkod genereras för mötet. - Klicka på COPY för att kopiera. - Användaren kan ansluta via dialer (Nytt samtal → konferens-pin). Via länk - Unik konferenslänk. - Klicka på COPY → skicka till deltagare. - Kan ansluta via app eller webbläsare. Via telefon - Klicka på COPY för att kopiera numret. - Dela numret + pinkoden → deltagaren kan ringa in. --- ### [](#ljud-bildenheter)Ljud & bildenheter - Klicka på headset-ikonen för att byta mikrofon, högtalare eller kamera. --- ## [](#vill-du-lara-dig-mer)Vill du lära dig mer? - Skapa och schemalägg ett möte - Installera och aktivera Outlook-tillägget - Skapa ett ad-hoc-möte - Växla till en konferens från ett vanligt samtal --- ## Kontakt-inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769516183-kontakt-installningar Steg-för-steg-guide för att ställa in kontaktinställningar i appen. ### [](#steg-1-oppna-kontaktinstallningarna)Steg 1 – Öppna kontaktinställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Kontakter. --- ### [](#steg-2-valj-standardkonto-for-nya-kontakter)Steg 2 – Välj standardkonto för nya kontakter Kontot du väljer här används som standardkonto när du sparar nya kontakter i appen. 1. Expandera listan för Standardkonto. 2. Välj ett av följande alternativ: - Välj alltid – du får välja konto varje gång. - Appen – kontakter sparas i appens kontaktlista. - Ett av dina integrerade konton – kontakter sparas direkt i valt konto. --- ## Köp ett nytt abonnemang Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769571145-kop-ett-nytt-abonnemang Köp ett nytt abonnemang i appen med enkel steg-för-steg-guide. ## [](#kop-ett-nytt-subs-abonnemang-i-appen)Köp ett nytt Subs abonnemang i appen För att köpa ett nytt abonnemang i appen behöver du vara kontoägare eller ha behörigheten Konto. --- ### [](#steg-1-ga-till-installningar)Steg 1 – Gå till inställningar - Klicka på kugghjulet längst ner i menyn till vänster för att öppna Inställningar. ### [](#steg-2-valj-foretagskonto)Steg 2 – Välj Företagskonto - Klicka på Företagskonto. - Välj sedan Subs i menyn. ### [](#steg-3-valj-abonnemangstyp)Steg 3 – Välj abonnemangstyp - Klicka på Köp Subs mobil om du vill ha ett mobilabonnemang. - Klicka på Köp Subs fast om du vill ha ett fast abonnemang. - Välj om abonnemanget ska vara bundet enligt ramavtal eller obundet enligt prislista. ### [](#steg-4-ange-detaljer)Steg 4 – Ange detaljer - Välj samtalstaxa: fast eller rörligt. - Välj datapaket. - Välj nummer: nytt, reserverat, specifikt eller portera befintligt nummer. - Ange SIM ICC-nummer om du har ett fysiskt simkort. Det är 20 siffror långt och står på kortet. - Eller välj eSIM och följ instruktionerna. - Välj om numret ska vara kopplat till växeln eller vara fristående. - Slå på MEX om numret ska integreras med växeln. ### [](#steg-5-slutfor-bestallningen)Steg 5 – Slutför beställningen - Bekräfta beställningen. - Abonnemanget aktiveras därefter automatiskt. --- ## [](#koppla-mobilnummer-med-fastnummer-mex)Koppla mobilnummer med fastnummer (MEX) 1. Gå till Organisationsinställningar. 2. Välj Telefonisystem. 3. Klicka på Mobilnummer. 4. Lägg till ett otilldelat fastnummer under Kopplat nummer. 5. Klicka på Spara. - Om det inte fungerar, tilldela först fastnumret till en användare och försök sedan igen. --- ## [](#viktigt-att-veta)Viktigt att veta - Vid portering av ett nummer, kontrollera att det inte finns någon bindningstid kvar. - Om ett nummer är kopplat mot växeln med MEX betyder det att mobilnumret och fastnumret är sammankopplade och fungerar tillsammans. --- ## Koppla en svarsgrupp till Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769566704-koppla-en-svarsgrupp-till-contact-center Lär dig hur du kopplar en svarsgrupp till ett Contact Center med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/V5Op8YUWcvs) --- ## Koppla samtal Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769608382-koppla-samtal Lär dig hur du kopplar samtal med direkt- eller aviseringsteknik i appen. ## [](#vem-kan-koppla-samtal)Vem kan koppla samtal? - Alla användare kan koppla samtal i appen. --- ## [](#typer-av-koppling)Typer av koppling ### [](#direktkoppling)Direktkoppling - Samtalet kopplas direkt utan att du pratar med personen först. - Kallas även: kall-koppling, blind-koppling, oövervakad koppling eller oannonserad koppling. ### [](#aviserad-koppling)Aviserad koppling - Du pratar med personen du kopplar till innan samtalet släpps fram. - Kallas även: varm-koppling eller övervakad koppling. - Upplevs ofta som ett mer professionellt sätt att koppla samtal. --- ## [](#direktkoppla-ett-samtal)Direktkoppla ett samtal När du är i ett samtal: 1. Klicka på enkelpilen. 2. Klicka på enkelpilen igen. 3. Välj användare, nummer eller svarsgrupp. 4. Klicka på luren för att koppla samtalet. --- ## [](#aviserad-koppling-av-samtal)Aviserad koppling av samtal ### [](#steg-for-steg)Steg-för-steg Obs: Om du talar i mobilen måste samtalet först flyttas till mobilappen genom att välja ”Flytta hit” i appen. 1. Klicka på enkelpilen. 2. Klicka på dubbelpilen. 3. Välj användare eller nummer. 4. Klicka på luren för att starta samtalet till personen du vill koppla till. - Det pågående samtalet med inringaren parkeras. 5. När du har pratat klart med personen: 6. Klicka på enkelpilen för att slutföra kopplingen. I vyn ser du om användaren är tillgänglig, pratar i telefon eller markerad som upptagen. --- ## Koppla samtal direkt och aviserat i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769545025-koppla-samtal-direkt-och-aviserat-i-mobilen Lär dig att koppla samtal direkt och aviserat i mobilen med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/grw1XFmo0iw) --- ## Köp Subs fastnätsnummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769546405-kop-subs-fastnatsnummer Köp ett fastnätsnummer enkelt via appen med steg-för-steg-guide. ## [](#kop-ett-fastnatsnummer)Köp ett fastnätsnummer För att köpa ett fastnätsnummer i appen behöver du vara kontoägare eller ha behörigheten Konto. --- ### [](#steg-1-ga-till-installningar)Steg 1 – Gå till inställningar - Klicka på kugghjulet längst ner i menyn till vänster för att öppna organisationsinställningar. ### [](#steg-2-valj-telefonisystem)Steg 2 – Välj Telefonisystem - Klicka på Telefonisystem. - Välj sedan Fastnätsnummer. ### [](#steg-3-kop-nummer)Steg 3 – Köp nummer - Klicka på Köp nummer. - Välj om du vill köpa ett enskilt nummer eller en nummerserie. - Välj riktnummer. - Om du väljer en nummerserie: välj storlek, 10, 100 eller 1000 nummer. - Klicka på Sök för att se vilka nummer som finns tillgängliga. ### [](#steg-4-valj-och-bekrafta)Steg 4 – Välj och bekräfta - Välj det nummer eller den serie du vill köpa. - Klicka på Köp för att slutföra beställningen. - Priset följer den gällande prislistan. --- ### [](#efter-kop)Efter köp - Ditt nya nummer eller nummerserie visas under Otilldelade fastnätsnummer. - Det kopplas inte automatiskt till något abonnemang. - Följ en separat guide om du vill koppla numret till ett abonnemang. --- ## Lägga till spärrar på subs mobilabonnemang Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769600876-lagga-till-sparrar-pa-subs-mobilabonnemang Lär dig hur du lägger till spärrar på ett mobilabonnemang för att kontrollera kostnader. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) För att kunna köpa ett abonnemang i appen behöver du vara kontoägare eller ha behörigheten Konto För att lägga till spärrar, börja med att klicka på kugghjulet och gå sedan till Organisationsinställningar → Företagskonto → Subs → Subs mobil. ## [](#lagga-till-sparrar)Lägga till spärrar 1. Öppna upp önskat abonnemang 2. Klicka på “Spärrar” 3. Bocka i för alla spärrar som önskas. 4. Spara och sedan spara igen. ⠀ ## [](#information-om-olika-sparrar)Information om olika spärrar - Inkommande samtal - Spärrar alla inkommande samtal till mobilnumret - Utgående samtal - Spärrar alla utgående samtal från mobilnumret - Utlandssamtal - Spärrar alla samtal till utländska nummer. - Premium, nöjessamtal - Spärrar alla samtal till betalnummer (bingolotto etc) - Premium, informationssamtal - Roaming - Spärra användning av data och surf i utlandet --- ## Ljud & videoenheter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769544586-ljud-videoenheter Guide för att ställa in ljud- och videoenheter i personliga inställningar. ### [](#steg-1-oppna-ljud-videoenheter)Steg 1 – Öppna ljud- & videoenheter - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Gå till Telefoni och expandera listan Ljud- & videoenheter. --- ### [](#steg-2-headset-integration)Steg 2 – Headset-integration ### [](#poly-plantronics)Poly (Plantronics) 1. Ladda ner och installera tillverkarens programvara. 2. I Ljud- & videoenheter, gå till Integrationer. 3. Toggla på Poly-integration för att aktivera. ### [](#jabra)Jabra 1. Ladda ner och installera tillverkarens programvara. 2. I Ljud- & videoenheter, gå till Integrationer. 3. Toggla på Jabra-integration för att aktivera. --- ### [](#steg-3-andra-mikrofon-och-prioritera-enheter)Steg 3 – Ändra mikrofon och prioritera enheter - Byt mikrofon: 1. Klicka på mikrofonikonen för att expandera listan. 2. Välj den mikrofon du vill använda. - Stjärnmarkera mikrofon: 1. Klicka på stjärnan bredvid mikrofonlistan. 2. Välj mikrofonen – den markeras med en stjärna. - Ändra prioritetsordning: - Dra och släpp stjärnmarkerade enheter för att bestämma ordningen. - Bakgrundsbrus: - Brusreducering är på som standard – toggla av om du vill stänga av. --- ### [](#steg-4-andra-hogtalare)Steg 4 – Ändra högtalare - Byt högtalare: 1. Klicka på högtalarikonen för att expandera listan. 2. Välj den högtalare du vill använda. - Stjärnmarkera högtalare: 1. Klicka på stjärnan bredvid högtalarlistan. 2. Välj högtalaren – den markeras med en stjärna. - Högtalare för ringsignal: - Toggla av för att stänga av inkommande ringsignal. - Toggla av Använd default-högtalare för att välja en annan högtalare för ringsignaler. --- ### [](#steg-5-andra-kamera)Steg 5 – Ändra kamera - Byt kamera: 1. Klicka på kameraikonen för att expandera listan. 2. Välj kameran du vill använda. - Stjärnmarkera kamera: 1. Klicka på stjärnan bredvid kameralistan. 2. Välj kameran – den markeras med en stjärna. --- ## Logga in & ut från svarsgrupper Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769610105-logga-in-ut-fran-svarsgrupper Lär dig hur du loggar in och ut från svarsgrupper enkelt och smidigt. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/QIT0i65wMhU) --- ## Lyssna av din Subs-röstbrevlåda Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769560770-lyssna-av-din-subs-rostbrevlada Lyssna av din röstbrevlåda enkelt via app eller telefonnummer. Det finns två sätt att lyssna av din röstbrevlåda beroende på om du har mex aktiverat eller inte: ### [](#1-spela-upp-och-hantera-rostmeddelanden-i-appen-mex)1. Spela upp och hantera röstmeddelanden i appen (Mex) 1. Öppna appen och klicka på telefonikonen i menyn till vänster. 2. Välj fliken Röstbrevlåda för att visa dina mottagna röstmeddelanden. 3. Klicka på spela-upp-ikonen (play-symbolen) bredvid det meddelande du vill lyssna på. 4. När du lyssnat klart och vill markera meddelandet som uppspelat: - Klicka på de tre prickarna bredvid meddelandet - Välj alternativet Markera som uppspelad. 5. För att markera alla meddelanden som uppspelade, välj alternativet Markera alla som uppspelade i samma meny. ### [](#2-genom-att-ringa-ett-nummer-ej-mex)2. Genom att ringa ett nummer (ej mex) - Ring 22. - Nya meddelanden läses upp först, följt av gamla meddelanden. - Följ anvisningarna för att radera. höra föregående meddelande, nästa meddelande och för att lyssna på meddelandet igen. --- ## Mitt konto Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769594412-mitt-konto Lär dig hantera ditt konto och personliga inställningar enkelt. ### [](#steg-1-oppna-mitt-konto)Steg 1 – Öppna mitt konto - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Mitt konto. --- ### [](#profil)Profil Här kan du ändra avatar, personlig information, dölja nummer och mer. ### [](#andra-avatar)Ändra avatar 1. Klicka på kamera-ikonen följt av pen-ikonen. 2. Klicka på Välj bild. 3. Välj bild från din enhet. 4. Justera placering vid behov. 5. Klicka på Spara. Du kan även välja att synkronisera med Gravatar. ### [](#andra-omslagsfoto)Ändra omslagsfoto - Välj antingen organisationens standardomslag eller ett personligt (bild eller GIF). 1. Klicka på kamera-ikonen följt av pen-ikonen. 2. Klicka på Välj bild. 3. Välj bild från din enhet. 4. Klicka på Spara. --- ### [](#personlig-information)Personlig information - Ändra förnamn, efternamn och visningsnamn (det namn kollegor ser i appen). - Gör ändringarna och klicka på Spara. --- ### [](#dolj-telefonnummer)Dölj telefonnummer - Klicka på numret du vill dölja. - Toggla på för att dölja och klicka på Spara. - Om både mobil- och fastnummer är dolda, sker alla samtal via VoIP. --- ### [](#extra-information)Extra information - Viss standardinformation kan inte ändras, men du kan lägga till fler fält. - Klicka på Skapa info, fyll i fältet och klicka på Spara. --- ### [](#andra-losenord)Ändra lösenord 1. Skriv in ditt nuvarande lösenord. 2. Skriv in ett nytt, komplext och säkert lösenord. 3. Klicka på Spara. --- ### [](#logga-ut-fran-alla-sessioner)Logga ut från alla sessioner - Om du tappat telefonen eller glömt logga ut från en publik dator: - Klicka på Logga ut för att avsluta alla aktiva sessioner. --- ## Notiser Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769587048-notiser Justera dina notiser och inställningar enkelt för en bättre användarupplevelse. ### [](#steg-1-oppna-notis-installningarna)Steg 1 – Öppna notis-inställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Notiser. --- ### [](#steg-2-ljud-och-enheter)Steg 2 – Ljud och enheter - Notisljud för chattmeddelanden – aktiverat som standard, toggla av för att stänga av. - Välj enhet för notisljud – standardhögtalaren är vald som default, välj annan vid behov. - Ljud för inkommande samtal – aktiverat som standard, toggla av för att stänga av. - Ringsignal för inkommande samtal – toggla av Använd standardringsignal för att välja egen ringsignal. --- ### [](#steg-3-enhets-notifikationer)Steg 3 – Enhets-notifikationer - Toggla på för att aktivera notiser på specifika enheter. --- ### [](#steg-4-chatt-notiser)Steg 4 – Chatt-notiser - Välj när du vill få chattnotiser: - Alla nya meddelanden. - Endast vid omnämningar. - Aldrig. - Du kan stänga av notiser helt för specifika kanaler. --- ### [](#steg-5-meddelande-notiser-direktchatt-kanaler)Steg 5 – Meddelande-notiser (direktchatt & kanaler) - Gäller endast kanaler som inte är tystade. - Alternativ: - Alla nya meddelanden (direkt, stjärnmarkerade kanaler och omnämningar). - Aldrig. --- ### [](#steg-6-reaktions-notiser)Steg 6 – Reaktions-notiser - Gäller reaktioner (emoji) på meddelanden, filer eller samtal som du skrivit/delat. - Alternativ: - Alla reaktioner. - Endast i direkt- och stjärnmarkerade kanaler. - Aldrig. --- ### [](#steg-7-tystade-kanaler)Steg 7 – Tystade kanaler - Visa och hantera tystade kanaler: 1. Expandera listan över tystade kanaler. 2. Hitta kanalen och klicka för att aktivera notiser igen. - Tysta en kanal: 1. Expandera listan över otystade kanaler. 2. Hitta kanalen och klicka för att tysta. - Tysta tillfälligt: 1. Öppna chatten/kanalen. 2. Klicka på de tre prickarna → Muteikonen. 3. Välj hur länge kanalen ska vara tyst. --- ### [](#steg-8-telefoni-notiser)Steg 8 – Telefoni-notiser - Toggla av för att stänga av notiser för missade samtal och röstmeddelanden. - Toggla på för att visa notis i mobilen med information om inringaren. --- ### [](#steg-9-e-post-notiser)Steg 9 – E-post-notiser - Toggla av för att stänga av notiser för nya e-postmeddelanden. --- ### [](#steg-10-linjestatus-notiser)Steg 10 – Linjestatus-notiser - Bevaka en kollegas linjestatus: 1. Klicka på kollegans röda telefonlur. 2. Klicka på Notifiera när samtalet avslutas. - Ta bort bevakning: 1. Klicka på kollegans röda telefonlur → Ta bort bevakning. 2. Eller klicka på krysset bredvid användaren i listan under Notiser → Linjestatus. --- ## Portera ett svenskt nummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769558573-portera-ett-svenskt-nummer Portera mobil- och fastnummer enkelt mellan operatörer med vår steg-för-steg-guide. ## [](#portera-nummer-till-eller-fran-subs)Portera nummer till eller från Subs För att kunna porta, alltså flytta, nummer i appen behöver du vara kontoägare eller ha behörigheten Konto. En portering innebär att du flyttar ett nummer från en operatör till en annan. Det kan vara ett enskilt nummer eller en hel nummerserie. Kom ihåg: En portering kan tidigast ske fem dagar efter att vi har tagit emot den signerade porteringsblanketten. --- ### [](#portera-in-mobilnummer-till-subs)Portera in mobilnummer till Subs När du vill flytta ett mobilnummer från en annan operatör till Subs: 1. Påbörja ett köp av nytt abonnemang i appen. 2. När du kommer till valet Välj nummer, välj alternativet Portera befintligt nummer och fyll i informationen. --- ### [](#portera-ut-mobilnummer-fran-subs)Portera ut mobilnummer från Subs När du vill flytta ett nummer från Subs till en annan operatör: - Avslutas abonnemanget inne i appen --- ### [](#portera-in-en-nummerserie-till-subs-superadmin)Portera in en nummerserie till Subs (superadmin) För att flytta fastnätsnummer behöver du vara inloggad som superadmin i appen. 1. Gå till Organisationsinställningar, sedan Telefonsystem, och välj Fastnummer. 2. Säkerställ att numren inte har bindningstid kvar. 3. Skriv in det nummer eller den nummerserie som ska porteras. - Exempel: för serien 0811223340 till 0811223350 skriver du in 08112233\[40-50\]. 4. Fyll i avtalsinformation, datum för portering, och vilket företag som äger numren. 5. Klicka på Flytta. Status visas i appen och nummerserien hamnar under Otilldelade fastnummer. --- ### [](#portera-in-mobilnummer-som-superadmin)Portera in mobilnummer som superadmin För att flytta mobilnummer som superadmin: 1. Gå till Organisationsinställningar, sedan Telefonsystem, och välj Mobilnummer. 2. Säkerställ att numren inte har bindningstid kvar. 3. Ange mobilnumret som ska porteras. 4. Fyll i avtalsinformation och datum för portering. 5. Du kan tilldela numret till en användare direkt, men det är valfritt. 6. Klicka på Flytta. Status visas i appen. Numret hamnar under Otilldelade eller Tilldelade mobilnummer när porteringen är klar. --- ### [](#vanliga-fragor)Vanliga frågor När får jag mitt nya simkort? Det skickas med vanlig post och kommer normalt inom några dagar. När slutar mitt gamla simkort fungera? Det slutar fungera samma dag som porteringen går igenom. --- ## Radera en användare Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769569727-radera-en-anvandare Radera användare och all data permanent, med val för omedelbar eller schemalagd borttagning. Viktigt: - Vid radering raderas även chattloggar och all annan användardata permanent. - Om du schemalägger borttagningen har du 30 dagar på dig att spara viktig information. --- ### [](#steg-1-ga-till-anvandarkonton)Steg 1 – Gå till Användarkonton - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj din organisation. - Expandera listan Användarkonton. --- ### [](#steg-2-sok-fram-anvandaren)Steg 2 – Sök fram användaren - Gå till fliken Användare. - Sök efter den användare som ska tas bort. --- ### [](#steg-3-inaktivera-anvandaren)Steg 3 – Inaktivera användaren - Klicka på Inaktivera användare. --- ### [](#steg-4-valj-borttagningsalternativ)Steg 4 – Välj borttagningsalternativ - Schemalägg borttagning: Användaren tas bort automatiskt efter 30 dagar och placeras under en separat vy fram tills dess. - Radera direkt: Användaren tas bort omedelbart. --- ### [](#steg-5-hantera-mobilnummer)Steg 5 – Hantera mobilnummer - Mobilnumret som tillhör användaren flyttas till Otilldelade mobilnummer. --- ### [](#viktigt-att-tanka-pa)Viktigt att tänka på - Återanvändning av nummer: Om numret ska fortsätta användas av personen, kontakta operatören för att ta bort tjänsten MEX. - Dataförlust: Vid borttagning (direkt eller efter 30 dagar) raderas chattloggar och annan data utan möjlighet att återställa. --- ## Redigera en annan användares aktivitetsstatus Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769605557-redigera-en-annan-anvandares-aktivitetsstatus En guide för att redigera en annan användares aktivitetsstatus. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/3E2r93aegFI) --- ## Redigera en användare från kontakt vyn Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769519550-redigera-en-anvandare-fran-kontakt-vyn Lär dig hur du redigerar användare i kontaktvyn med denna videoguide. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/9VSR3VXI63I) --- ## Redigera en kollegas personliga inställningar Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769577116-redigera-en-kollegas-personliga-installningar En guide för att redigera en kollegas personliga inställningar effektivt. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/kTbdKAxpPzE) --- ## Reservera fastnät- & mobilnummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769562910-reservera-fastnat-mobilnummer Reservera ett nummer genom att mejla din förfrågan med önskemål om nummer och riktnummer. ### [](#sa-har-reserverar-du-ett-nummer-eller-en-nummerserie)Så här reserverar du ett nummer eller en nummerserie För att reservera ett nummer eller en nummerserie gör du så här: 1. Skicka en förfrågan - Mejla din förfrågan till . 2. Skriv med följande information i mejlet - Om du vill reservera ett enstaka nummer eller en hel nummerserie. - Om du vill ha en nummerserie: ange storleken, till exempel 10, 100 eller 1000 nummer. - Skriv också vilket riktnummer du önskar. 3. Bekräftelse - Du får ett svar med förslag som matchar dina önskemål. - Observera att en reservation gäller i 14 dagar. --- ## Ring ett samtal Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769546999-ring-ett-samtal Ring samtal enkelt via appen till kollegor och kontakter med smart samtalshantering. ## [](#vem-kan-ringa-samtal)Vem kan ringa samtal? - Alla användare - Alla gästanvändare (endast VoIP-samtal) --- ## [](#om-att-ringa-via-appen)Om att ringa via appen - Du kan ringa kollegor, kontakter och nummer direkt i appen. - Samtal som görs via telefonens inbyggda uppringare (native dialer) registreras också i appen. - Appen har smart samtalshantering: - Växla mellan röstsamtal, videosamtal och konferenssamtal. - Blanda video- och röstsamtal i samma konferens. --- ## [](#ring-ett-samtal-i-appen)Ring ett samtal i appen ### [](#dator)Dator 1. Klicka på Nytt samtal i menyn. 2. Skriv numret eller välj en användare/kontakt. 3. Klicka på luren för att ringa. ### [](#mobil)Mobil 1. Tryck på Nytt samtal i menyn. 2. Skriv numret eller välj en användare/kontakt. 3. Tryck på luren för att ringa. --- ## [](#vaxla-ett-samtal-till-konferens-treparts-samtal)Växla ett samtal till konferens (treparts-samtal) - När du är i ett pågående samtal → klicka på konferensknappen. - Samtalet växlas direkt till en konferens. Läs mer i guiden om konferensfunktioner för fler möjligheter. --- ## [](#ring-fran-andra-stallen-i-appen)Ring från andra ställen i appen För extra smidighet kan du ringa direkt från flera olika vyer: - Via en direktchatt. - Via en svarsgrupp. - Från ett delat samtal. --- ## Så fungerar analytics Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769546528-sa-fungerar-analytics Lär dig hur analytics fungerar med videoguider för avancerade användare. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/FP_LGwAWorE) --- ## Så fungerar auto-etiketter i Conversation Intelligence Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769582056-sa-fungerar-auto-etiketter-i-conversation-intelligence Lär dig hur auto-etiketter fungerar inom Conversation Intelligence. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/FI_BNOAHpAA) --- ## Så fungerar inspelning, datahantering och sökning av samtal i vår tjänst Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769611206-sa-fungerar-inspelning-datahantering-och-sokning-av-samtal-i-var-tjanst Få insikter genom samtalsinspelning och Conversation Intelligence med hög datasäkerhet. Vi erbjuder möjligheten att spela in samtal och analysera dem via vår funktion Conversation Intelligence (CI). Det ger värdefulla insikter och förbättrar kvaliteten på kunddialogen – men det ställer också höga krav på transparens och datasäkerhet. Här förklarar vi hur det fungerar. ## [](#samtalsinspelning-for-anvandare-och-svarsgrupper)Samtalsinspelning – för användare och svarsgrupper ### [](#vad-galler-enligt-lag)Vad gäller enligt lag? I Sverige krävs det att minst en part i samtalet är medveten om att inspelning sker. Därför är det lagligt att spela in samtal utan att meddela motparten, men vi rekommenderar alltid att informera inringaren. Det bidrar till en tryggare och mer professionell upplevelse. ### [](#hur-lagras-inspelningar)Hur lagras inspelningar? Alla ljudfiler lagras med stark kryptering på servrar i Sverige 🇸🇪, vilket innebär att datan aldrig lämnar EU. Endast er organisation har tillgång till era inspelningar – Vi har ingen möjlighet att lyssna på eller ladda ner dem via systemet. ### [](#vem-har-tillgang-till-inspelningarna)Vem har tillgång till inspelningarna? - Användarens inspelningar: Endast användaren själv har åtkomst. - Svarsgruppsinspelningar: Åtkomst kan styras via rättigheter. Exempelvis kan en supervisor ha tillgång till alla samtal inom gruppen, medan agenter endast ser sina egna. - Admins med rättighet "Complete Search & Play Access": Kan söka och spela upp alla inspelningar, oavsett typ. ## [](#conversation-intelligence-ci-transkribering-ai-analys)Conversation Intelligence (CI) – transkribering & AI-analys ### [](#vad-ar-conversation-intelligence)Vad är Conversation Intelligence? CI är en tilläggstjänst som automatiskt: - Spelar in samtal - Transkriberar samtalet till text - Sammanfattar innehållet med hjälp av AI - Möjliggör sökning i transkriberingar ### [](#hur-behandlas-data)Hur behandlas data? - Ljuddata lagras i Sverige, precis som vid vanlig samtalsinspelning. - Transkribering och sammanfattning görs via externa AI-tjänster, som körs på servrar i EU. Ljudfiler processas i EU för själva transkriberingen, men ingen data lagras där efter att själva transkriberingen är gjord. - Överföring sker krypterat och till leverantörer som är SOC 2-certifierade och som följer EU:s standardavtalsklausuler (SCC) för dataöverföring till tredje land. - Hela processen uppfyller EU:s GDPR-krav. ### [](#vem-kan-lasa-transkriberingarna)Vem kan läsa transkriberingarna? - Användarsamtal: Endast användaren själv. - Svarsgruppssamtal: Tillgång styrs av rättigheter (t.ex. supervisor vs. agent). - Admins med rättigheten "Complete Search & Play Access" har fullständig åtkomst till själva samtalsinspelningarna, men har ingen access till själva transkriberingarna. Det är alltså inte möjligt för en admin att söka i en annan användares transkriberingar. - Vi har ingen access till vare sig ljudfiler eller transkriberingar för några samtal. ## [](#gdpr-och-datasakerhet)GDPR och datasäkerhet Vi behandlar samtliga personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Genom vårt personuppgiftsbiträdesavtal (bilaga i kundavtalet) och vår ISO 27001-implementering säkerställer vi att: - Er data är er data: All kunddata hanteras enligt principer om integritet, konfidentialitet och tillgänglighet - Kunddata inte exponeras för obehöriga - All tredjepartsbehandling dokumenteras och regleras genom biträdesavtal och SCC ### [](#har-du-fragor)Har du frågor? Kontakta vårt supportteam direkt i portalen. Du kan även begära detaljerad information om våra databehandlingsrutiner och vilka tredjepartsleverantörer som används. --- ## Så fungerar samtalsloggen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769575457-sa-fungerar-samtalsloggen Lär dig hur samtalsloggen fungerar med denna användarvänliga videoguide. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/pc5XFQrprSw) --- ## Så fungerar Supersöken Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769550947-sa-fungerar-supersoken En guide för avancerade användare om hur Supersöken fungerar. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/d1ULzTbwVaw) --- ## Samtalsinspelning 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769594219-samtalsinspelning-101 Upptäck hur samtalsinspelning kan förbättra er kommunikation och effektivitet. Här hittar du all grundläggande information kring samtalsinspelning för att komma igång. ### [](#vem-kan-anvanda-samtalsinspelning)Vem kan använda samtalsinspelning? Alla organisationer, oavsett växelpaket, kan köpa tilläggstjänsten ## [](#generell-information)Generell information Med vår samtalsinspelning kan du spela in alla samtal, eller bara några, beroende på hur du vill ha det. Du väljer fritt mellan automatisk och manuell start. ## [](#licenser)Licenser Det finns två olika typer av licenser för den här tilläggstjänsten: - Samtalsinspelning för användare - Samtalsinspelning för svarsgrupp ![icon](https://www.notion.so/icons/light-bulb_blue.svg?mode=light) Licensen är inte låst till en specifik användare eller svarsgrupp. Du kan när som helst flytta licensen till en annan användare eller svarsgrupp. ### [](#samtalsinspelning-anvandare)Samtalsinspelning – användare Den här licensen används för att spela in en användare eller agent i organisationen. Varje licens kan konfigureras unikt per användare eller agent. ### [](#samtalsinspelning-svarsgrupp)Samtalsinspelning – svarsgrupp Den här licensen används för att spela in en svarsgrupp i organisationen. Varje licens kan konfigureras unikt per svarsgrupp. ## [](#kop-licensen)Köp licensen Samtalsinspelning ingår inte i något växelpaket. Du behöver köpa tilläggstjänsten innan du kan dela ut den till användare eller svarsgrupper. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Förbättra er kundkommunikation med vår tjänst Conversation Intelligence, som ger djupgående insikter från era inspelade samtal. Conversation Intelligence hjälper er att analysera och optimera varje kundinteraktion. ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Du behöver behörigheten konto för att kunna köpa tilläggstjänster. ## [](#lagringskapacitet)Lagringskapacitet ### [](#lagringsmangd-anvandare)Lagringsmängd – användare Du kan ställa in lagringsperioden för inspelningarna, alltså hur länge de sparas. - Välj mellan 1, 6, 12, 24, 36, 48, 60, 72, 84 månader eller anpassad - Max 30 000 lagrade samtal ### [](#lagringsmangd-svarsgrupp)Lagringsmängd – svarsgrupp Du kan ställa in lagringsperioden för inspelningarna, alltså hur länge de sparas. - Välj mellan 1, 6, 12, 24, 36, 48, 60, 72, 84 månader eller anpassad - Max 300 000 lagrade samtal ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_red.svg?mode=light) Inspelningar raderas automatiskt (äldst först) och blir därefter inte tillgängliga. Du kan alltid ladda ner dina inspelningar och lagra dem på en egen, säker plats. ## [](#behorigheter-anvandare)Behörigheter – användare ### [](#uppspelningsbehorighet-anvandare)Uppspelningsbehörighet – användare Välj om en användare ska kunna lyssna på sina egna inspelningar. ### [](#behorighet-att-radera-anvandare)Behörighet att radera – användare Välj om en användare ska kunna radera sina egna inspelningar. Vi rekommenderar att denna inställning är avstängd som standard. ## [](#behorigheter-svarsgrupper)Behörigheter – svarsgrupper ### [](#uppspelningsbehorighet-svarsgrupp)Uppspelningsbehörighet – svarsgrupp Välj vilka som ska kunna lyssna på samtal till och från svarsgrupper. - Supervisors – alla inspelningar i svarsgruppen - Agenter – egna inspelningar i svarsgruppen - Agenter – andras inspelningar i svarsgruppen ### [](#behorighet-att-radera-svarsgrupp)Behörighet att radera – svarsgrupp Välj vilka som ska kunna radera inspelningar till och från svarsgruppen. - Supervisors – alla inspelningar i svarsgruppen - Agenter – egna inspelningar i svarsgruppen - Agenter – andras inspelningar i svarsgruppen ## [](#fullstandig-sok-och-uppspelningsbehorighet)Fullständig sök- och uppspelningsbehörighet Om en användare är tillagd i listan fullständig sök- och uppspelningsbehörighet kommer alla andra inställningar och rättigheter att skrivas över. ## [](#installningar-for-anvandare)Inställningar för användare Alla inställningar styrs via på- och av-reglage. ### [](#installningar)Inställningar - Tillåt användare att konfigurera samtalsinspelning via aktivitetsstatusar - Samma inställningar för alla användarens nummer ### [](#inkommande-samtal)Inkommande samtal - Starta inspelning automatiskt - Tillåt användare att starta eller pausa inspelningen manuellt ### [](#utgaende-samtal)Utgående samtal - Starta inspelningen automatiskt - Tillåt användare att starta eller pausa inspelningen manuellt ## [](#installningar-for-svarsgrupper)Inställningar för svarsgrupper Alla inställningar styrs via på- och av-reglage. ### [](#inkommande-samtal)Inkommande samtal - Starta inspelningen automatiskt - Tillåt agent att starta eller pausa inspelningen manuellt ### [](#utgaende-samtal)Utgående samtal - Starta inspelningen automatiskt - Tillåt agent att starta eller pausa inspelningen manuellt --- ## Samtalslogg 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769572575-samtalslogg-101 En guide för att använda samtalsloggen och dess funktioner i växelpaket. ### [](#vem-kan-anvanda-samtalsloggen)Vem kan använda samtalsloggen? - Ingår i växelpaketet Unlimited. - Ingår i växelpaketet Light när tilläggstjänsten Analytics är köpt. ### [](#vad-ar-samtalsloggen)Vad är samtalsloggen? Samtalsloggen är ett verktyg där du hittar all information om organisationens samtal. Du kan söka på samtal för både användare och svarsgrupper. Funktioner i samtalsloggen: - Sök & filtrera samtal - Dela loggar och inspelningar - Arkivera samtalsloggar - Se statistiköversikt - Visa samtalsdetaljer ### [](#atkomst-till-samtalsloggen)Åtkomst till samtalsloggen - Alla användare: kan se sin egen samtalslogg. - Agenter i en svarsgrupp: kan se alla samtal som tillhör gruppen. - Supervisors: har åtkomst till alla grupper de hanterar. ### [](#atkomst-till-statistikoversikten)Åtkomst till statistiköversikten - Du kan se statistiköversikten för de svarsgrupper du är medlem i. - En supervisor och administratör ser översikten för alla grupper de hanterar. ### [](#sokatkomst)Sökåtkomst - Söka i svarsgrupper du inte är medlem i: kräver behörigheten Telefonisystem och medlemskap i gruppen Fullständig sök- och uppspelningsbehörighet. - Söka på alla användare i organisationen: kräver också behörigheten Telefonisystem och medlemskap i gruppen Fullständig sök- och uppspelningsbehörighet. ## [](#lagring-av-samtalsloggar)Lagring av samtalsloggar Du kan själv styra hur länge samtalsloggar ska sparas i systemet. Inställningen gäller alla kunder och avgör hur länge historik finns kvar i samtalsloggen. ### [](#sa-hittar-du-installningen)Så hittar du inställningen 1. Gå till Organisationsinställningar 2. Klicka på Telefonisystem 3. Välj Samtalslogg ### [](#hur-lagringstiden-fungerar)Hur lagringstiden fungerar Lagringstiden avgör hur länge samtalsloggar sparas innan de automatiskt raderas. - Standardinställningen är 12 månader - Du kan välja att korta ner eller förlänga lagringstiden ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_yellow.svg?mode=light) ### [](#viktigt-att-tanka-pa)Viktigt att tänka på Om du kortar ner lagringstiden, till exempel från 12 månader till 6 månader: - Alla samtalsloggar äldre än 6 månader raderas direkt - Raderad data går inte att återskapa Om du istället förlänger lagringstiden, till exempel till 24 månader: - Nya samtalsloggar sparas längre framöver - Historiken byggs upp successivt över tid ## [](#faq)FAQ Vad händer den 2 juni 2026?Den nya standardinställningen på 12 månader börjar gälla. Samtalsloggar äldre än 12 månader raderas automatiskt om ingen ändring görs. Kan vi återskapa raderade samtalsloggar?Nej. När samtalsloggar har raderats går de inte att få tillbaka. Hur ändrar vi lagringstiden?Gå till: Organisationsinställningar → Telefonisystem → Samtalslogg Där kan ni välja hur länge samtalsloggar ska sparas. Vad händer om vi förlänger lagringstiden?Då sparas nya samtalsloggar längre framöver. Äldre historik byggs upp successivt. Vad händer om vi kortar lagringstiden?Alla samtalsloggar som är äldre än den nya inställningen raderas direkt. Gäller detta även samtalsinspelningar?Nej. Lagring av samtalsinspelningar hanteras separat och gäller endast kunder som har den funktionen aktiverad. Gäller detta alla kunder?Ja. Den här inställningen gäller alla kunder som använder samtalsloggen. Påverkas Analytics av att samtalsloggar raderas?Ja och nej. - Övergripande statistik, som till exempel total samtalstid, antal samtal och aktivitetsnivå, påverkas inte. - Däremot påverkas detaljerad information om enskilda samtal. Det innebär att: - Du fortfarande kan se hur mycket en användare har pratat totalt - Men du kan inte längre se exakt vem användaren har pratat med i samtal som har raderats Hur fungerar lagringstiden tillsammans med samtalsinspelning?Regel: Samtalsloggen är "ramen" för inspelningar och Conversation Intelligence. Du kan alltid spara samtalsloggar lika länge eller längre än inspelningar/Conversation Intelligence. Men inspelningar/Conversation Intelligence kan aldrig sparas längre än samtalsloggar – eftersom inspelningar kräver att det finns en motsvarande samtalslogg kvar. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Om ni själva har valt en längre lagringstid för era samtalsinspelningar eller Conversation Intelligence, gäller samma lagringstid även för samtalsloggen när funktionen träder i kraft 2 Juni 2026 --- ## Samtalsspärr Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1777580360-samtalssparr Kontrollerar vilka samtalsdestinationer som är tillåtna och blockerar betalsamtal. ## [](#vad-ar-samtalssparr)Vad är Samtalsspärr? Samtalsspärr är en funktion som låter er styra vilka destinationer det går att ringa till från er organisation. Syftet är att minska risken för obehöriga eller kostsamma samtal, samtidigt som ni behåller flexibiliteten där det behövs. Det innebär att ni direkt får en trygg standard där endast ett begränsat urval av säkra destinationer är tillåtna. ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) Detta gäller som standard:- Nivå: Låg exponering - Betaldestinationer: Avstängda Klicka på informationsikonen bredvid respektive nivå för att se en lista över alla inkluderade destinationer. --- ## [](#sa-fungerar-nivaerna)Så fungerar nivåerna Samtalsspärr bygger på olika nivåer som styr hur brett det går att ringa internationellt. Ju högre nivå ni väljer, desto fler destinationer öppnas upp. I gränssnittet ser ni tydligt hur många destinationer som ingår i varje nivå. Vill ni veta exakt vilka länder som ingår kan ni klicka på informationsikonen bredvid respektive nivå. Då visas en lista över alla inkluderade destinationer. --- ## [](#andra-installning-for-hela-organisationen)Ändra inställning för hela organisationen Om ni behöver öppna upp fler destinationer gör ni det via organisationsinställningarna. Gå till: Organisationsinställningar → Telefonisystem → Samtalsspärr Här kan ni: - välja en annan behörighetsnivå - se hur många destinationer som ingår - klicka på informationsikonen för att se exakta länder - aktivera samtal till betaldestinationer Ändringen gäller hela organisationen, så välj en nivå som passar majoriteten av användarna. --- ## [](#undantag-for-enskilda-anvandare)Undantag för enskilda användare Det är vanligt att vissa användare behöver ringa till destinationer som inte ingår i organisationens nivå. Istället för att öppna upp för alla kan ni lägga ett undantag direkt på användaren. Gå till: Organisationsinställningar → Användarkonton → Användare Välj användaren och lägg till de destinationer som ska vara tillåtna. På så sätt kan ni: - behålla en säker standard för hela organisationen - samtidigt ge specifika användare rätt åtkomst --- ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) ## [](#behorigheter-och-loggning)Behörigheter och loggning För att göra ändringar krävs rätt behörigheter: - Ändra samtalsspärr för organisationen: Telefonisystem - Lägga undantag på användare: Användare & Team + Telefonisystem Alla ändringar loggas i Audit Logs, vilket gör det enkelt att följa upp vad som har ändrats och av vem. --- ## [](#vad-paverkas-av-samtalssparr)Vad påverkas av Samtalsspärr? Samtalsspärr gäller för alla samtal som går via tjänsten. Det inkluderar: - Apparna - mobil via MEX Om MEX inte är aktiverat påverkas inte vanliga mobilsamtal från mobilen (dvs ej från appen). --- ## [](#rekommendation)Rekommendation Ett bra arbetssätt är att behålla standardnivån Låg exponering och istället arbeta med undantag där det behövs. Det ger en bra balans mellan säkerhet och flexibilitet utan att öppna upp mer än nödvändigt. --- ## Se hur mycket data du har förbrukat Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769579398-se-hur-mycket-data-du-har-forbrukat Kontrollera enkelt din dataförbrukning i appen och se kvarvarande surf. ### [](#sa-har-kontrollerar-du-din-dataforbrukning)Så här kontrollerar du din dataförbrukning Om du har ett Subs mobilabonnemang kan du enkelt se hur mycket data du har använt under den pågående månaden. Följ instruktionerna steg för steg. 1. Öppna appen på din mobil.Vänta tills appen har laddat klart. 2. Gå till din profil.Klicka på din avatar, alltså din profilbild, som finns högst upp i appen. 3. Hitta avsnittet för dataförbrukning.När du är inne på din profil ser du ett avsnitt som heter Dataförbrukning. Här kan du se hur mycket surf du har använt och hur mycket som finns kvar. --- ## Skapa en e-postkanal & e-postadress i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769603800-skapa-en-e-postkanal-e-postadress-i-contact-center Lär dig skapa en e-postkanal och adress i Contact Center med våra videoguider. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/qVbEpzyurKs) --- ## Skapa en kanal Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769586511-skapa-en-kanal Lär dig att skapa kanaler i appen för effektiv kommunikation. ### [](#vem-kan-skapa-en-kanal)Vem kan skapa en kanal? Alla användare med behörigheten Användare & Team. För att kunna skapa en kanal behöver du först ett team. Därefter kan du välja mellan tre olika typer av kanaler: - Kanal – synlig för alla i teamet, även de som inte är inbjudna. - Privat kanal – endast synlig för de medlemmar som bjuds in. - Envägskanal – används för nyheter eller information. Endast utvalda medlemmar kan skriva, övriga kan reagera med emojis. --- ### [](#skapa-en-kanal)Skapa en kanal Steg 1 – Öppna appen - Starta appen på dator eller mobil. Steg 2 – Gå till organisation eller team - Klicka eller tryck på menyn med tre prickar bredvid organisationens namn eller teamets namn. Steg 3 – Skapa kanal - Välj alternativet Skapa kanal. - Ange ett namn på kanalen. - Välj vilka användare som ska bjudas in. Steg 4 – Bekräfta - Klicka eller tryck på Skapa. --- ### [](#skapa-en-privat-kanal)Skapa en privat kanal Steg 1 – Följ samma steg som vid att skapa en kanal. Steg 2 – Gör kanalen privat - Markera alternativet Privat. Steg 3 – Bekräfta - Klicka eller tryck på Skapa. --- ### [](#skapa-en-envagskanal)Skapa en envägskanal Steg 1 – Följ samma steg som vid att skapa en kanal. Steg 2 – Gå till avancerade inställningar - Öppna avancerade inställningar och markera alternativet Envägskanal. Steg 3 – Välj behörigheter - Bestäm vilka medlemmar som får skriva i kanalen. - Övriga kan endast reagera med emojis om det är aktiverat. Steg 4 – Bekräfta - Klicka eller tryck på Klar. - Klicka eller tryck på Skapa. --- ### [](#avancerade-kanalinstallningar)Avancerade kanalinställningar - Informationsruta – Fäst ett meddelande högst upp i kanalen och välj en färg. - Envägskanal – Endast utvalda medlemmar kan skriva, övriga kan reagera med emojis. - Händelsemeddelanden – Skickar information när någon går med i eller lämnar kanalen (aktiverat som standard). - Emoji-svar – Tillåt medlemmar att snabbt svara med emojis (aktiverat som standard). --- ## Skapa en ny aktivitetsstatus i mobilen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769599000-skapa-en-ny-aktivitetsstatus-i-mobilen Lär dig hur du skapar en aktivitetsstatus direkt i mobilen. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/_l0UMOAFEQw) --- ## Skapa en webbchattkanal & webbwidget i Contact Center Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769613765-skapa-en-webbchattkanal-webbwidget-i-contact-center Lär dig skapa en webbchattkanal och webbwidget i Contact Center. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/DEkVSvotOnA) --- ## Skapa ett ad-hoc-möte Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769534432-skapa-ett-ad-hoc-mote Skapa snabbt ad-hoc-möten direkt i chatt eller kanal. Ibland behövs ett snabbmöte (ad-hoc). Du kan enkelt starta en konferens direkt i en chatt eller kanal som deltagarna kan ansluta till. --- ## [](#dator)Dator 1. Klicka på plustecknet i chatten. 2. Välj Konferens. 3. (Valfritt) Skriv ett meddelande. 4. Klicka på Skicka för att dela konferenslänken. --- ## [](#mobil)Mobil 1. Tryck på plustecknet i chatten. 2. Välj Konferens. 3. (Valfritt) Skriv ett meddelande. 4. Tryck på Skicka för att dela konferenslänken. --- ## Skapa ett team Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769601786-skapa-ett-team Lär dig att skapa och hantera team i chattapplikationen. Steg 1 – Öppna menyn - Från chattmenyn, klicka eller tryck på menyn med tre prickar bredvid er organisation. Steg 2 – Skapa team - Välj alternativet Skapa team i menyn. Steg 3 – Namnge teamet - Skriv in ett namn för teamet. Steg 4 – Välj användare - Markera de användare som ska ingå i teamet. Steg 5 – Bekräfta - Klicka eller tryck på Skapa. När teamet är skapat kan du enkelt skapa chattkanaler. --- ## [](#lagg-till-anvandare-i-ett-team)Lägg till användare i ett team Steg 1 – Öppna menyn för teamet - Klicka eller tryck på menyn med tre prickar bredvid teamets namn. Steg 2 – Välj alternativ - Klicka eller tryck på Lägg till användare. Steg 3 – Välj användare - Markera de användare du vill lägga till i teamet. Steg 4 – Spara - Klicka eller tryck på Spara. --- ## Skapa kontaktgrupper och dela kontakter Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769603126-skapa-kontaktgrupper-och-dela-kontakter Lär dig skapa kontaktgrupper och dela kontakter effektivt. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/IvYimiR6lG4) --- ## Skapa och redigera en användare, samt lägg till telefonnummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769534861-skapa-och-redigera-en-anvandare-samt-lagg-till-telefonnummer Lär dig att skapa och redigera användare samt lägga till telefonnummer. Embedded content: YouTube video player (https://www.youtube.com/embed/6l3d-MRce14) --- ## Skapa och schemalägg ett möte Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769561564-skapa-och-schemalagg-ett-mote En guide för att enkelt skapa och schemalägga videomöten och konferenser. Det är enkelt att skapa ett videomöte eller en konferens. Följ stegen nedan. --- ## [](#dator)Dator 1. Klicka på plustecknet i menyn. 2. Klicka på kalender-ikonen → Nytt möte. 3. Namnge mötet. 4. Välj datum, starttid och sluttid. 5. Välj om mötet ska upprepas (t.ex. ett återkommande veckomöte). 6. Lägg till information (frivilligt), t.ex. en agenda. 7. Klicka på Inkludera konferenssamtal. 8. Skriv in namn, mejl eller team för att bjuda in deltagare. 9. Klicka på Spara. --- ## [](#mobil)Mobil 1. Tryck på plustecknet i menyn. 2. Tryck på kalender-ikonen → Nytt möte. 3. Namnge mötet. 4. Välj datum, starttid och sluttid. 5. Välj om mötet ska upprepas (t.ex. ett återkommande veckomöte). 6. Lägg till information (frivilligt), t.ex. en agenda. 7. Tryck på Inkludera konferenssamtal. 8. Skriv in namn, mejl eller team för att bjuda in deltagare. 9. Tryck på Spara. --- ## Skicka sms från klient Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769526913-skicka-sms-fran-klient Skicka SMS enkelt från dator eller mobil med anpassade inställningar. ## [](#vem-kan-skicka-sms)Vem kan skicka SMS? - Användare kan som standard skicka system-SMS till zon A från sitt eget nummer. - Användare i en svarsgrupp som tillåter SMS från visningsnummer kan skicka SMS därifrån. --- ## [](#skicka-sms)Skicka SMS Du kan skicka nya SMS från kontaktsidan, samtalsloggen eller via plus-knappen. ### [](#dator)Dator 1. Klicka på Nytt SMS. 2. Välj vilket nummer du vill skicka från. 3. Ange mottagarens nummer, välj en kontakt eller en kontaktgrupp. 4. Skriv ditt meddelande. 5. Klicka på Skicka. ### [](#mobil)Mobil Du kan skicka SMS direkt i appen. Vill du använda mobilens inbyggda SMS-funktion? Toggla på ”Skicka SMS från mobilen”. 1. Klicka på Nytt SMS. 2. Välj vilket nummer du vill skicka från. 3. Ange mottagarens nummer, välj en kontakt eller en kontaktgrupp. 4. Skriv ditt meddelande. 5. Tryck på Skicka. Tips: SMS skickas via systemet – inte från din egen mobiloperatör. Varje skickat SMS medför därför en kostnad. --- ## [](#valj-standardnummer-som-avsandare)Välj standardnummer som avsändare 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Gå till Personliga inställningar → Telefon & konferens → SMS. 3. Välj önskat nummer i listan. 4. Klicka på Spara. --- ## [](#ta-emot-sms)Ta emot SMS ### [](#om-sms-skickas-fran-ditt-personliga-nummer)Om SMS skickas från ditt personliga nummer - Från fastnätsnummer: - Svar kan levereras som ett telefonsamtal där meddelandet läses upp, eller - Skickas vidare till ditt mobilnummer (om SMS-forwarding är aktiverat). - Från mobilnummer: - Svar tas emot som ett vanligt SMS. ### [](#om-sms-skickas-fran-ett-visningsnummer)Om SMS skickas från ett visningsnummer - Möjligheten att ta emot SMS på fastnätsnummer beror på operatören: - Vissa tillåter mottagning direkt. - Andra levererar det som ett uppläst meddelande via samtal. - Vi rekommenderar att använda ett anpassat ID för att undvika detta problem. ### [](#om-sms-skickas-fran-ett-anpassat-id)Om SMS skickas från ett anpassat ID - Exempel: ”Företaget”. - Mottagaren kan inte svara. - Det går alltså inte att ta emot SMS. --- ## SSO med Microsoft Entra ID Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1779890317-sso-med-microsoft-entra-id Microsoft Entra ID‑SSO låter synkade användare logga in med Microsoft‑konto. Med Microsoft Entra ID SSO kan synkade Entra ID-användare logga in i appen med sitt Microsoft-konto istället för med lösenord. Guiden går igenom hur SSO fungerar, vad du bör känna till innan du aktiverar det och hur du väljer mellan att aktivera SSO för alla synkade användare eller per användare. ## [](#vad-ar-microsoft-entra-id-sso)Vad är Microsoft Entra ID SSO? Microsoft Entra ID SSO, Single Sign-On, innebär att användaren loggar in via Microsoft istället för att använda ett separat lösenord i appen. När användaren anger sitt användar-ID, till exempel sin e-postadress, kontrollerar appen vilken inloggningsmetod som gäller: - Om användaren har lösenordsinloggning visas ett lösenordsfält. - Om användaren har SSO skickas användaren vidare till Microsofts inloggning. - När Microsoft har verifierat användaren skickas användaren tillbaka och loggas in i appen. Det fungerar på samma sätt i webbappen, desktopappen och mobilappen. ## [](#innan-du-aktiverar-sso)Innan du aktiverar SSO SSO bygger på Entra ID Sync. Det betyder att funktionen bara kan användas för användare som är synkade från Microsoft Entra ID. För att använda SSO behöver organisationen: - Ha Entra ID Sync aktiverat i appen - Ha användare som är synkade från Microsoft Entra ID - Ha rätt paket eller tillägg för Entra ID-funktioner ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_orange.svg?mode=light) Viktigt: SSO kan bara aktiveras för synkade Entra ID-användare. Användare som inte är synkade från Entra ID fortsätter att använda appens inloggningsmetod. ![icon](https://www.notion.so/icons/compose_orange.svg?mode=light) Entra ID SSO är tills vidare inte kompatibelt med Add-in-pluginet som gör att man kan skapa konferenser från Outlook. ## [](#sso-ersatter-losenordsinloggning)SSO ersätter lösenordsinloggning När SSO aktiveras för en användare tas lösenordsinloggning bort för den användaren. Det betyder att användaren inte längre kan logga in med lösenord via e-postadress eller mobilnummer. Användaren måste istället logga in med sitt Microsoft-konto. Det här är en säkerhetsåtgärd. Om både SSO och lösenord hade varit aktiva samtidigt skulle lösenordet kunna bli en svagare alternativ inloggningsväg. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_orange.svg?mode=light) Viktigt: SSO och lösenordsinloggning kan inte användas parallellt för samma användare. Det är antingen SSO eller lösenord. ## [](#valj-hur-sso-ska-aktiveras)Välj hur SSO ska aktiveras När SSO aktiveras i organisationen finns det två nivåer att känna till. ![icon](https://www.notion.so/icons/compose_yellow.svg?mode=light) Skillnaden mellan Aktivera SSO och Aktivera för alla synkade användareAktivera SSO slår bara på själva funktionen i organisationen. Det gör det möjligt att använda SSO, men aktiverar inte automatiskt SSO för alla användare. Tvinga fram SSO gör att SSO börjar gälla för samtliga användare som är synkade från Entra ID. Då ersätts lösenordsinloggning med Microsoft-inloggning för alla synkade användare. ### [](#alternativ-1-aktivera-sso-per-anvandare)Alternativ 1: Aktivera SSO per användare Välj det här alternativet om du vill kunna styra vilka synkade användare som ska använda SSO. Det passar bra om: - Du vill testa SSO på några användare först - Alla synkade användare inte ska använda SSO direkt - Du vill kunna lägga till eller ta bort SSO på enskilda användare ### [](#alternativ-2-tvinga-fram-sso)Alternativ 2: Tvinga fram SSO Välj det här alternativet om alla användare som är synkade från Entra ID ska använda SSO. När inställningen är aktiv får alla synkade Entra ID-användare SSO som inloggningsmetod. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_orange.svg?mode=light) Viktigt: Om SSO aktiveras för alla synkade användare kan du inte göra undantag för enskilda synkade användare. Om vissa användare inte ska använda SSO behöver de hanteras utanför Entra ID Sync. ## [](#aktivera-sso-i-appen)Aktivera SSO i appen 1. Gå till Organisationsinställningar. 2. Gå till Användare. 3. Klicka på Entra ID Sync. 4. Gå till avsnittet Single Sign-On, SSO. 5. Aktivera SSO. När SSO är aktiverat kan du välja om SSO ska aktiveras för alla synkade användare eller hanteras per användare. ## [](#tvinga-fram-sso-for-alla-synkade-anvandare)Tvinga fram SSO för alla synkade användare 1. Gå till Organisationsinställningar. 2. Gå till Användare. 3. Klicka på Entra ID Sync. 4. Gå till avsnittet Single Sign-On, SSO. 5. Klicka på Tvinga fram SSO. 6. Dialog ruta öppnas och bock i "Jag förstår att alla lösenordsinloggningar för synkade användare tas bort permanent och attSSO blir det enda sättet att logga in.” 7. Klicka på Tvinga fram SSO 8. Under avsnittet Tvinga fram SSO för alla synkade användare ser du direkt om funktionen är aktiv. Statusen visar tydligt antingen Tvingad eller Inte tvingad. När den här inställningen är aktiv använder alla synkade Entra ID-användare Microsoft-inloggning. ## [](#aktivera-eller-ta-bort-sso-per-anvandare)Aktivera eller ta bort SSO per användare Om SSO är aktiverat i organisationen, men inte aktiverat för alla synkade användare, kan du hantera SSO per användare. 1. Gå till Organisationsinställningar. 2. Gå till Användare. 3. Klicka på Entra ID Sync. 4. Under synkade användare öppnar du Alla användare med aktiv synk. 5. Gå in på den aktuella användaren. 6. Aktivera eller inaktivera SSO för användaren. Om SSO tas bort från en användare behöver användaren ha en annan inloggningsmetod, till exempel e-postadress eller mobilnummer med lösenord. ## [](#nya-anvandare-och-inbjudningar)Nya användare och inbjudningar Om en användare bjuds in efter att SSO har aktiverats ser inbjudningsmejlet annorlunda ut. Användaren får information om att inloggningen sker med Microsoft-konto. När användaren klickar på länken för att aktivera kontot visas en tydlig knapp för att logga in med Microsoft. ## [](#om-sso-inaktiveras)Om SSO inaktiveras Var försiktig med att inaktivera SSO om många användare redan använder det. Om SSO tas bort från användare som inte har någon annan inloggningsmetod kan de inte logga in förrän en ny inloggningsmetod har lagts till. Då behöver en administratör: 1. Gå in på varje användare. 2. Lägga till ett nytt användar-ID, till exempel e-postadress. 3. Be användaren återställa sitt lösenord via Glömt lösenord. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_orange.svg?mode=light) Viktigt: Om många användare använder SSO kan det bli mycket manuellt arbete att gå tillbaka till lösenordsinloggning och aktivera appens inloggningsmetoder. ## [](#om-microsoft-har-driftstorningar)Om Microsoft har driftstörningar Eftersom inloggningen sker via Microsoft är appen beroende av att Microsoft Entra ID är tillgängligt. Om Microsoft har en driftstörning kan användare som loggar in med SSO påverkas. Då kan de behöva vänta tills Microsofts tjänst fungerar igen. ## [](#vanliga-fragor)Vanliga frågor ### [](#kan-sso-anvandas-utan-entra-id-sync)Kan SSO användas utan Entra ID Sync? Nej. I dagsläget kräver SSO att användaren är synkad från Microsoft Entra ID. ### [](#kan-jag-aktivera-sso-for-bara-vissa-anvandare)Kan jag aktivera SSO för bara vissa användare? Ja, om SSO är aktiverat i organisationen men inte aktiverat för alla synkade användare. Då kan du hantera SSO per synkad användare. ### [](#kan-vissa-synkade-anvandare-undantas-om-sso-aktiveras-for-alla)Kan vissa synkade användare undantas om SSO aktiveras för alla? Nej. Om SSO aktiveras för alla synkade användare gäller det alla användare som är synkade från Entra ID. Användare som inte ska omfattas behöver hanteras utanför Entra ID Sync. ### [](#vad-hander-om-en-anvandare-inte-ar-synkad-fran-entra-id)Vad händer om en användare inte är synkad från Entra ID? Användaren kan inte använda SSO. Användaren fortsätter istället att logga in med annan inloggningsmetod. ### [](#kan-anvandare-fortfarande-logga-in-med-losenord)Kan användare fortfarande logga in med lösenord? Nej, inte om SSO är aktiverat för användaren. Då ersätts lösenordsinloggning med Microsoft-inloggning. ### [](#kan-en-organisation-ha-flera-entra-id-kopplingar)Kan en organisation ha flera Entra ID-kopplingar? Nej. I dagsläget stödjer appen en Entra ID-koppling per organisation. ### [](#blir-anvandare-utloggade-direkt-nar-sso-aktiveras)Blir användare utloggade direkt när SSO aktiveras? Aktiva sessioner bör normalt fortsätta fungera tills sessionen löper ut. Vid nästa inloggning använder användaren Microsoft-kontot. ### [](#paverkas-pagaende-samtal)Påverkas pågående samtal? Vanliga samtal bör inte påverkas av att SSO aktiveras. Användare som behöver logga in på nytt kommer däremot att använda Microsoft-inloggning. ### [](#fungerar-sso-i-mobilappen)Fungerar SSO i mobilappen? Ja. Inloggningen fungerar på samma sätt i mobilappen som i webbappen och desktopappen. ## [](#sammanfattning)Sammanfattning Microsoft Entra ID SSO gör det möjligt för synkade Entra ID-användare att logga in i appen med sitt Microsoft-konto. Kom ihåg att: - SSO kräver Entra ID Sync - SSO gäller bara synkade användare - SSO ersätter lösenordsinloggning - Aktivera SSO slår på funktionen - Aktivera för alla synkade användare aktiverar SSO för alla synkade användare - SSO kan hanteras per användare om det inte är aktiverat för alla synkade användare - Det kan bli manuellt arbete om SSO senare tas bort från många användare --- ## Stäng av din röstbrevlåda Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769556355-stang-av-din-rostbrevlada Så stänger du av din röstbrevlåda enkelt genom att justera inställningarna. Om du vill stänga av din röstbrevlåda helt behöver du göra det på flera olika ställen. Detta beror på att systemet är skräddarsytt och inte har en enkel av/på-knapp för röstbrevlådan. ## [](#steg-1-stang-av-i-personliga-installningar)Steg 1 – Stäng av i personliga inställningar 1. Klicka på kugghjuls-ikonen och välj Personliga inställningar. 2. Expandera Telefon & konferens. 3. Gå till Obesvarade samtal → se till att ingen åtgärd skickar samtal till röstbrevlådan. 4. Gå till Samtal väntar & hantering av upptaget → kontrollera att inget skickar vidare till röstbrevlådan. 5. Gå till Hantering av nekat samtal → kontrollera att inget leder till röstbrevlådan. --- ## [](#steg-2-dubbelkolla-aktivitetsstatusar)Steg 2 – Dubbelkolla aktivitetsstatusar - Öppna dina aktivitetsstatusar. - Säkerställ att ingen hantering där skickar samtal till röstbrevlådan. --- ## Statusfärgerna i appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769590097-statusfargerna-i-appen Förstå skillnaden mellan aktivitetsstatus och statusfärger i appen. I appen finns två saker som ofta blandas ihop: aktivitetsstatus och statusfärger. Här förklarar vi skillnaden. --- ## [](#aktivitetsstatus)Aktivitetsstatus När du skapar en aktivitetsstatus kan du välja mellan två tillgänglighetslägen: - Tillgänglig → representeras av grön färg. - Upptagen → representeras av röd färg. När du är tillgänglig kan din status ha flera olika färger (se nedan). När du är upptagen visas du alltid som röd. --- ## [](#statusfarger)Statusfärger - Grön → Användaren är tillgänglig och aktiv i appen. - Gul → Användaren är tillgänglig men inte aktiv just nu. - Grå → Användaren är tillgänglig men appen är inte igång (offline). - Röd → Användaren är upptagen – det syns inte om personen är aktiv eller inte. --- ## Survey 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769608433-survey-101 Komplett guide för Survey: skapa undersökningar, hantera deltagare och analysera resultat. ### [](#steg-1-vem-har-atkomst-till-survey)Steg 1 – Vem har åtkomst till Survey? - Alla organisationer, oavsett växelpaket, kan köpa tilläggstjänsten. - Pro-användare kan använda licensen. --- ### [](#steg-2-oppna-survey)Steg 2 – Öppna Survey - Klicka på Survey-ikonen i menyn för att öppna verktyget. --- ### [](#steg-3-vad-ar-survey)Steg 3 – Vad är Survey? - Ett verktyg för att skapa och genomföra obegränsat antal undersökningar. --- ### [](#steg-4-licenser)Steg 4 – Licenser - Licenstyp: Survey. - Licensen är inte bunden till en viss användare → den kan flyttas när som helst. - Två användare kan dock inte dela på samma licens samtidigt. - För att köpa licenser krävs behörigheten Konto. --- ### [](#steg-5-fragetyper-i-survey)Steg 5 – Frågetyper i Survey Du kan skapa undersökningar med flera olika typer av frågor: - Ja/Nej - Radioknappar - Checkboxar - Fritext - Likertskala - Semantisk skala (5 eller 7 svar) - Visuell analog skala - Väljare - Datum, Tid, Nummer-input - Matrisfrågor --- ## [](#survey-teams)Survey-teams ### [](#vad-ar-ett-survey-team)Vad är ett Survey-team? - En plats där undersökningen publiceras. - Endast medlemmar i teamet kan se och redigera. - Varje team har egna mallar, deltagarlistor, utskick och resultat. ### [](#byt-survey-team)Byt Survey-team 1. Klicka på teamet högst upp. 2. Välj det team du vill arbeta i. --- ## [](#enkatmallar)Enkätmallar ### [](#skapa-en-ny-mall)Skapa en ny mall 1. Klicka på plustecknet. 2. Ge mallen ett namn (t.ex. NPS). 3. Lägg till välkomstmeddelande. 4. Lägg till innehåll (frågor, bilder, media). 5. Under Avancerade inställningar kan du: - Aktivera tackmeddelande. - Välja numrerade frågor. 6. Klicka på Klar. 7. Klicka på Förhandsgranska för att se resultatet. 8. Klicka på Spara. ### [](#redigera-mallar)Redigera mallar - Klicka på pen-ikonen för att göra ändringar. - Klicka på kopiera-ikonen för att duplicera en mall och ge den nytt namn. --- ## [](#deltagarlistor)Deltagarlistor ### [](#skapa-en-ny-lista)Skapa en ny lista 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge listan (t.ex. kundlista). 3. Lägg till deltagare (manuellt, från kontakter, import från fil eller klistra in). 4. Lägg ev. till variabler (frivilligt). 5. Klicka på Spara. ### [](#redigera-lista)Redigera lista - Ändra namn. - Lägg till deltagare (plustecknet). - Ta bort deltagare (krysset). - Redigera deltagare (pen-ikonen). - Radera listan: expandera → klicka på Radera → bekräfta med Ja. --- ## [](#enkatutskick)Enkätutskick ### [](#skapa-utskick)Skapa utskick 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge utskicket. 3. Välj en mall eller skapa en ny. 4. Välj mellan öppen eller stängd undersökning. 5. Lägg till deltagare (t.ex. från en lista). 6. Ange om undersökningen ska vara anonym. 7. Välj om BankID-verifikation krävs. 8. Välj inbjudningsmetod. 9. Ställ in ev. påminnelser. 10. Justera avancerade inställningar. ### [](#radera-utskick)Radera utskick 1. Expandera utskicket. 2. Klicka på Radera. 3. Klicka på Ja. Deltagare kan då inte längre svara, men redan inkomna svar sparas. --- ## [](#resultat)Resultat ### [](#visa-resultat)Visa resultat 1. Expandera en enkät. 2. Under Deltagande, klicka på Visa resultat. 3. Filtrera på alla eller utvalda deltagare (ej anonym undersökning). ### [](#obesvarade)Obesvarade - Klicka på Hämta lista av obesvarade för att ladda ner en Excel-fil. - Via menyn (tre prickar) kan du: - Öppna undersökningen som deltagare. - Kopiera länk. - Skicka inbjudan igen. - Skicka kommentar. ### [](#variabelbaserade-resultat)Variabelbaserade resultat - Klicka på filen för att ladda ner resultaten. ### [](#ladda-ner-excel)Ladda ner Excel - Klicka på XLS under resultat. ### [](#radera-resultat)Radera resultat - Du kan radera resultat permanent. - Rekommendation: ladda alltid ner svaren innan för att spara till framtida bruk. --- ## [](#radera-innehall)Radera innehåll Här kan du mass-radera: - Enkätmallar - Deltagarlistor - Enkätutskick - Resultat --- ## Svarsgrupper 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769554164-svarsgrupper-101 Lär dig grunderna om svarsgrupper: roller, dashboard, agenter, supervisors och samtalshantering. ## [](#vem-har-atkomst-till-svarsgrupper)Vem har åtkomst till svarsgrupper? - Alla användare har åtkomst till svarsgrupper ### [](#ga-in-i-en-svarsgrupp)Gå in i en svarsgrupp - För att gå in i svarsgrupper, klicka på Call center-ikonen --- ### [](#grundlaggande-information)Grundläggande information - Välkommen till denna 101, vi sätter igång med grunderna. - Det finns olika nivåer i en svarsgrupp. Du kan vara - En agent - En supervisor ### [](#inkluderat-i-ditt-paket)Inkluderat i ditt paket Vilka funktioner som ingår i din lösning beror på vilket växelpaket du har: Mini, Light eller Unlimited. | Växelpaket | Svarsgrupper | IVR | Agenter | Supervisors | |---|---|---|---|---| | Mini | 1 | 0 | Obegränsat | Obegränsat | | Light | 2 | 2 | Obegränsat | Obegränsat | | Unlimited | Obegränsat | Obegränsat | Obegränsat | Obegränsat | - Med Mini-paketet ingår 1 svarsgrupp och 0 IVR-menyer. Du har tillgång till obegränsat antal agenter och obegränsat antal supervisors. - Med Light-paketet får du 2 svarsgrupper och 2 IVR-menyer. Även här ingår obegränsat antal agenter och obegränsat antal supervisors. - Med Unlimited-paketet får du obegränsat antal svarsgrupper och obegränsat antal IVR-menyer, tillsammans med obegränsat antal agenter och obegränsat antal supervisors. I många fall kan det vara mer kostnadseffektivt att uppgradera från Light till Unlimited, istället för att köpa till extra svarsgrupper eller IVR-menyer separat. ## [](#agent)Agent --- ### [](#supervisor)Supervisor Du måste vara en Pro‑användare för att kunna vara supervisor i en svarsgrupp. - Under agenter: 1. Expandera en agentgrupp 2. Toggla på för att logga in en agent, eller toggla av för att logga ur en agent. - Här kan du justera svarsgruppens inställningar. Du kan hantera: - Agentgrupper - Schemaläggning & välkomstmeddelande - Väntande samtal --- ### [](#detaljvy)Detaljvy 1. Du möts av en lista med alla svarsgrupper du har åtkomst till. 2. Från den här vyn ser du: - Nuvarande väntetid - Agenter som är redo för samtal - Väntande samtal 3. Klicka på en svarsgrupp för att gå in i den 4. Klicka på öga-ikonen för att filtrera vilka grupper du önskar inkludera i vyn 5. I dashboarden får du tillgång till data för att effektivisera era flöden: - Genom att klicka på öga-ikonen kan du inkludera eller exkludera olika mätvärden. 6. För att aktivera flödesschemat, gå till inställningarna i den svarsgrupp det gäller och aktivera flödesschemat. - Flödesschemat i dashboarden erbjuder en tydlig översikt över hela samtalsresan. Det hjälper till att identifiera kritiska punkter där samtal kan gå förlorade. - I grafen ritas alla samtal ut baserat på kategorier (Missat, studsat, röstmeddelande, vidarekopplat, uppföljt, besvarat, pågående, väntande). - Sväva med muspekaren över ett samtal i grafen för mer information - För att exkludera en samtalstyp, klicka på den pricken vars data du vill exkludera - Vill du inte se grafen? Klicka på öga-ikonen och toggla av graf. - Här finns två listor du kan expandera: 1. Samtal i kö: samtal som väntar i kö. Klicka på ikonen med de tre prickarna samt älja agent att distribuera samtalet till 2. Pågående samtal: en lista med gruppens alla pågående samtal - Översikt av agentgrupper: - Filtrera fram en agent genom att skriva in hens namn i sökrutan - Klicka på öga-ikonen för att inkludera/exkludera objekt i vyn - Klicka på pil ner för att expandera en agentgrupp - Som agent ser du status – inloggad, aktivitetsstatus, om de är redo - Som supervisor ser du: - Procentuellt besvarade samtal per agent - Procentuellt förbrukad bearbetningstid samt antal sekunder i bearbetning - Möjligheten att logga in/ut agenter - En kombinerad lista med alla samtal i gruppen: - Klicka på öga-ikonen för att exkludera/inkludera samtalstyper - Klicka ikonen med de tre prickarna på ett samtal för fler alternativ - Klicka på “visa fler samtal” samt filtrering för fler alternativ - Klicka på check-ikonen för att markera samtalet som uppföljt --- ### [](#oversikt)Översikt - Du möts av en lista med alla svarsgrupper du har åtkomst till. - Välj en, flera eller alla genom att klicka på namnen på svarsgrupperna. - Presentationen av data sker sedan i Dashboard, Graf & Agentgrupper - I dashboarden får du tillgång till mycket data för att optimera era processer. - Klicka på öga-ikonen för att inkludera eller exkludera olika mätvärden. - I grafen ritas samtalen ut baserat på kategorier (Missat, studsat, röstmeddelande, vidarekopplat, uppföljt, besvarat, pågående, väntande). - Sväv med muspekaren för mer info - Klicka på en datapunkt för att exkludera den - Vill du stänga av grafen? Klicka på öga-ikonen och toggla av graf. - Få snabb överblick av valda svarsgrupper: - Under varje grupps namn ser du aktuell väntetid - Grön/röd prick visar om gruppen är öppen eller stängd - I varje agentgrupp ser du väntande samtal, pågående samtal, agenter som är redo och vilka som är upptagna --- ## Synka lokala kontakter till appen Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769572178-synka-lokala-kontakter-till-appen Synkronisera lokala kontakter till appen enkelt via inställningarna. Med kontakt­synk kan du enkelt se och använda samma kontakter i appen som i din telefonbok. ## [](#ios)iOS ### [](#steg-1-aktivera-synk-i-appen)Steg 1 – Aktivera synk i appen 1. I mobilappen, gå till Personliga inställningar. 2. Välj Kontakter → Kontaktinställningar. 3. Klicka på Lokal enhet. 4. Aktivera Kontakter från enhet. 5. (Valfritt) Aktivera Kontakter till enhet om du även vill synka appens kontakter till din iPhones kontaktbok. ### [](#steg-2-ge-appen-atkomst-till-kontaktbok-om-ej-aktiverat)Steg 2 – Ge appen åtkomst till kontaktbok (om ej aktiverat) 1. Öppna Inställningar på din iPhone. 2. Leta upp appen (snabbast via sökrutan högst upp). 3. Aktivera åtkomsten för Kontakter. --- ## [](#android)Android ### [](#steg-1-aktivera-synk-i-appen)Steg 1 – Aktivera synk i appen 1. I mobilappen, gå till Personliga inställningar. 2. Välj Kontakter → Kontaktinställningar. 3. Klicka på Lokal enhet. 4. Aktivera Kontakter från enhet. 5. (Valfritt) Aktivera Kontakter till enhet om du även vill synka appens kontakter till din Androids kontaktbok. ### [](#steg-2-ge-appen-atkomst-till-kontaktbok-om-ej-aktiverat)Steg 2 – Ge appen åtkomst till kontaktbok (om ej aktiverat) 1. Öppna Inställningar på din Android. 2. Klicka på Appar. 3. Sök fram appen. 4. Klicka på Behörigheter. 5. Klicka på Kontakter. 6. Välj Tillåt. --- ## Telefonisystem Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769554925-telefonisystem Guide för att hantera telefonisystem och svarsgrupper effektivt. ## [](#vem-har-atkomst-till-telefonisystem)Vem har åtkomst till telefonisystem? - Alla användare med behörigheten Telefonisystem kan se och redigera inställningarna. ## [](#oppna-telefonisystem)Öppna telefonisystem 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj din organisation. 3. Expandera listan Telefonisystem. ## [](#svarsgrupper)Svarsgrupper ### [](#kop-fler-svarsgrupper)Köp fler svarsgrupper Gäller: Unlimited = obegränsat, Light = 2 st (fler kan köpas). Kostnaden läggs på nästa faktura. 1. Under Telefonisystem, expandera Svarsgrupper. 2. Klicka på Köp svarsgrupp. 3. Välj antal. 4. Klicka på Köp. 5. Bekräfta med Ja. ### [](#skapa-ny-svarsgrupp)Skapa ny svarsgrupp 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge gruppen, till exempel Customer Care. 3. Välj ett nummer till gruppen. 4. Välj ett fakturerings-ID, oftast samma nummer. 5. Välj visningsnummer för utringning. 6. Lägg till agenter. Du kan även lägga till agenter senare. 7. Lägg till supervisors. Detta gäller endast Pro-användare. 8. Klicka på Skapa. ## [](#knappvalsmenyer-ivr)Knappvalsmenyer (IVR) ### [](#kop-fler-knappvalsmenyer)Köp fler knappvalsmenyer Gäller: Unlimited = obegränsat, Light = 2 st (fler kan köpas). Kostnaden läggs på nästa faktura. 1. Under Telefonisystem, expandera Knappvalsmenyer. 2. Klicka på Köp knappvalsmeny. 3. Välj antal. 4. Klicka på Köp. 5. Bekräfta med Ja. ### [](#skapa-ny-knappvalsmeny)Skapa ny knappvalsmeny 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge menyn, till exempel Huvudnummer. 3. Välj numret som ska kopplas till menyn. 4. Välj fakturerings-ID, oftast samma nummer. 5. Skapa röstmeddelanden med talsyntes eller ljudfil. 6. Ställ in samtalsdistribution, till exempel ”tryck 1 för kundservice”. 7. Ange öppettider. 8. Justera avancerade inställningar vid behov. 9. Klicka på Skapa. ### [](#redigera-befintlig-knappvalsmeny)Redigera befintlig knappvalsmeny 1. Under Telefonisystem, expandera Knappvalsmenyer. 2. Klicka på menyn du vill redigera. 3. Gör dina ändringar. 4. Klicka på Spara. ## [](#input-insamlare)Input-insamlare En input-insamlare används för att samla in uppgifter från inringaren innan eller under ett samtal. Det kan till exempel vara kundnummer, personnummer eller identifiering via BankID. ### [](#skapa-input-insamlare)Skapa input-insamlare 1. Under Telefonisystem, expandera Input-insamlare. 2. Klicka på Input-insamlare. 3. Klicka på Skapa input-insamlare. 4. Ange namn och visningsnamn, till exempel BankID. 5. Välj inmatningstyp: - Anpassad inmatningstyp - Personidentifiering med BankID 6. Välj eventuell webhook eller leverantör. 7. Välj hur input-insamlaren ska aktiveras: - Inringaren eller agenten aktiverar - Automatiskt innan kö - Agent aktiverar under samtal 8. Ställ in aktiveringsknapp, timeout och eventuella meddelanden. 9. Ange inställningar för input, till exempel personnummerlängd, avslut med fyrkant och input-timeout. 10. Lägg till meddelanden som spelas upp för inringaren under flödet, till exempel instruktioner, meddelande vid identifiering eller bekräftelsemeddelande. 11. Ange identifieringsinställningar vid behov, till exempel timeout, antal försök och vad som ska hända vid misslyckad identifiering. 12. Klicka på Skapa. ### [](#koppla-input-insamlare-till-svarsgrupp)Koppla input-insamlare till svarsgrupp 1. Öppna svarsgruppen där input-insamlaren ska användas. 2. Gå till Input-insamlare. 3. Välj input-insamlaren. 4. Klicka på Spara. När input-insamlaren är kopplad kan den användas enligt det aktiveringsläge du valt. ## [](#samtalsstyrning)Samtalsstyrning Standardinställningarna gäller nya och oförändrade användare. ### [](#rostbrevlada)Röstbrevlåda 1. Välj talsyntes eller ljudfil. 2. Klicka på Spara. ### [](#transkription-av-rostmeddelanden)Transkription av röstmeddelanden 1. Toggla på eller av Transkribering. 2. Bestäm om det ska gälla alla användare direkt. 3. Välj om användarna själva får ändra inställningen. ### [](#obesvarade-samtal)Obesvarade samtal - Välj vad som ska hända med obesvarade samtal. ### [](#samtal-vantar-och-upptaget)Samtal väntar och upptaget - Aktivera samtal väntar som standard. - Ange vad som ska ske vid upptaget. ### [](#hantering-av-nekade-samtal)Hantering av nekade samtal Välj vad som ska hända när ett samtal nekas: - Gå till röstbrevlåda - Spela upp meddelande och lägg på - Upptaget-ton - Vidarekoppla ### [](#otilldelade-nummer)Otilldelade nummer - Ställ in hantering av samtal till inaktiva nummer i organisationen. ### [](#visningsnummer)Visningsnummer - Välj standardvisning: mobil eller fastnummer. - Egna regler på användarnivå skriver över standarden. ### [](#personlig-knappvalsmeny)Personlig knappvalsmeny Välj om standardinställningarna ska gälla för: - Endast nya användare - Användare utan ändringar - Alla användare ## [](#ljudfiler)Ljudfiler ### [](#ny-ljudfil)Ny ljudfil 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge filen. 3. Ange språktagg. 4. Välj om du vill spela in eller ladda upp en fil. 5. Klicka på Skapa. ### [](#andra-ljudfil)Ändra ljudfil 1. Expandera filen. 2. Gör dina ändringar. 3. Klicka på Spara. ### [](#radera-ljudfil)Radera ljudfil 1. Expandera filen. 2. Klicka på Ta bort. 3. Bekräfta med Ta bort igen. En ljudfil kan endast tas bort om den inte används. ## [](#visningsnummer)Visningsnummer Ett visningsnummer gör att en användare kan ringa ut och visa ett icke-personligt nummer för mottagaren. ### [](#lagg-till-visningsnummer)Lägg till visningsnummer 1. Klicka på plustecknet. 2. Välj ett telefonnummer. 3. Välj om numret även ska kunna användas för SMS. 4. Tilldela numret till användare och/eller team. 5. Klicka på Spara. ### [](#redigera-befintligt-visningsnummer)Redigera befintligt visningsnummer Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp: 1. Toggla på eller av tillgång för agenter och/eller supervisors. 2. Klicka på Spara. ### [](#ta-bort-visningsnummer)Ta bort visningsnummer 1. Expandera numret. 2. Klicka på Ta bort längst ner. 3. Bekräfta med Ja. Om visningsnumret är kopplat till en svarsgrupp kan det inte tas bort. ## [](#samtalsloggar-lagringstid)Samtalsloggar Lagringstid Ange hur länge samtalsloggar ska sparas innan de raderas. Standard är 12 månader. ## [](#samtalssparr)Samtalsspärr Samtalsspärr används för att styra vilka samtalsdestinationer som är tillåtna och blockera oönskade samtal, till exempel betalsamtal. --- ## Telefon & Konferens Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769574883-telefon-konferens Ställ in och hantera telefon- och konferensinställningar enkelt. ### [](#oppna-telefon-konferens)Öppna telefon & konferens Klicka på kugghjuls-ikonen välj personliga inställningar och expandera listan Telefon & konferens. ## [](#mobildata)Mobildata - DataförbrukningKlicka på mobildata för att se din dataförbrukning under innevarande månad. Är bara synligt för dig som har oss som mobiloperatör. Kontakta din säljare för mer information. ## [](#stall-in-din-rostbrevlada)Ställ in din röstbrevlåda ### [](#talsyntes-tts)Talsyntes (TTS) Talsyntes är en smart funktion som låter dig skriva ett meddelande, välja språk och sen använda det till din röstbrevlåda. För att ställa in den: 1. Välj talsyntes från listan 2. Välj röst 3. Skriv ditt meddelande 4. Klicka på play för att lyssna 5. Klicka spara ### [](#ljudfil)Ljudfil 1. Välj ljudfil från listan 2. Expandera listan "välj eller skapa" 3. Klicka plusset 4. Namnge den t.ex. "röstbrevlåda dagens datum" 5. Lägg till en språktagg 6. Klicka på spela in röstmeddelande 7. Klicka på spela in för att börja inspelningen 8. Klicka på avsluta inspelning för att avsluta den 9. Klicka på play för att lyssna på den eller kryss för att slänga den och spela in en ny 10. Klicka på välj för att använda filen du spelat in 11. Klicka på skapa 12. Klicka på spara ### [](#transkribera-rostmeddelanden)Transkribera röstmeddelanden Notis vid nytt personligt röstmeddelande. Om du vill få en notis när någon lämnar ett nytt röstmeddelande, aktiverar du det så här: 1. Toggla på App, för att få en notis i appen 2. Toggla på E-post, för att få ett mejl med den bifogade ljudfilen. Skickas per default till din konto-adress, går att lägga till flera interna/externa mejladresser ## [](#personlig-knappvalsmeny)Personlig Knappvalsmeny Standardinställningar finns tillgängliga på organisationsnivå. Personlig knappvalsmeny används vanligtvis för att uppnå ”Tryck 1 för att komma till växeln” vid obesvarade personliga samtal. ### [](#valkomstmeddelande)Välkomstmeddelande ### [](#handlingsalternativ)Handlingsalternativ Ange vad som ska hända när ett val görs 1. Röstbrevlåda - Du kan välja att toggla funktionen om du vill ha ett meddelande som spelas upp innan samtalet går till din röstbrevlåda 2. Vidarekoppling - Du har möjlighet att vidarekoppla samtalet till vilket nummer du vill 3. Spela upp ett röstmeddelande - Du kan välja mellan att använda talsyntes eller en egen ljudfil ### [](#avslut-av-samtal)Avslut av samtal Ange vad som ska hända om den som ringer inte gör ett aktivt val 1. Upptagetton 2. Röstbrevlåda - Du kan välja att toggla PÅ funktionen om du vill ha ett meddelande som spelas upp innan samtalet går till din röstbrevlåda 3. Vidarekoppling - Du har möjlighet att vidarekoppla samtalet till vilket nummer du vill 4. Spela upp ett röstmeddelande och lägg på- Du kan välja mellan att använda talsyntes eller en egen ljudfil 5. Spara ## [](#hantering-av-obesvarade-samtal)Hantering av obesvarade samtal Du kan enkelt ställa in vad som ska hända när du inte kan eller vill svara i telefonen. Du kan låta det gå till röstbrevlådan, spela upp ett meddelande och lägga på, välja upptaget-ton och vidarekoppla till nummer. Toggla av om du vill hantera dina nummer separat. Ha den på om du vill ha samma åtgärd för alla nummer. ### [](#skicka-till-rostbrevlada)Skicka till röstbrevlåda För att skicka samtal till röstbrevlådan: 1. Välj det i åtgärdslistan 2. Välj om du vill spela upp ett extra meddelande innan 3. Ställ in fördröjning (sekunder innan åtgärd aktiveras) 4. Klicka spara ### [](#spela-meddelande-och-lagg-pa)Spela meddelande och lägg på För att spela upp ett meddelande och lägga på: 1. Välj det i åtgärdslistan 2. Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil 3. Ställ in fördröjning (sekunder innan åtgärd aktiveras) 4. Klicka spara ### [](#upptaget-ton)Upptaget-ton För att spela upp en upptaget-ton: 1. Välj det i åtgärdslistan 2. Ställ in fördröjning (sekunder innan åtgärd aktiveras) 3. Klicka spara ### [](#vidarekoppla-till-nummer)Vidarekoppla till nummer För att vidarekoppla till nummer: 1. Välj det i åtgärdslistan 2. Välj en användare / kontakt eller ange ett nummer 3. Ställ in fördröjning (sekunder innan åtgärd aktiveras) 4. Klicka spara ## [](#hantering-av-samtal-vantar-upptaget)Hantering av samtal väntar & upptaget Toggla av om du vill hantera dina nummer separat. Ha den på om du vill ha samma åtgärd för alla nummer. ### [](#aktivera-samtal-vantar)Aktivera samtal väntar Aktivera samtal väntar för att släppa fram nya samtal medan annat pågår. - Toggla på för att aktivera För att det ska fungera måste samtal väntar aktiveras i din mobiltelefon (görs i telefoninställningarna) samt hos din mobiloperatör, det görs genom att ringa \*43#. ### [](#skicka-till-rostbrevlada)Skicka till röstbrevlåda För att skicka ett samtal till röstbrevlådan: 1. Välj det i listan 2. Välj om du ska spela upp ett extra meddelande innan 3. Klicka spara ### [](#spela-meddelande-och-lagg-pa)Spela meddelande och lägg på För att spela upp ett meddelande och lägga på: 1. Välj det i listan 2. Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil 3. Klicka på spara Upptaget-ton För att spela en upptaget-ton: 1. Välj det i listan 2. Klicka spara ### [](#vidarekoppla-till-nummer)Vidarekoppla till nummer För att vidarekoppla till nummer: 1. Välj det i listan 2. Välj användare / kontakt eller ett nummer 3. Klicka spara ## [](#hantering-av-nekade-samtal)Hantering av nekade samtal Du kan enkelt ställa in vad som ska hända när du nekar ett samtal. Toggla av om du vill ställa in hanteringen separat, toggla på om du önskar samma åtgärd för båda dina nummer. ### [](#skicka-till-rostbrevlada)Skicka till röstbrevlåda För att skicka ett samtal till röstbrevlådan: 1. Välj det i listan 2. Välj om du ska spela upp ett extra meddelanden innan samtalet går till röstbrevlådan 3. Klicka spara ### [](#spela-meddelande-och-lagg-pa)Spela meddelande och lägg på För att spela upp ett meddelande och lägga på: 1. Välj det i listan 2. Välj talsyntes (TTS) eller ljudfil 3. Klicka spara Upptaget-ton För att spela en upptaget-ton: 1. Välj det i listan 2. Klicka spara ### [](#vidarekoppla-till-nummer)Vidarekoppla till nummer För att vidarekoppla till nummer: 1. Välj det i listan 2. Välj användare / kontakt eller ett nummer 3. Klicka spara ## [](#nummer)Nummer ### [](#dolj-ett-nummer)Dölj ett nummer Du kan välja att dölja ett nummer från användare i organisationen. 1. Expandera numret du vill dölja 2. Toggla på för att dölja 3. Klicka spara Om du döljer båda dina nummer (mobil- & fastnäts-nummer) kommer alla samtal göras via Mobile VoIP. ### [](#mex-av-pa)Mex av / på Du kan stänga av mex-funktionen på ditt abonnemang. Om du gör det kommer samtalen att gå utanför växeln, din linjestatus kommer alltså inte känna av när du pratar i telefon eller inte. 1. Expandera ditt mobilnummer 2. Toggla av mex 3. Klicka på spara ### [](#andra-visningsnummer)Ändra visningsnummer 1. Klicka på "visningsnummer" 2. Välj det du önskar från listan Din nummervisnings styrs i grunden av numret du väljer här, beroende på inställningar kan det variera. Se nedan exempel - Visningsnummer som standard visas vid utgående samtal, t.ex. 08-123123 - om du vill ändra ditt visningsnummer beroende på om det är ett internt eller externt samtal. Därefter väljer du vilket nummer som ska visas för interna respektive externa samtal. - Om du har en aktivitetsstatus med ett annat visningsnummer kommer systemet då skriva över standard-inställningen och såldes visa valt nummer - Om du själv manuellt ändrar din nummervisning i avatar-menyn kommer den inställningen vara aktiv tills du själv ändrar eller att en aktivitetsstatus ändrar det åt dig. - Ändra default lands-kod 1. Expandera lista för landskod 2. Filtrera fram den du önskar och klicka på den ## [](#ljudfiler)Ljudfiler Här kan du ladda upp och spela in nya personliga ljudfiler för röstmeddelanden. ### [](#ny-ljudfil)Ny ljudfil 1. Klicka på plusset 2. Namnge filen, tex "Röstbrevlåda 2022" 3. Tilldela en språktagg 4. Klicka på spela in röstmeddelande 5. Klicka på spela in börja inspelningen 6. Klicka på avsluta inspelning för att stoppa inspelningen 7. Klicka på play för att lyssna på den eller kryss för att ta bort den och spela in en ny 8. (Om du redan har en ljudfil) Klicka på välj ljudfil & välj den i din mapp 9. Klicka skapa 10. Klicka på spara ## [](#sekretess)Sekretess Du kan välja att dölja din avatar, omslagsbild och ditt organisationsnamn från användare utanför din organisation, alltså för användare som använder samma tjänst som ni fast har en egen organisation ### [](#sekretess)Sekretess 1. Toggla på för att aktivera sekretess ## [](#avancerat)Avancerat - Ring med VoIP som default på mobilen Toggla på för att alltid ringa samtal via Mobile VoIP - Konferensgränssnitt Välj om du vill automatiskt dölja knapparna i ett konferenssamtal (Desktop & mobil) Toggla på / av - Tillbaka-ringningAktivera tillbakaringning till mobilnummer för hantering av utgående samtal När det är aktiverat kommer inga samtal nå den här enheten. - Fastnad linjestatusI sällsynta tillfällen händer det att du systemet tror att du är kvar i ett samtal fastän du har lagt på. Därför har du möjlighet att rensa din linjestatus. 1. Klicka på knappen Rensa linjestatus under avsnittet Fastnad linjestatus 2. Bekräfta genom att klicka "Ja" Oavsett om du eller en administratör gör detta kommer alla pågående samtal att avbrytas. Efter att du rensat en linjestatus kan du behöva logga ut/in i svarsgrupper för att bli tillgänglig även där. När linjestatusen rensas kommer alla pågående samtal att avbrytas för ## [](#telefon-konferens)Telefon & konferens ### [](#steg-1-oppna-telefon-konferens)Steg 1 – Öppna telefon & konferens - Klicka på kugghjuls-ikonen. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Telefon & konferens. --- ## [](#mobildata)Mobildata ### [](#dataforbrukning)Dataförbrukning - Klicka på Mobildata för att se din dataförbrukning under innevarande månad. - Synligt endast för dig som har Subs som mobiloperatör. - Kontakta din säljare för mer information. --- ## [](#rostbrevlada)Röstbrevlåda ### [](#talsyntes-tts)Talsyntes (TTS) 1. Välj Talsyntes i listan. 2. Välj röst. 3. Skriv ditt meddelande. 4. Klicka på Play för att lyssna. 5. Klicka på Spara. ### [](#ljudfil)Ljudfil 1. Välj Ljudfil i listan. 2. Expandera menyn Välj eller skapa. 3. Klicka på plustecknet. 4. Namnge filen (t.ex. "Röstbrevlåda dagens datum"). 5. Lägg till en språktagg. 6. Klicka på Spela in röstmeddelande. 7. Klicka på Spela in för att börja. 8. Klicka på Avsluta inspelning när du är klar. 9. Klicka på Play för att lyssna eller Kryss för att spela in nytt. 10. Klicka på Välj för att använda filen. 11. Klicka på Skapa. 12. Klicka på Spara. ### [](#transkribera-rostmeddelanden)Transkribera röstmeddelanden - Toggla på Transkribera röstmeddelanden för att aktivera. - Bekräfta att vi är en underleverantör får behandla meddelanden, även utanför Sverige. ### [](#notiser-vid-nya-rostmeddelanden)Notiser vid nya röstmeddelanden 1. Toggla på App för pushnotiser. 2. Toggla på E-post för att få ljudfil skickad via mejl (standard skickas till ditt konto, fler adresser kan läggas till). --- ## [](#personlig-knappvalsmeny)Personlig knappvalsmeny - Välkomstmeddelande: Välj TTS eller ljudfil, ange antal upprepningar och pauser. - Handlingsalternativ: Bestäm vad som ska ske vid knappval (röstbrevlåda, vidarekoppling, spela upp meddelande). - Avslut av samtal: Ange vad som händer om inget val görs (t.ex. upptagetton, röstbrevlåda, vidarekoppling, spela upp meddelande och lägg på). --- ## [](#hantering-av-obesvarade-samtal)Hantering av obesvarade samtal - Skicka till röstbrevlåda: välj åtgärd, ev. extra meddelande, fördröjning och spara. - Spela meddelande och lägg på: välj TTS eller ljudfil, ställ in fördröjning och spara. - Upptaget-ton: välj åtgärd, ställ in fördröjning och spara. - Vidarekoppla: välj användare, kontakt eller nummer, ställ in fördröjning och spara. --- ## [](#hantering-av-samtal-vantar-upptaget)Hantering av samtal väntar & upptaget - Samtal väntar: Toggla på. Kräver aktivering i mobiltelefonen (\*43# via operatören). - Skicka till röstbrevlåda, spela upp meddelande, upptagetton eller vidarekoppla: välj i listan och spara. --- ## [](#hantering-av-nekade-samtal)Hantering av nekade samtal - Skicka till röstbrevlåda: välj åtgärd, ev. extra meddelande och spara. - Spela meddelande och lägg på: välj TTS eller ljudfil och spara. - Upptaget-ton: välj åtgärd och spara. - Vidarekoppla: välj användare/kontakt eller nummer och spara. --- ## [](#nummer)Nummer - Dölj nummer: expandera, toggla på och spara. - MEX av/på: expandera mobilnummer, toggla av/på och spara. - Ändra visningsnummer: välj i listan (standard, internt/extern, aktivitetsstatus eller manuellt via avatar). - Ändra landskod: expandera listan och välj önskat land. --- ## [](#ljudfiler)Ljudfiler 1. Klicka på plustecknet. 2. Namnge filen. 3. Tilldela språktagg. 4. Klicka på Spela in → Avsluta inspelning. 5. Klicka på Play för att lyssna eller Kryss för att ta bort. 6. (Alternativt välj redan befintlig ljudfil). 7. Klicka på Skapa. 8. Klicka på Spara. --- ## [](#sekretess)Sekretess - Toggla på Sekretess för att dölja avatar, omslagsbild och organisationsnamn för externa användare. --- ## [](#avancerat)Avancerat - Ring med VoIP som default: toggla på. - Konferensgränssnitt: toggla av/på för att dölja knappar. - Tillbakaringning: aktivera för att hantera utgående samtal. - Fastnad linjestatus: 1. Klicka på Rensa linjestatus. 2. Bekräfta med Ja. - Alla pågående samtal avbryts och du kan behöva logga in/ut ur svarsgrupper. --- ## Telefon- & videomöten Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769534813-telefon-videomoten Anslut och boka konferenser enkelt via appen, webbläsare eller telefon. ## [](#vem-kan-ansluta)Vem kan ansluta? - Alla användare kan ansluta och boka en konferens. - Alla gästanvändare kan ansluta och boka en konferens. - Externa deltagare kan ansluta utan installationer. --- ## [](#hur-fungerar-det)Hur fungerar det? Hos oss är ett videomöte och en telefonkonferens samma sak. Varje deltagare kan själv välja hur de vill ansluta: - Via appen - Via webbläsare (Chrome, Firefox eller Edge) - Via telefon --- ## Toppa upp datan Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769610181-toppa-upp-datan Toppaupp mobildata enkelt med steg-för-steg-guide för användare med rättigheter. ### [](#top-up-av-mobildata-pa-subs-abonnemang)Top-up av mobildata på Subs-abonnemang Vem kan köpa till mer data? Endast användare som fått tillåtelse av administratören kan toppa upp sin data. Hur mycket extra data som kan köpas beror på abonnemanget. --- ### [](#steg-for-steg)Steg-för-steg Steg 1 – Öppna inställningar Klicka på kugghjulsikonen. Steg 2 – Gå till Mobildata I menyn som öppnas, klicka på Telefon & Konferens för att expandera menyn. Därefter klickar du på Mobildata. Steg 3 – Välj ditt nummer I listan som visas klickar du på ditt telefonnummer. Steg 4 – Köp mer data Välj hur mycket data du vill köpa och bekräfta genom att klicka på Köp. --- ### [](#om-du-inte-kan-toppa-upp)Om du inte kan toppa upp Om du får SMS om att toppa upp men inte hittar knappen, eller inte kan genomföra köpet, beror det troligen på att du inte har rättigheter. Kontakta din administratör för att få åtkomst. ### [](#kontrollera-din-dataforbrukning)Kontrollera din dataförbrukning För att se hur mycket data du har förbrukat: - Klicka på din avatar. - Under Dataförbrukning ser du din aktuella förbrukning för innevarande månad. --- ## Transkribering 101 Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769596610-transkribering-101 Aktivera transkribering av röstmeddelanden för smidig hantering och sökning. Transkribering kan användas i både personlig röstbrevlåda och i en svarsgrupps röstbrevlåda. Info: Genom att aktivera transkribering bekräftar du att röstmeddelanden behandlas av en underleverantör till oss, och att denna behandling kan ske utanför Sverige. --- ## [](#sa-fungerar-det)Så fungerar det - Med hjälp av AI-teknik analyseras ljudet i röstmeddelandet. - Talet översätts till text och visas i appen. --- ## [](#anvand-transkribering-i-appen)Använd transkribering i appen ### [](#personlig-rostbrevlada)Personlig röstbrevlåda När transkribering är aktiverad visas den: - I din samtalslogg. - Som en notis (om aktiverad). - Som ett mejl (om aktiverad) med en summering av meddelandet. Vill du dölja transkriberingarna i loggen? 1. Gå till din samtalslogg. 2. Klicka på öga-ikonen för att filtrera. 3. Stäng av Visa transkriptioner av röstmeddelanden. När du delar en samtalslogg kan du välja att inkludera eller exkludera transkriberingen. --- ### [](#rostbrevlada-for-svarsgrupp)Röstbrevlåda för svarsgrupp När transkribering är aktiverad visas den: - I svarsgruppens samtalshistorik. - Klicka på spela upp för att se hela transkriberingen. När du delar en samtalslogg kan du välja att inkludera eller exkludera transkriberingen. --- ## [](#sok-bland-transkriberingar)Sök bland transkriberingar För att hitta röstmeddelanden snabbt: 1. Klicka på sökrutan. 2. Klicka på mikrofonen och skriv in ett nyckelord. 3. Välj att visa resultat i: - Din egna röstbrevlåda → klicka på lur-ikonen. - En svarsgrupp → klicka på Call Center-ikonen. 4. Klicka på resultatet för att läsa innehållet. --- ## [](#aktivera-transkribering)Aktivera transkribering ### [](#personlig-rostbrevlada)Personlig röstbrevlåda 1. Klicka på kugghjuls-ikonen. 2. Välj Personliga inställningar. 3. Expandera listan Telefon & konferens. 4. Klicka på Röstbrevlåda. 5. Aktivera Transkribera röstmeddelanden. ### [](#rostbrevlada-for-svarsgrupp)Röstbrevlåda för svarsgrupp Kräver behörigheten Telefonisystem. 1. Gå till svarsgruppens inställningar under Hantering av samtal. 2. Expandera Röstbrevlåda. 3. Aktivera Transkribera röstmeddelanden. --- ![icon](https://www.notion.so/icons/info-alternate_blue.svg?mode=light) AI-tekniken förbättras kontinuerligt, men små felaktigheter i transkriberingarna kan förekomma. --- ## Utbrytningsfönster Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769602801-utbrytningsfonster Utbrytningsbara fönster ger dig kontroll och överblick över appens funktioner direkt på skrivbordet. Med utbrytningsbara fönster kan du plocka ut delar av appen och lägga dem direkt på ditt skrivbord. Det gör att du kan hålla koll på viktiga saker även när huvudappen inte är i fokus, eller till och med är stängd. Funktionen är aktiverad som standard och kräver ingen inställning. --- ## [](#vad-ar-utbrytningsbara-fonster)Vad är utbrytningsbara fönster? Utbrytningsbara fönster gör det möjligt att bryta ut olika element från appen och visa dem som separata fönster på din dator. Du kan till exempel: - Ha Dailern liggande på skrivbordet - Se samtal i kö eller pågående samtal i en svarsgrupp - Följa röstmeddelanden eller missade samtal - Arbeta med ärenden direkt på skrivbordet om du har Contact Center aktiverat På så sätt kan du bygga din egen personliga dashboard som alltid är synlig när du behöver den. --- ## [](#sa-bryter-du-ut-ett-fonster)Så bryter du ut ett fönster 1. Öppna det element du vill bryta ut, till exempel Dialer 2. Leta efter pil-ikonen ↗️ längst upp till höger i vyn 3. Klicka på pilen 4. Elementet öppnas nu som ett separat fönster på ditt skrivbord Om du ser ikonen för att bryta ut ett fönster, betyder det att just den vyn går att bryta ut. --- ## [](#funktioner-i-ett-utbrutet-fonster)Funktioner i ett utbrutet fönster När ett fönster är utbrutet visas tre nya ikoner: ### [](#oppna-huvudappen)Öppna huvudappen Ikonen med två pilar ⏫ uppåt öppnar appen igen och flyttar fokus till huvudfönstret. ### [](#flytta-tillbaka-till-huvudfonstret)Flytta tillbaka till huvudfönstret Pilen snett nedåt ↙️ stänger det utbrutna fönstret och flyttar tillbaka innehållet till appen. ### [](#alltid-overst)Alltid överst Nål-ikonen 📌 gör att fönstret alltid ligger överst på skrivbordet, även om du: - Öppnar andra program - Växlar mellan fönster - Stänger huvudappen i appen Perfekt när du vill ha ständig överblick. --- ## [](#exempel-pa-vad-du-kan-bryta-ut)Exempel på vad du kan bryta ut I en svarsgrupp kan du till exempel bryta ut: - Svarsgrupper - Samtal i kö - Alla pågående samtal - Röstmeddelanden - Missade samtal Har du Contact Center aktiverat kan du även bryta ut: - Ärenden - Ärendelistor och vyer Du kan ha flera utbrutna fönster öppna samtidigt. --- ## [](#bygg-din-egen-dashboard)Bygg din egen dashboard Genom att kombinera flera utbrutna fönster kan du skapa en personlig dashboard på din dator. Exempel: - Se hur många samtal som är i kö - Följa aktiva samtal i realtid - Ha koll på ärenden i Contact Center utan att ha appen öppet Det ger dig full kontroll och bättre överblick i vardagen. --- ## Utseende Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769554342-utseende Ställ in utseendet i appen med teman, språk och experimentella funktioner. ### [](#steg-1-oppna-utseende-installningarna)Steg 1 – Öppna utseende-inställningarna - Klicka på kugghjuls-ikonen längst ner i menyn till vänster. - Välj Personliga inställningar. - Expandera listan Utseende. --- ### [](#steg-2-konfigurerbara-installningar)Steg 2 – Konfigurerbara inställningar ### [](#visuell-stil-tema)Visuell stil / Tema - Automatiskt – temat styrs av operativsystemets inställningar. - Light – ljust tema. - Dark mode – mörkt tema. ### [](#skalning-av-granssnitt)Skalning av gränssnitt - Använd slide-reglaget för att justera storleken på användargränssnittet. ### [](#sprak-datum-tid)Språk, datum & tid - Språk – välj appens språk (gäller mobil, dator och webapp). - Klicka på önskat språk och ladda om appen. - Datum och tid – välj manuell eller automatisk inställning. - Telefonnummer – välj om landskod ska visas i appen. - Av = visar t.ex. svenskt nummer utan +46. - På = visar +46 före numret. --- ### [](#steg-3-experimentella-funktioner)Steg 3 – Experimentella funktioner Här kan du testa nya funktioner som ännu inte är officiellt släppta. - Toggla på för att aktivera. - Observera: - Funktionerna kan tas bort eller ändras när som helst. - Vissa lanseras kostnadsfritt, andra som tilläggstjänster. --- ## Växla till ett konferenssamtal (Treparts-samtal) Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769613992-vaxla-till-ett-konferenssamtal-treparts-samtal Växla enkelt till konferenssamtal via dator eller mobil utan deltagarbegränsning. Du kan enkelt växla från ett vanligt telefonsamtal till en konferens. Detta görs när du redan är i ett pågående samtal. --- ## [](#dator)Dator 1. Klicka på Lägg till kontakt. 2. Sök efter kontakten eller skriv in numret. 3. Klicka på Ring upp. Det finns ingen begränsning på hur många personer du kan bjuda in – upprepa stegen för varje ny deltagare. --- ## [](#mobil)Mobil 1. Tryck på Lägg till kontakt. 2. Sök efter kontakten eller skriv in numret. 3. Tryck på Ring upp. Det finns ingen begränsning på hur många personer du kan bjuda in – upprepa stegen för varje ny deltagare. --- ## [](#tips)Tips - Du kan även bjuda in deltagare genom att skapa en konferens direkt i appen. --- ## Vidarekoppla ditt nummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769524644-vidarekoppla-ditt-nummer Lär dig hur du vidarekopplar ditt nummer enkelt och effektivt. Obs! Vidarekopplingen behöver stängas av manuellt. Vi rekommenderar att du istället skapar en hänvisning med namnet ”Vidarekopplad”. Där kan du ange en sluttid för när vidarekopplingen ska upphöra automatiskt. --- ## [](#sa-har-vidarekopplar-du-ditt-nummer)Så här vidarekopplar du ditt nummer 1. Klicka på ditt profilkort. 2. Välj Inkommande samtal. 3. Klicka på Hantering av inkommande samtal. - Toggla på om vidarekopplingen ska gälla för alla dina nummer. 4. Välj Vidarekoppla. 5. Ange det nummer du vill vidarekoppla till. 6. Välj om du vill ha en fördröjning innan samtalet kopplas vidare. 7. Toggla på om du vill spela upp ett röstmeddelande innan samtalet vidarekopplas. 8. Klicka på Spara. ![icon](https://www.notion.so/icons/warning_red.svg?mode=light) Du behöver manuellt stänga av vidarekopplingen. Vi rekommenderar att du skapar en hänvisning med namnet "vidarekopplad". Där kan du ange en sluttid för när vidarekopplingen ska upphöra. --- ## VIP & Blockade nummer Source: https://help.vobbiz.se/sv/articles/1769523995-vip-blockade-nummer Hantera VIP-nummer och blockerade samtal enkelt för att filtrera inkommande samtal. ## [](#hantera-vip-nummer-och-blockerade-samtal)Hantera VIP-nummer och blockerade samtal Funktionen VIP & Blockerade nummer gör det enkelt att hantera inkommande samtal. Genom att lägga till VIP-nummer kan viktiga samtal släppas igenom även när du är upptagen eller har “Stör ej” aktiverat. Blockerade nummer och landskoder används för att automatiskt stoppa oönskade samtal – till exempel från specifika kontakter eller internationella prefix. Funktionen är tillgänglig för alla användare via de personliga inställningarna. ![icon](https://www.notion.so/icons/pencil_yellow.svg?mode=light) Vem kan använda funktionen? Alla användare med tillgång till personliga inställningar kan hantera VIP-nummer och blockeringar direkt i gränssnittet – utan behov av administratörsbehörighet. ### [](#sa-gor-du)Så gör du 1. Klicka på kugghjulet och sedan på personliga inställningar. 2. Klicka på Telefon & Konferens och sedan på VIP & Blockerade nummer. ## [](#lagg-till-eller-ta-bort-ett-vip-nummer)Lägg till eller ta bort ett VIP-nummer VIP-nummer tillåts som standard ringa igenom din aktivitetsstatus. Du kan justera detta per aktivitet om du inte vill släppa igenom VIP-samtal i vissa lägen. 1. Klicka på fältet “Ange VIP-nummer”. 2. Välj ett nummer som du vill markera som VIP eller skriv in numret. 3. Vill du ta bort ett nummer som VIP? Avmarkera det i listan genom att klicka på krysset. ## [](#blockera-eller-avblockera-ett-specifikt-nummer)Blockera eller avblockera ett specifikt nummer Samtal från blockerade nummer blockeras automatiskt. När du tar bort ett nummer från listan tillåts samtal från numret igen. 1. Klicka på fältet “Blockerade nummer”. 2. Välj ett nummer som du vill blockera eller skriv in numret. 3. Vill du ta bort blockeringen? Avmarkera det i listan genom att klicka på krysset. ## [](#blockera-eller-avblockera-landskoder)Blockera eller avblockera landskoder Samtal från dessa landskoder blockeras automatiskt. Detta hjälper mot spam från vissa geografiska områden. När en landskod tas bort tillåts samtal från det området igen. 1. Klicka på fältet “Välj landskod”. 2. Välj en landskod i listan eller skriv in landskoden du vill blockera. 3. Vill du avblockera en landskod? Avmarkera det i listan genom att klicka på krysset. ---